对高校政务民主决策过程中办公自动化建设的思考

郭峰

[摘要]高校政务决策推行所面临的阻力往往来自于决策民主化的程度不够高，而办公自动化建设恰恰能够弥补传统民主决策过程所存在的不足，通过办公自动化建设能够不断拓展政务民主决策工作的内涵与外延。

[关键词]民主决策；高校；办公自动化

[中图分类号]C9319

[文献标识码]A

[文章编号]2095-3283（2017）09-0137-02

办公自动化（Office Automating，简称OA）指的是综合计算机技术、通信技术、软件工程等高新技术及关联设备，应用到各种办公人员的办公场合中，进而实现办公事务处理的自动化，有效提升办公效率，改善办公质量[1]。在如今高度自动化的社会中，教育发展作为国家发展的重中之重，其政务工作的计划、组织、领导、反馈等各个环节也越来越需要办公自动化建设作为运行支撑和可信保障，其中高校各类政务决策的民主过程对此提出了更高的要求。

一、高校政务民主决策的现状

政务决策对信息的需求度较高。一项制度的形成、一个措施的落地都需要大量的事实证据或数据为其提供决策参考，这个过程必须要尽可能多的相关人员参与进来，以便决策结果更民主、科学和可行。而在高校传统的政务决策过程中，这种客观证据或数据的搜集与呈现，多以现场会议、邮件征询或纸质调查问卷的形式进行。作为拥有众多部门机构以及教学单位的高校，每天都要面临部门与部门之间、部门与个人之间等关于各类信息的交流、共享、反馈等，实时作出各类决策。可以看出，传统的手段或途径，随着信息化社会的发展，已渐渐无法满足高校政务民主决策工作对效率、精确和自我改善的追求。

二、高校政务民主决策的瓶颈

因应社会发展的需要，可以看到OA系统正在越来越多地被应用到高校的政务工作中。这种利用信息设备及人机操作系统来辅助部门或个人开展工作的手段极大促进了政务实施的能效。但在有关政务民主决策的有关工作中，办公自动化建设所起到的作用仍然有限。

在政务决策工作的实际开展中，为确保师生员工对学校各类政策、措施的形成做到切实参与，对各类举措的落实能够知情达意，决策结果能够科学可行，高校各职能部门在各项政策的起草、执行、反馈、调整等多个环节做了许多努力。例如，通过“三重一大”制度、信息公开制度、各类意见征求会等多种形式和渠道提高集体决策的民主化、规范化和科学化，并取得了一定的成效。但就目前情况来看，这些促进政务决策过程能效建设的制度及措施多具有“一过性”、“不可逆”、“多线效果差”等特点。所谓“一过性”，即各类形式的意见征求会召开过后即不再重复征求意见，具有时限性；“不可逆”，即只能按层层递进的环节征求意见而不能打通各类对象限制无阻隔地征求意见，具有局限性；“多线效果差”指涉及需要学校多个职能部门通力合作的系统工程时，在政策制定上经常会出现考虑不周的纰漏，导致实际执行过程中缺乏可操作性，甚至出现矛盾和错误。

“一过性”与“不可逆”的缺陷在于，若由于师生员工业务繁忙无法参加意见征求会或征询环节，而后又有新建议、新想法等，则没有合适的表达渠道；“多线效果差”则是由于在民主决策过程中没有充分考虑到学校工作运行过程中的各类客观情况和规律，导致实际工作中出现诸如主导统筹部门不清晰、政务工作流程脱节、制度设计与实际需求不符等多类问题。

三、加强民主决策过程办公自动化建设的手段

（一）高度注重信息资源采集工作

高校职能部门各自拥有自身的办公系统目前已比较常见，如教务办公系统、人事办公系统、财务办公系统等。这些系统在工作中积累了大量的信息资源。如何整合这些资源加以分析，从而帮助了解运作现状，指导规划落实，为政务决策提供科学依据，是实现政务决策民主化在技术层面的保证。信息资源越详实、客观，为决策提供的参考便越科学和精确，更具有说服力，也更容易在政务决策的民主化进程中得到学校师生员工的认同。

（二）建立“意见池”制度

将OA系统作为政策征询及政务公开制度有益和有效的补充手段。目前各高校均已拥有较完备的OA文件处理系统，对民主决策形成及各类举措的落实——尤其是涉及学校根本发展及师生员工切身利益的内容可参考文件流转的步骤，在OA系统中设置实时动态的“意见池”，对全校师生员工开放，开放对象随时可在“意见池”中对相应政策、举措等提出意見和建议，政策制定部门应对收到的意见和建议与当事人及时进行沟通与回复，真正实现集思广益，群策群力，提高学校师生的民主参与意识。

（三）以信息化建设为基础提升“多线合作”

1.在决策的形成过程中加强“电子会签”环节的重视，各职能部门应相互沟通，充分论证，利用现有的OA办公系统模拟预估，尽量规避考虑不周的现象。

2.“多线效果差”这种现象之所以出现更多是因为实际问题已经产生，并多由基层教学单位承受了问题后果。所以基层教学单位应多通过OA系统的“意见池”有针对性地将建议或意见反馈至各职能部门，同时结合“限时办结制度”在积极解决某个具体问题的同时及时修改或调整已有决策的内容。

3.高校各职能部门之间、各职能部门与基层教学单位之间应相互加强信息共享与解释沟通工作，尤其各职能部门应更主动地与基层教学单位就政务工作的开展进行沟通，避免在决策过程中因信息滞后降低工作效率，理解错误造成工作损失。

4.加强移动办公平台建设。目前各类办公信息的处理已朝着移动办公的方向大踏步前进，相对于台式电脑或手提电脑等办公设备，使用手机作为移动终端进行办公具有效率更高、体验更好、沟通更方便等特点，这种观念和使用习惯上的转变对高校传统的办公自动化建设带来很大的冲击和挑战。从教职工到学生，人们使用手机处理各类事务的习惯正在不断增强，高校必须对现有的办公自动化体系进行“移动互联化”的改造。同理，高校的政务民主决策工作也应紧跟这一趋势，顺应使用习惯，因为这是高校终究要面对的现实问题。

四、结语

一项决策的形成，尤其是涉及人员面广、牵涉利益众多的，往往在推行过程中会遇到重重阻力，这些阻力有时来自于决策不够科学，有时来自于所面向人员的不了解、不理解甚至是误解，而这些都是决策民主化的程度不够所带来的。办公自动化具备数据准确详实、沟通动态实时、合作无缝对接等特点，恰恰可以弥补传统的民主决策过程中存在的这些不足，通过办公自动化建设不断拓展政务民主决策工作的内涵与外延，也是大势所趋及其意义所在。

[参考文献]

[1]刘晶，谢玉霞.高校OA办公系统的设计与实现[J].产业与科技论坛，2015（9）.

（责任编辑：乔虹董博雯）