“互联网+”环境下档案信息资源建设生命周期理论探微

文 / 赵彦昌 毛丽敏

“互联网+”环境下档案信息资源建设生命周期理论探微

文 / 赵彦昌 毛丽敏

档案信息资源建设生命周期理论依据电子文件生命周期理论及档案信息资源建设工作的内容，将档案信息资源建设工作划分为设计、选择、形成、发布、维护五个阶段。“互联网+”作为一个大的虚拟环境，虽然不会改变档案信息资源建设工作的各个阶段，但是它为其发展提供了新的技术支持。可以说，档案信息资源建设生命周期理论对于完善档案信息资源建设工作、推动档案信息资源建设工作融入“互联网+”环境，起着重要的作用。

“互联网+”；档案信息资源建设；生命周期理论

档案信息资源建设，包含了档案从收集、整合及共享到开发利用这三大环节的内容，是档案工作的重要部分。因此，了解档案信息资源建设的生命周期对于开展档案信息资源建设工作有着极其重要的指导意义。随着网络化的进一步发展，加之“互联网+”这一大环境的产生，带来了云计算、大数据等新技术手段，虽然“互联网+”的出现不会改变档案信息资源建设生命周期的各个阶段，但是可以为其提供高效、便捷的技术工具。

图1 档案信息资源建设生命周期示意图

一、档案信息资源建设生命周期理论

“在国际档案理事会电子文件委员会编写的《电子文件管理指南（征求意见稿）》中，把电子文件生命周期理论划分为设计、形成和维护三个基本阶段”[1]。信息资源数字化建设生命周期又可分为“项目规划、数字化内容选择、数字化生产、数字资源发布、数字资源保存及数字保存系统等”[2]五个阶段。而档案信息资源，是人类社会实践过程中保留下来的有价值的珍贵信息资源，是信息资源的一部分。因此，我们可以将信息资源数字化建设生命周期理论借鉴到档案工作中，为档案信息资源建设工作服务。根据档案信息资源建设的三大工作内容“收集、整合及共享、开发利用”，结合电子文件生命周期理论和信息资源数字化建设生命周期理论，我们将档案信息资源建设生命周期划分为五个阶段，即设计、选择、形成、发布、维护等。

档案信息资源建设生命周期的五个阶段是环环相扣、逐步递进的。也就是说，在一次循环中，这五个阶段是顺序展开的。具体来说，档案信息资源建设从设计阶段开始，对这一时期档案信息资源建设工作所需的档案信息资源内容、系统、软件进行预先设计，依据标准选择出档案信息资源，结合实际情况完善预先设计的系统、软件，形成井井有条的档案信息资源，再利用网站、系统等工具将档案信息资源面向用户发布，最后对这些档案信息资源进行维护。在维护的过程中，有些档案的价值消失，有些则依旧有很大的参考、凭证价值。这些依旧有很大价值的档案信息资源就会进入又一次的设计、选择阶段，开启新一轮的档案信息资源建设工作。可以说，档案信息资源建设生命周期中各阶段的划分，为档案信息资源建设工作的各个环节提出了明确的要求和任务，可以帮助档案工作者在每一环节更细致地去工作。

（一）设计阶段

档案信息资源建设设计阶段，主要考虑整个生命周期全过程可能会遇到的各类问题和所需的各种软件、系统的设计（见图2）。首先，要确定档案信息资源的内容范围，为选择阶段的标准做依据。其次，要为档案信息资源建设全过程所需的软件和系统进行认真的挑选，如在形成阶段需要将各式各样的档案信息资源进行整合，使其更好地为档案利用者提供查找服务，因此，要及时设计相应的整合系统和统一的整合标准；在发布阶段要将整合好的档案信息资源共享和提供利用，因此，要做好共享体系和利用终端的设计。最后，要做好档案信息资源的安全维护系统。可以说，设计阶段是档案信息资源建设实施的第一步。它的目的在于对整个档案信息资源建设工作的开展进行分析和设计，在最开始将整个生命周期中可能用到的系统和软件进行设计和规划，可以预防可能会出现的问题，减少不必要的资金浪费，提高工作效率。

图2 档案信息资源建设设计阶段内容

（二）选择阶段

档案信息资源建设选择阶段，主要是确定档案信息资源内容的选取标准和范围，以及通过何种方式进行选择，为的是尽可能地丰富档案信息资源，以便为后续阶段的工作奠定基础（见图3）。首先，这一阶段的实质与档案工作中的收集工作十分类似，但又不仅仅是简单的收集，还应明确收集的标准，让档案信息资源可以在收集的时候就有所依据、有所分类，为日后的整合与共享提供方便；其次，这一阶段还强调了运用何种方式进行选择，也就是怎样收集，如传统的移交、捐赠、收购等方式，这样就把收集工作研究得更细致，更有利于档案收集工作的进行。

图3 档案信息资源建设选择阶段内容

这一阶段可以说是最重要的，是所有阶段的一个开始，其实也就是文件生命周期中说到的“文件的制作和产生阶段”，之所以没有沿用文件生命周期中的说法，而是选择了信息资源数字化建设中的说法，理由有二。其一，档案信息资源建设的内容已经成为档案的信息资源，研究的是档案。而文件生命周期理论是从文件的产生开始研究，强调的是文件到档案这一系列过程的运动规律，研究的范围要大于档案信息资源建设研究的范围。其二，档案信息资源是信息资源的一部分，符合信息资源的所有属性，档案信息资源建设更强调的是档案信息资源及建设工作。这方面，信息资源数字化建设的生命周期理论与之更为相近，而且文件生命周期仅仅提到了文件从产生到最终销毁或永久保存的全过程，并没有提到关于建设工作的内容，侧重不同。虽然所用的表述词不同，但其实质是相同的，都是指产生的阶段，都是整个生命周期的最开始，并无本质差异。

（三）形成阶段

档案信息资源建设形成阶段，主要是指如何将选择好的档案信息资源进行整合，使其可以井井有条地展现在档案信息利用者的视野中，方便他们使用（见图4）。在这一阶段中，首先，要对选择阶段收集到的档案信息资源进行整合，按照一定的准则和分类原则，将相同的档案信息资源存入系统的同一子系统中，将不同的内容存入不同的子系统，以方便后续共享和提供利用；其次，要对在设计阶段设计好的整合系统进行进一步的调试，使其可以完全适用，同时还可以根据具体的档案信息资源内容增加或减少系统的内部子系统或部分功能，使系统可以进一步促进档案信息资源的形成；最后，要考虑档案信息资源的存在形式，即以何种载体出现，如档案的数字化，那就要考虑数字扫描、数字拍照以及音频、视频的数字化转化，以及形成后的存放场所是物理上的实体档案馆还是逻辑上的虚拟档案馆。尤其是在“互联网+”环境下，小到用户使用的百度云，大到企业使用的企业云管理，云计算技术已经渗入生活的方方面面，档案信息资源的形成阶段也可以构建属于自己的档案云，以方便工作和管理。

图4 档案信息资源建设形成阶段内容

（四）发布阶段

档案信息资源建设发布阶段，着重强调的就是如何实现档案信息资源的共享以及怎样向档案信息利用者提供利用（见图5）。这一阶段是面向用户提供服务的重要窗口，发布的对象是各种载体形式的可公开的档案信息资源，发布过程包括档案信息资源共享平台的构建和档案馆（室）信息咨询窗口的开放以及档案网站的建立。在这一阶段中，首先，要注意档案信息资源的共享工作，共享是提供利用的前提，没有好的共享平台就无法将档案信息资源转化为大众所熟知的档案信息，也就无法将它们的价值最大化地发挥出来，就如同政府信息资源只有通过转化，才能“更大程度地发挥政府信息资源的价值，帮助政府、社会、公众和企业解决具体问题”[3]。因此，要注重档案信息资源共享平台的构建，不可局限于同一级层的档案部门，而应跨部门、跨级层、跨行业搭建全方位、多领域、宽渠道的全网络的共享平台。尤其是“互联网+”环境下，“跨界融合”的特征不断凸显，新的信息技术不断发展，这些都有助于档案信息资源共享平台的搭建；其次，要重视档案信息资源的提供利用工作，不论是选择阶段、形成阶段还是发布阶段中的共享，其最终的目的就是为了提供利用。因此，要注重提供利用的方式和技术，既可以沿用传统的档案馆坐等档案信息利用者上门来查档案，也可结合新时代新技术，开发档案网站、档案查询软件、档案查询终端等新兴查档方式，为利用者提供方便。“互联网+”时代，“尊重人性”的思维观念逐渐深入人心，加之新技术的不断发展，完全可以运用新技术让利用者更省时省力地查询档案。因此，我们要注重对新方式的开发和研究。

图5 档案信息资源建设发布阶段内容

这一阶段之所以用“发布”这一词，原因有二。其一，档案信息利用者利用的档案都是不在机密范围内的，由档案馆（室）公布在档案网站或者整理成实体档案陈列在档案馆中的，是公开的，可供社会大众凭有效证件查询的档案信息，强调了档案馆（室）主动构建档案网站、共享档案资源、提供档案信息的这一行为；其二，“发布”无论是主体还是客体，指的都是人，强调的是面向用户提供服务，即面向档案利用者提供服务，更能突出它的侧重性。在这一阶段中，共享是利用的前提，是“发布”的基础，之所以将共享放入“发布阶段”而非“形成阶段”，是因为共享工作较整合工作而言，更具有面向利用者提供档案利用的性质，而整合工作更侧重于如何让这些档案信息资源可以被共享。所以说，“形成阶段”与“发布阶段”实际上就是文件生命周期中的“文件现实使用阶段”。

（五）维护阶段

档案信息资源建设维护阶段主要强调的是档案信息资源的长期保存、档案网站系统的维护以及网络环境下档案信息资源的安全问题（见图6）。在这一阶段中，首先，要注意档案信息资源的长期保存问题，其保存对象不只是传统的陈列在档案馆（室）中的纸质载体的档案，也包括音频档案、视频档案等各种载体类型的数字档案，其目的在于实现用户对档案信息资源的有效访问。因此，在这一阶段，首先要有相应的保管技术及方法，如使用RFID射频识别技术对档案馆的档案进行管理，可以使档案整理、清点更加轻松，再比如可以利用“互联网+”的新技术对档案的保管年限、重要性等指标进行设定，让系统自动进行管理；其次，要加强对网站的建设，要做到网站主页简洁明了、查找方便，使用大多数浏览器均可打开的网页网址，内容定期更新、网站系统定期维护，减少因网站的漏洞给用户带来的不便；最后，网络环境是一个复杂的、多变的环境，要注意数字化的档案信息资源的网络安全问题，做好网络安全系统。总之，维护阶段是档案信息资源建设的最后一个阶段，是对档案信息资源的保护和保存，实质上就是文件生命周期中的“文件的暂时保存阶段”与“文件的永久保存阶段”的结合。

图6 档案信息资源建设维护阶段内容

（六）档案信息资源建设生命周期与文件生命周期理论的比较

“当今科技发展速度已到了令人难以置信的地步，文件载体更新速度也日益加快。我们不可能在每一次载体的变迁后就对文件生命周期理论进行修正。这样只能导致理论滞后于实践，更不用说理论的指导作用了”[4]。通过对档案信息资源建设的生命周期各个阶段的分析，可以发现，它与文件生命周期理论的四个阶段并没有实质的差别，只是将文件生命周期理论的内容进行了丰富，使其可以更好地指导档案信息资源建设工作。

依据两者各阶段的内容判断，它们有以下异同：其一，档案信息资源建设生命周期的设计阶段，可以说是一个统领全过程的总阶段，在这一阶段中要考虑全过程的内容选择、系统设置以及安全维护，这是文件生命周期理论所没有的一步，其原因是档案信息资源建设是档案工作中的一部分，有一套完整的工作流程，更侧重于档案最终的开发利用情况，因此，需要在工作前对整体进行预判。其二，档案信息资源建设的选择阶段与文件生命周期的文件的制作与产生阶段相似，都为后续阶段提供了丰富的信息资源，不同的是，前者进一步突出了档案信息资源内容的收集范围以及收集方式。其三，档案信息资源建设的形成阶段与发布阶段，实质上就是文件生命周期中的文件现行使用阶段。档案信息资源的形成阶段是将已选择的内容按分类标准进行整合，发布阶段则是构建共享平台、提供利用方式，让档案信息利用者可以查找到已形成的档案信息资源；而文件的现行使用阶段就是指使用者对现行文件的利用。可以说，形成阶段是发布阶段的前期准备，两者的结合就是文件的使用阶段。其四，档案信息资源建设的维护阶段就是文件的暂时保管阶段与永久保管阶段的总和，阐述的都是信息资源的保存问题。不同的是，前者的维护阶段包含了网络安全与网站建设，后者分成了暂时保管与永久保管。所以说，提出档案信息资源建设生命周期是为了更好地指导档案信息资源建设工作。

图7 档案信息资源建设生命周期与文件生命周期各阶段对照图

二、“互联网+”环境下档案信息资源建设生命周期中的运用

“互联网+”环境，首先带来了思维方式上的转变，即“尊重人性，用户为王”，彰显了“人本”思想，将用户的需要摆在了更高的位置上；其次突出了连接一切、跨界融合的理念，将传统的各行业孤立发展的局面打破，强调跨界合作与融合；最后带来了物联网、大数据、云计算、微媒体等新的科技方式和传播途径。这些变化都会对档案信息资源建设生命周期的各阶段工作产生影响。

“电子文件虽然可以存放在任何物理位置、保存在任何场所并且可以利用网络技术实现超时空的价值转化和利用，但是 ，网络技术和电子载体无论多么先进和发达，说到底，它毕竟只是文件价值生成、转化、利用、存储和管理的一种工具 (或一种工作环境 )，而不是文件和文件管理者本身”[5]。因此，无论是之前的网络环境、互联网环境，还是现在的“互联网+”环境，它们带来的只是信息技术的革新和思维观念的变化，都不能从根本上对档案信息资源建设生命周期产生影响。它们只是一种工具，合理地运用它们可以为档案信息资源建设生命周期的各个阶段带来新的发展。

（一）“互联网+”在设计、选择阶段的运用

在设计阶段除了要考虑档案信息资源选择的内容范围、传统的档案管理技术手段，还要考虑大数据、云计算等新技术带来的对档案整合、利用有帮助的系统、软件的设计，以及新媒体环境下，档案信息资源宣传方式的选择、远程终端查询系统的构建等。“档案部门人员应协助软件开发人员进行设计，对各个过程提出合理的设计要求，使生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素统筹兼顾”[6]。在档案信息资源建设的选择阶段，“互联网+”可以为档案信息资源的收集提供很多方便、快捷的方式，同时也能更容易发现尚未发现的珍贵档案。

（二）“互联网+”在形成阶段的运用

在档案信息资源建设的形成阶段，对于档案信息资源的整合，“互联网+”环境下，大数据和云计算技术起了很大的作用，大数据技术可以帮助档案管理者从被查阅档案的种类、次数中分析出现阶段档案信息利用者的信息需求方向，以及哪些尚未被查阅的档案可能成为潜在的查阅对象，并从分析结果中形成最优的档案信息资源分类标准；而云计算可以充分发挥其海量存储、方便阅读的优势，将分好类别的档案信息资源分门别类地存储到“档案云”的资源池中，虽然依旧是相同内容进入同一子系统，但档案云的存储空间足够大、查找更方便，使形成阶段在原来的基础上，速度和效率都有所提升，且整合到的内容也更多。

（三）“互联网+”在发布阶段的运用

在档案信息资源建设的发布阶段，对于档案信息资源共享工作，可以利用云计算这一技术工具做辅助，搭建含盖内容更全、覆盖范围更大的档案信息资源共享平台，通过云计算技术构建“云共享服务”体系，让档案信息资源建设工作在档案馆内和档案馆之间提供共享服务，利用微博、微信等微媒体进行档案内容分享，并通过搭建微信平台来满足用户的档案信息利用需求，据统计“现共有36个省市级档案微信公众号拥有客服，其中，1个档案微信公众号有专人客服；30个档案微信公众号提供客服电话；5个档案微信公众号既有客服电话又有客服人员，‘厦门档案’还采用多客服制度，力争尽量满足用户的查询和反馈需求”[7]；对于档案信息开发利用工作，可以利用物联网的RFID技术，配合档案馆（室）档案资料的查找。利用网络的便捷性、普及性，建立远程终端查询系统，让老百姓查询更方便；运用跨界融合的理念，将档案部门与文化部门、电视台等机构相融合，通过制作纪录片、故事短片、组织宣传活动等方式，拓展宣传途径。注重“用户为王”的思维，必须充分考虑档案信息利用者的需求，改善已有的提供利用的方式。

公众信息表达的诉求会推动档案部门建立并完善信息反馈机制，充分了解民意和尊重用户的需求，符合“互联网+”环境尊重人性的特征，也能更好地体现档案机构的服务职能。

（四）“互联网+”在维护阶段的运用

在档案信息资源建设的维护阶段，“对于外在的安全隐患，如平台故障、数据被盗、黑客入侵、拒绝服务、信息篡改等，需要档案部门采用先进的信息技术和网络技术、投入人力进行运维管理，努力消除隐患”[8]，同时，可以利用“互联网+”的新技术，加强身份认证工作，设置更加完善的访问权限，利用大数据的分析能力，对信息利用者进行数据分析，从而确保访问的安全性；对于档案馆档案信息资源的保存工作，可以利用物联网追踪技术，既方便了档案人员进行档案整理工作，又可随时了解外借档案的动向，实时监控，确保安全；对于档案网站的维护工作，可以利用大数据的分析功能，依据档案信息利用者登陆网站查找信息的习惯，对已有的档案网站页面进行完善，使网页设计更人性化、便捷化。可以说，“互联网+”环境，给档案信息资源建设的生命周期带来更多的活力。

档案信息资源建设生命周期的最终目的是指导档案信息资源建设工作，而“互联网+”这一大环境带来的技术革新与思维转变，既为档案信息资源建设生命周期理论注入了新的活力，也为档案信息资源建设生命周期理论对档案工作的指导提供了新的可能。

[1]何嘉荪,傅荣校.文件运动规律研究——从新角度审视档案学基本理论[C]//档案学通讯杂志社.档案学经典著作(第四卷)[M].上海：上海世界图书出版社,2016.

[2]臧国全等.基于项目生命周期的信息资源数字化建设研究[D].武汉：武汉大学,2014.

[3]朱晓峰.政府信息资源生命周期管理[D].南京：南京大学,2009.

[4]章燕华.“水火不容”还是“和平共处”——再论文件生命周期理论和文件连续体理论的优劣之争[J].档案学通讯,2006,(2).

[5]邹吉辉.重新解读网络环境下的文件生命周期理论[J].攀枝花学院学报,2010,(5).

[6]刘晓玲.电子文件生命周期理论对档案管理的启示[J].档案管理,2013,(4).

[7]赵彦昌,陈海霞.“互联网+”环境下的档案公共服务策略研究[]].浙江档案,2016,(11).

[8]赵彦昌.大数据时代档案工作实践与创新研究[M].沈阳：辽宁大学出版社,2016.

G270.7

A

1005-9652（2017）02-0045-05

（责任编辑：虞志坚）

本文为2016年国家社科基金项目《非结构化电子文件管理研究》（项目编号：16BTQ089）阶段性研究成果。

赵彦昌，男，河北晋州人，辽宁大学历史学院教授，辽宁大学中国档案文化研究中心主任，主要研究中国档案史、中国古文书学。

毛丽敏，辽宁大学历史学院硕士研究生。