卷烟企业基于RFID的备件信息化管理系统建设

姜 华/文

卷烟企业基于RFID的备件信息化管理系统建设

姜 华/文

为提高备件库工作效率，解决备件难寻找、难统计、购买难决策等问题，实现网上快速办理备件计划、备件入库及领用等业务功能，延安卷烟厂将射频识别技术（RFID）应用于备件库的货位管理，建立了基于RFID技术的备件管理信息化系统，将RFID技术、无线通讯技术、计算机信息管理技术相结合，通过对备件计划、入库、出库、寄售、盘点及报废业务的信息化管理，规范了业务操作流程，实现了备件流、工作流、信息流的有效融合，使备件管理更加合理高效。

烟草行业、RFID、备件管理、信息化系统、实时库存

备件管理是卷烟工业企业管理重要的组成部分，科学合理地储备备件，及时为设备维修提供优质备件，是保障设备正常运行的重要基础。然而，烟草工业企业往往对零备件库存管理都不够重视，备件库仍通过纸质单据处理业务、人工进行系统录入和输出报表的方式对备件进行管理，数据信息严重滞后且不能共享，备件管理人员、采购人员及生产部门技术人员对整个备件库存情况不了解，缺乏各项决策依据。在保证生产的前提下，如何降低备件库存、优化库存结构、提高库房作业效率是备件管理的目标。为此，陕西中烟工业有限责任公司延安卷烟厂建立了以射频识别技术（RFID）为基础的备件信息化管理系统，以解决备件管理存在的问题，达到备件管理的目标。

一、备件管理存在的问题

卷烟工业企业中多数设备为专卖设备，专用件、进口件比重较大，备件采购价格高、采购周期长，一般规模卷烟厂的备件储备有万余种，规模较大卷烟厂的备件则会有数万种，库存报表往往是原始的库存量报表，备件库管理中通常存在很多问题。

1. 备件管理信息化建设不完善

烟草工业企业备件管理信息化建设推广执行力度不足，未能全面做到备品备件管理板块的信息资源共享，导致备件申购盲目进行。

2.备件位置信息记录不完备

通常，货架按用途进行规划分区，通过手工或电子台账，结合货位卡的方式，由保管员确定备件的存放位置，在出入库作业时，需要保管员在区域内根据记忆进行查找，不仅作业效率低，而且经常发生找不到备件或找错备件的情况，直接影响到设备故障维修及生产运行。

3.备件信息交流不顺畅

图1：备件管理信息化系统结构示意图

备件运行流程为：生产部门技术人员申报，生产部门及备件管理部门审批，采购员采购入库，备件到货存储，使用部门出库使用。备件库通过纸质单据完成业务后录入计算机进行统计，定期下发库存报表，但时间上存在滞后，导致“离线”数据信息不能反映真实库存。生产部门与备件库房管理部门又缺乏信息交流，所以生产部门无法及时掌握库存等相关数据信息，“离线”数据难以为备件计划提供决策依据。

4.缺乏决策分析的数据和手段

备件需求与设备的运行状况及生产任务安排有关，但由于缺乏与生产部门、采购部门信息交流，导致备件管理部门缺乏决策分析的所需数据，同时备件管理部门也缺乏决策分析的工具及手段，因此无法采取相应的管理措施，不能做出科学的决策，容易造成易损件储备不足、通用件储备过多及库存结构不合理等问题。管理工具及手段的落后，不仅给设备及备件管理部门增加了繁重的工作量，同时也导致了生产成本增加。

二、备件信息化管理系统构成

备件管理信息化系统硬件由服务器、客户端计算机、RFID标签打印机、RFID手持机、单据打印机、RFID电子标签及无线网络等组成；软件由备件管理系统软件、手持机应用软件、标签打印机应用软件等组成。

备件管理系统是备件库房、生产车间及管理部门实现有关备件管理业务的信息化服务平台，用户对象包括备件库房的计划检验员、保管员和核算员，生产车间的领料员、技术员、计划员和车间主管。备件管理信息化系统结构如图1所示。

三、备件管理系统功能模块及流程

备件信息化管理系统包括计划管理、入库管理、出库管理、寄售管理、盘点管理、报废管理等功能模块，备件管理业务范围全覆盖。系统利用RIFD技术实现信息自动获取，并进行业务提示，提供相应的决策参考信息，处理完结后推送至下一业务操作人，业务办理完结后输出业务单据，自动更新相应的台账，自动生成各类分析统计报表。

1. 计划管理

采购计划的生成方式根据制定计划的不同信息来源分为两类：一种是通过车间技术员、计划员、设备主任生成“需求计划单”；另外一种通过系统库存预警生成“需求计划单”，计划检验员将“需求计划单”进行汇总，生成“采购计划单”，并编辑修改后提交至主管审批，审批通过后完成采购计划的制定。

2.入库管理

入库业务主要由回货登记和入库管理两部分组成，入库的种类分为：采购入库、返厂入库、出库退回入库、盘盈入库、冲抵入库、调拨入库、其它入库等。

（1）采购员根据到货情况新建“采购回货登记单”并提交至本系统，在计划检验员的待办事项中显示未处理的“采购回货登记单”任务；计划检验员验货并签字确认后提交至本系统，本系统根据检验结果分发单据，检验合格则分发至保管员并在待办事项中显示未处理的“采购回货登记单”任务（不合格则驳回至采购员并在待办事项中显示被驳回的“采购回货登记单”）；保管员汇总“采购回货登记单”信息，生成“入库单”，确认货物入库。系统自动生成报表，入库流程结束。

（2）领料员新建“退库回货登记单”或采购员新建“返厂回货登记单”并提交至本系统，在保管员待办事项中显示未处理的“退货回货登记单”或“返厂回货登记单”任务；保管员汇总“退库回货登记单”或“返厂回货登记单”信息，生成“入库单”，确认货物入库。系统自动生成报表，入库流程结束。

（3）如果入库方式为盘盈入库或冲抵入库，核算员新建“入库单”并确认入库，系统自动生成报表，入库业务流程结束。

（4）如果入库类型为调拨入库或其他入库，保管员录入或汇总调拨单，或其他单据生成“入库单”，确认货物入库，系统自动生成报表，入库流程结束。

3．出库管理

出库的种类分为：领料出库、返厂出库、调拨出库、其它出库、盘亏出库。

（1）领料员新建“领料单”并提交至本系统，在设备主任的待办事项中显示未处理的“领料单”任务；设备主任审批后提交至本系统，本系统根据检验结果分发单据，审批同意则分发至保管员（车间主管或生产设备科主管）并在待办事项中显示未处理的“领料单”（不同意则驳回至领料员并在待办事项中显示被驳回的“领料单”）；保管员关联“领料单”信息，生成“出库单”，确认货物出库，系统自动生成报表，出库流程结束。

（2）如果出库类型为返厂出库、调拨出库、其它出库时，保管员新建“出库单”并确认出库，系统自动生成报表，出库流程结束。

（3）如果出库类型为盘亏出库时，核算员新建“出库单”并确认出库，系统自动生成报表，出库流程结束。

4.寄售管理

货物到货后，计划检验员新建“寄售登记单”并提交至本系统，在保管员的待办事项中显示未处理的“寄售登记单”任务；保管员确认寄售货物入库，寄售登记流程结束。当寄售货物出库时，系统自动生成“入库单”并分发至保管员，由保管员提交会签该单据，系统自动生成报表，寄售货物出入库流程结束。

5.盘库管理

盘点业务采用“盲盘”+“两步”盘点方式，包括一步盘点和二步盘点。盘点类型分为：部分盘点、全部盘点。

保管员根据盘点制度制订“库房盘点计划单”，保管员下载盘点计划单，并对货物进行一步盘点，根据盘点差异系统自动生成“库位差异单”，做为保管员二步盘点的计划单，保管员对差异库位货物调整后进行二步盘点。二步盘点结束后，系统生成“盘点盈亏单”，保管员提交至本系统，在核算员待办事项中显示未处理的“盘点盈亏单”，盘点流程结束。

6.报废管理

保管员根据报废货物情况填写“报废登记单”，PDA（手持机）确认报废货物并提交该单据至本系统，在保管员的待办事项中显示未处理的“报废登记单”任务；保管员关联“报废登记单”信息，生成“报废申请单”并提交至本系统，在生产设备科主管的待办事项中显示未审批的“报废申请单”任务；生产设备科主管对“报废申请单”进行审批并提交至本系统，系统根据审批结果分发单据，同意则分发至核算员并在待办事项中显示未处理的“报废申请单”任务（不同意驳回至保管员并在待办事项中显示被驳回的“报废申请单”）；核算员关联“报废申请单”信息，生成“报废单”，系统自动生成报表，报废流程结束。

四、应用效果

备件管理信息化系统经过一年时间的运行，延安卷烟厂备件库内作业形成“PDA下载作业任务—操作货物—业务确认”的作业规范，不再依赖于保管员的经验，工作效率大幅度提高，各项业务办理时间缩短50%，备件库工作效率提高36%，库内找货、区域外存放、错放等现象消失；备件管理信息化系统提供饼状图、折线图和各种报表，可直观反映实时库存、库存结构及库存变化；备件消耗等数据指标实现备件动态统计和分类统计，为备件库管理部门及生产部门提供了决策依据，通过优化库存结构，使库存结构更趋合理。

作者单位为陕西中烟工业有限责任公司延安卷烟厂