浅析信息化在科技档案管理中常见问题和解决方法

李红艳

摘 要：科技档案管理对于实现科技文件的选择和鉴别有着积极作用，同时其对于科技文件的系统化发展和规划也将得到十分有效的帮助。在当前社会发展中，信息化技术也得到了充分的完善，并且将其有效的应用科技档案管理中，将对科技管理效率的提升起到有效的提高作用。但是经过笔者的实际研究发现，科技档案管理信息化虽然得到了十分明显的进步和提升，仍然存在很多问题没有得到充分解决，导致科技档案的价值发挥收到一定的影响。基于此，本文就将针对信息化在科技档案管理中常见的问题展开研究，从而提出相应的解决方式，以便对现代企业中科技档案管理工作的质量进行提升。

关键词：信息化 科技档案管理 常见问题 解决方法

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）09-00-02

在信息高速发展的现代社会，科技档案管理工作更应该紧紧跟上社会发展的脚步，因此这也对科技档案管理人员的工作提出了更高的要求和标准。在此背景中，要求工作人员政治素质和个人能力要达到相应标准，同时专业水平更应该紧紧跟上新时期的发展要求。所以在这个前提下，科技档案工作人员只有不断加强专业知识的学习，提升自我技能，才能更好的适应现代社会科技档案管理工作的要求。在进行科技档案管理的过程中，信息化管理已然成为其发展的主要趋势，不仅能提升档案管理的工作效率效率，同时还有助于推进档案管理的稳定发展，为我国社会发展和经济建设提供更多服务。但经过实际研究发现，这项工作中仍然存在很多问题，下文笔者就将对这一工作展开研究，并提出相应的解决方式。

一、进行科技档案管理信息化的必要性

1.对科技档案的社会性进行强化

现阶段我国正处于经济飞速发展的重要时期，因此存在多种不同的经济组织形式，在这种背景下企业的经营模式也存在明显差别。正是这种原因使得社会化倾向和转化的效率得到了更为明显的提升，在今后也将对其进行相应的改变和完善。由于科技成果和科技档案管理过程中存在的十分密切的关联，因此科技档案管理工作就要具备更为明显的社会化的性质。也就是更为积极的顺应当前时代变化，进一步强化科技档案管理工作的社会性，所以信息化对于科技档案管理工作来说是一项十分必要的工作。

2.保持原有脉络的浏览功能

虽然现代信息化档案的系统功能十分强大，但是其基础还是建立在对资料的保存和管理上。企业在对档案进行使用的过程中，大部分都在寻找企业的历史发展信息，并且使用者在对历史信息进行掌握以后，更注重的是信息资料的完整和正确性。针對这种情况，单从资料的应用过程上来说，信息化不仅能保持档案的原始功能，还能在使用者展开自身观点的同时，将资料回归到初始状态，利于掌握档案的时间、机构等重要信息，这对于保持科技档案原有脉络的浏览功能将起到十分明显的促进作用。其在改善以后，工作方式也发生了相应转变：

3.科技档案的需求逐渐向着多样化发展

随着当前科技发展能力的提升，越来越多的企业和国家机关单位都对科技档案有了更大的需求，因此多元化的科技档案也使得档案在使用的过程中决定了科技档案的多元化需求。针对这种情况，科技档案的使用范围行业也会从企业逐渐扩大到每一个工作人员。很多科技档案都和企业存在紧密的联系，所以不同机构中的工作人员也可以对相关资料进行查阅，在这种前提下就需要对科技档案管理进行信息化建设。

二、科技档案管理信息化工作中存在的主要问题

1.科技档案管理人员素质尚待提高

科技档案管理人员作为档案管理工作中的主体，其专业知识水平、管理技能、职业素质、管理观念等方面均会影响档案管理效果。所以，为了保证档案管理质量，应当构建优秀的档案管理人员队伍。但是，目前大多数企事业单位档案管理人员专业知识不扎实、管理技能不强、综合素不高。究其原因，主要是档案管理人员再上岗之前并没有对其进行专业训练、技能培训、素质不强，致使其管理水平不高。另外，某些管理人员是因裙带关系直接上岗任职的，致使档案管理人员整体水平参差不齐。

2.科技档案管理观念尚需转变

造成档案管理工作不规范还与企事业单位没有树立科学的档案管理观念有很大关系。的确，我国绝大多数企事业单位已经实施了档案管理，甚至部分已经企业实施多年。但这不代表企事业单位领导及管理者充分认识档案管理及其规范实施重要性，一些企事业单位之中领导及管理者并没有正确认识档案管理，更加不知道档案管理规范化实施的重要性，那么何谈树立科学的档案管理观念。所以，很多企事业单位之中依旧遵循传统的档案管理观念。

三、在信息化背景下将科技档案管理效率进行提升的策略

在当前的社会发展过程中，科技档案管理模式在计算机技术和信息技术上也产生了十分明显的变化。在这种背景下，我们更需要积极的对科技档案作用进行发挥，也就是采用以下方式：

1.加强科技档案管理功能的意识

作为单位的科研活动中主要产物，科技档案对其发展有着十分重要的意义。同时其也为单位的科研生产提供更多完善的数据资料和信息等，通过将单位科技档案和本单位管理的有效结合，将起到十分有效的互相推动作用。同时应该正确认识到科技档案管理不仅是档案管理部门的主要工作，同时也是单位领导日常应该应该引起重视的一项工作，将其当做一项重要的工作进行落实，通过各部门之间的配合进一步将工作进行顺利开展。因此在科技档案的管理和运行上来说，其顺利开展对单位的生存和工作的完善都有着十分重要的积极影响，因此在这个前提下，必须保证各部门领导和人员加强对科技档案工作的重视，并给予充分支持，使得这项工作能在最好的环境中得到进步和完善。

2.积极引进现代化科技档案管理设备

科技档案的信息化和数字化基础是现代化的科技档案管理设备。因此企业在实际发展中更需要对档案管理工作中进行相应的资金投入，从而帮助档案管理体系得到进一步的发展和完善，促进其对企业的帮助。在进行档案管理工作上，特别是进行科技档案管理，系统对于硬件的需求更是比较严格，所以科技档案管理工作更应该保证资金的有效投入。在这个过程中，更需要对现代科技进行利用，帮助文件利用率得到充分提升。将科技档案传输到科技档案信息化管理平台上，还能充分实现科技档案的检测与查询。企业在实际发展过程中也可以利用局域网进行查询，从而更好的实现科技档案网络服务，为科技档案工作的进步奠定良好基础。

3.加强学习，提升工作人员的素质

强化重视，提升认识是做好科技档案管理工作，促进管理规范化的基础与前提，故在优化调整科技档案管理过程中，需要企事业单位领导积极学习科技档案管理知识，深入的了解科技档案管理工作，从而正确认识档案管理。在此基础上，要注重和管理者的沟通，全面关注科技档案管理。在信息时代的发展背景下，科技档案管理人员不论是在政治素质还是在能力上都有了更高的要求。因此在这个背景下，为了帮助其更好的适应现代社会的发展，科技档案管理人员就应该进一步提升对相关专业知识的学习和完善，通过这种方式不断提升自身素质，为顺利完成科技档案管理工作奠定稳定基础。

4.强化对档案信息的安全保护工作

在当前信息化背景中，虽然为档案管理和服务工作提供了极大的便利，但是在安全性上存在的问题仍然不能忽视。在网络环境中，黑客、病毒都给档案管理工作产生了影响，因此一旦出现问题，很难对损失进行弥补。为了将这种问题进行改变，企业更应该建立起相应档案管理制度，使得这项工作在开展的过程中做到有规律可循，防止这项工作出现问题。

结束语

随着当前社会经济的有效发展，社会形式也发生了相应的转变，在这种背景下，企业对于科技档案管理工作的重视程度也得到了进一步的提升。所以在这种前提下，企业应该对信息化发展的要求进行重视，积极引进现代化档案管理设备，为有效推进企业档案管理工作也将提供更大的帮助。因此在今后的工作过程中，相关企业更应该注重对信息化手段的合理应用，以便促进科技信息的整合工作，帮助科技档案管理工作向着更加科学的方向发展，从而全面提升我国企业档案管理工作的质量。

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