规范中职学校图书采购的管理与核算之我见

周佟

中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）09-00-01

中职学校是培养面向社会各行各业诸如生产、服务与管理等第一线实践技能型专业人才的重要阵地，而图书馆又是为学校的资料信息中心，是为教育、教学和教育科学研究服务的机构，同时还是学生的第二课堂。目前图书馆的任务主要有两项：一是坚持“读者第一、服务之上”的理念，通过提供优质服务丰富广大读者的文化生活；二是根据现代职业教育发展之需要，及时更新与补充专业书籍和各种图书资料等。其中更新或补充各种图书资料就成为图书管理工作的重中之重，更新或者补充图书资料的主渠道就是外购。

中职学校外购图书资料必须遵守《政府采购法》、《中等职业学校图书馆规程》等相关法规制度规定：中等专业学校应重视馆藏建设的投资，每年的资料购置费应不少于全校教育事业费的3%；学校应从计划外收入中提取适当比例作为购置资料的费用；每年要剔旧、更新图书，一般每年新增图书比例应不少于藏书标准的1%。因此中职学校在采购图书资料时，既要满足政府采购法等相关法律的要求，又要满足本校专业设置需要以及不断提升的读者文化生活水平的需要；为此必须从采购与会计处理等两个方面对图书资料的采购行为加以规范。

一、规范图书采购的管理

首先，各中职学校应科学编制图书采购预算，并列入教育部门预算。其次，凡是达到或超过当地政府制定的采购限额的必须通过政府采购中心进行图书资料的采购；否则可根据相关法律法规自行组织采购。不论是否达到采购限额均与供应商签订《图书采购合同》，通过现场采购或其他方式进行采购；再次组织验收，验收合格后，填制《××县（市、区）政府采购图书采购项目验收记录》交财会部门；财会部门根据批准的采购预算、图书采购合同和《验收记录》办理采购款项的支付，并进行相应的账务处理。

二、规范图书采购的会计核算

财会部门在对图书采购业务进行账务处理时应区分以下几种情况：

1.以财政资金采购图书的业务

对于达到当地政府规定采购限额及以上的图书资料的采购，必须通过政府采购中心进行，但会计处理相对简单，因为该类型的采购所需经费全部由同级财政部门拨付，故财会部门可凭《事业行政单位政府采购招投标中标通知书》、《采购合同》、《××县（市、区）政府采购图书采购项目验收记录》、《事业行政单位政府采购集中支付拨款申请书》、《事业行政单位政府采购收支转账通知书》以及《发货票》等有关资料登记有关账目。

借：事业支出--财政补助支出--基本支出--其他资本性支出--专用设备购置

贷：公共财政预算拨款（政府性基金预算拨款）--基本支出--职业教育--中专教育

零余额账户用款额度

同时，

借：固定资产--图书

贷：非流动资产基金--固定资产

对于图书采购过程中发生的相关费用，比如差旅费、运输费用等应采用公务卡进行结算，并根据差旅费报销单等相关凭证登记相关账目。

借：事业支出--财政补助支出--基本支出--商品与服务支出--差旅费等

贷：零余额账户用款额度

银行存款

关于中职学校会计制度的执行问题：按照财政部的规定，中职学校应该执行《中小学校会计制度》，但有些地区的财政部门要求中职学校执行《事业单位会计制度》，因此各中职学校应按照当地财政部门规定的会计制度对图书采购业务进行会计核算。

2.以自有资金采购的图书业务

中职学校运用自有资金采购图书资料，也应遵守图书采购的相关规定。财会部门届时可凭《采购合同》、《图书采购项目验收记录》以及《发货票》等有关资料登记有关账目。

借：事业支出--其他资金支出--基本支出--其他资本性支出--专用设备购置

贷：银行存款

同时，

借：固定资产--图书

贷：非流动资产基金--固定资产

【图书采购实例】某中等职业学校2016年度计划采购图书资料费50万元，财政部门批复的采购预算为30万元，其余20万元由学校自有资金解决。2016年5月通过政府采购中心的招投标程序确定了供应商，签订了《图书采购合同》。采购合同显示，供应商以78折的优惠价格并在合同签订之日起30日内供货，且承担相关人员的采购费用。通过现采，实际采购各类图书15000册，码洋641025元，6月18日办理了验收手续。相应的账务处理如下：

（1）6月1日应由学校负担的20万元的采购资金汇入采购中心账户：

借：其他应收款--政府采购款--自有资金--图书采购项目 200 000

贷：银行存款 200 000

（2）图书验收入库后，凭政府采购中心开具的“政府采购支出转账通知书”和购货发票、验收单等有关凭证：

借：事业支出--财政补助支出--基本支出--专用设备购置 300 000

事业支出--其他资金支出--基本支出--专用设备购置 200 000

贷：公共财政预算拨款--基本支出--职业教育--中专教育300 000

其他应收款—政府采购款--自筹资金--图书采购项目200 000

同時，

借：固定资产--图书 500 000

贷：非流动资产基金--固定资产 500 000

实际工作中，如果采购任务没有全部完成，待收到退回的余款时，借记“银行存款”，

贷记“其他应收款—政府采购款--××采购项目”科目。如果超额完成采购任务，超额部分应从学校自有资金中进行解决，因此补划政府采购资金时，借记“其他应收款—政府采购款--××采购项目”科目，贷记“银行存款”科目。

另外，图书馆应单独设立资产会计岗位，并明确其职责范围，随时登记图书资料的增减变动情况。对于采购的图书资料，资产会计应根据供应商提供的清单和验收单，按照每种图书资料的书名、编著者、出版单位、版本、定价、页码、装帧、来源等逐项在《图书管理台账》中进行登记。

三、图书采购工作中应注意的问题

由于目前图书供应市场竞争激烈，民营书刊发行企业的迅猛发展，国有新华书店垄断图书市场的格局被打破，但它们为了各自的利益，有时会发生既竞争又联合，有时会严重偏离诚信经商的底线；甚至发生相互勾结欺骗采购者的现象等等；另外有些中职学校仍存在着内部控制机制不健全、合同的签订与履行不规范、政府采购监督力度不够等问题。为此在图书采购工作中应注意以下问题：

首先，各中职学校应建立健全图书采购内部控制机制，明确图书管理的关键岗位及其职责、严格授权批准制度；建立健全图书采购的绩效评价机制，切实提高图书的采购质量。

其次，在签订《图书采购合同》之前应对供应商的资信程度进行调查，慎重选定供应商。针对目前图书市场存在的问题，政府采购中心作为主管政府采购的服务机构应对图书市场进行广泛的调查，对参与招投标供应商的资格进行认定，并在进行招投标时，慎重选择入围供应商，也即实行准入制度。中职学校在采购图书资料时，不论是否采取政府采购方式，均应在具有主管部门认可准入资格的供应商中进行选择；在签订合同之前，应慎重权衡供应商的资质、信誉、服务、性价比等相关情况，理性地选择供应商。

再次，应指定专门的机构或人员对整个采购过程进行严格监督，借以确保图书资料的效用。众所周知，由于图书资料是一种特殊商品，虽然也属于大宗购买，但因其品种多、复本少、来源广，任何一个供应商都无法真正满足一个图书馆或一次采购的需求；针对这种情况，中职学校应加强与政府采购中心的沟通，严格按照政府采购法等相关法律法规的规定进行采购，坚决杜绝只注重政府采购形式而不注重图书效用的不合理现象；对图书采购过程中发生的违法、违规现象，除对相关人员进行批评教育外，应追究其相关责任；对那些有不规范行为的中标者，政府采购中心应严格督促其按照采购合同和《技术标准和服务要求承诺》的要求履行合同，切实做到保障或维护采购者的合法利益。endprint