企业知识产权管理体系与QE S三体系融合研究

李西良

企业知识产权管理体系与QE S三体系融合研究

李西良

知识产权管理体系与QES三体系在管理体系构成要素、结构、运行机制等方面拥有诸多相似之处，为四个管理体系的一体化融合建设创造了契机。开展企业知识产权管理体系与QES三体系融合研究，旨在帮助企业全面提高知识产权管理水平，促进技术创新，提升企业核心竞争力，有效提高知识产权对企业经营发展的贡献水平，支撑创新驱动的发展战略。

知识产权管理 知识产权管理体系 QES体系

在经济全球化环境中，经济一体化的发展变化趋势使得众多企业面临更强大的竞争压力，同时也促进了诸多新型管理体系标准的诞生和快速发展，越来越多的组织通过应用特定管理体系标准，找到了显著提升绩效和竞争力的捷径。为深化企业知识产权管理体系的系统、规范建设工作，国家标准化研究院和国家知识产权局共同起草了《企业知识产权管理规范》（GB/T 29490-2013）（以下简称《规范》），并于2013年3月1日起在全国推广实施。中国也成为了全球首个国家层面以标准体系形式规范企业知识产权管理的国家。近年来在各方组织持续推进下，《规范》贯标工作已经在全国各省区全面铺开，据国家知识产权局统计，截至2017年6月，开展《规范》贯标的企业已经超万家，覆盖全国三十余个省市，《规范》作为新型管理体系标准对企业的影响力不断增加。但同时我们也看到了很多企业面对这一新标准体系的诞生，忧心忡忡、踌躇不前，面对企业组织内现有的多个管理体系以及接踵而来的贯标、审核、认证、复审等工作非常矛盾和茫然。当一个组织应用多个管理体系标准或规范时，往往存在着特定职责、资源、过程等方面的相互作用。不同管理体系各自反映了对顾客、员工、供方、竞争对手等不同利益相关方的需求和期望，可能引发相互交叉或重复，既有统一的部分，也有个性的部分，还有相互约束的部分，如果各管理体系建设不同步或不协调，可能导致管理职责不清、过程效率低下、管理成本上升、破坏创新等问题。因此，更多的组织希望能够将管理体系的共性部分整合为一致的要求，以避免管理的复杂化、重复化和要素失衡，因此企业在开展知识产权管理体系建设时，应重视与组织内相关管理体系的融合工作。

一、企业知识产权管理体系与QES三体系相融性

由于《规范》颁布和实施较晚，2013年才开始作为推荐性国家标准在国内施行，在开展知识产权管理体系贯标时，多数企业均开展了三体系（质量管理体系QMS、环境管理体系EMS、职业健康安全管理体系OHSMS）的建立和实施工作，并通过了第三方认证机构的审核和认证。以质量、环境、职业健康安全管理体系为代表的标准管理体系一并被称为“后工业化时代的科学管理方法”，同时也是目前中国企业标准管理体系建设过程中贯标历史最久、存量基数最大的标准体系。在企业实际经营管理活动中，为了实现质量、环境、职业健康安全体系的同步建设，而将这三体系的贯标和认证工作同步展开，因此在认证行业和企业贯标工作中将这三类体系通称为“三体系”（QES）。要开展好企业知识产权管理体系建设，就必须关注知识产权管理体系与“三体系”（QES）的融合和一体化建设。因此企业知识产权管理体系与QES三体系融合工作对于企业贯标成效就显得尤为重要。

由于“三体系”（QES）标准均是遵循或参照国际标准组织推出的管理模式，而我国在2013年颁布施行的《规范》大量参考借鉴了ISO 9000（质量管理体系）的范式和体系思路，因此其核心管理理念是一致的，就是在统一的国际标准组织规范的管理模式框架下，按照“持续改进原则”，针对各自管理对象和目的，建立一个系统、兼容、柔性的管理系统。

一是在科学规范管理要求方面高度相容。企业知识产权管理体系与QES三体系可谓是同宗同源，均遵循国际标准化组织（ISO）的有关要求。《规范》虽然是我国独创的知识产权管理标准，但是其大量借鉴了国际标准化组织（ISO）的标准编写思想和范式，因此四个体系在管理的科学化和规范化方面是高度相容的。在标准体系的适用性方面，没有国别、区域、企业规模大小及性质的差异，并且已经得到了广泛的实践验证。

二是均采用过程方法。企业知识产权管理体系与QES三体系的管理理念有别于传统只关注结果的片面管理，通过管理创新，进化到既注重结果又更加关注过程。过程方法要求组织在系统性管理和精细化管理方面下足功夫，要关注到管理活动中的所有管理过程和相互作用，通过制定程序并做到持续改进，最终达到预期结果。这一点对知识产权管理尤为重要，我国的企业知识产权管理经历了从无序到有序，从片面到体系的管理过程。传统的管理方法，往往关注的是以知识产权产出数量为焦点的管理方式，企业管理者更多强调的是专利、商标等知识产权指标数据，往往忽视了在知识产权战略规划、与法律法规和其他要求的衔接、组织机构建设、内外部沟通、设计研发、采购、销售售后、生产制造、合同管理、知识产权基础管理、人力资源、审核改进等多维度、多角度的过程管理。

三是管理方针和目标形式要求一致。各管理标准均要求组织制定明确的管理方针和目标，要求按照管理过程层层分解，并定期评价指标达成和目标实现情况，作为评定企业组织绩效的重要标准。激发全体员工共同努力，为实现组织目标同向、同心、同力开展工作。

四是四体系均严格遵守以下基本管理原理。第一，组织自愿实施的原则。第二，四个体系都是采用过程模式管理与过程控制的共同方式。第三，四个体系都坚持持续改进原则，都使用PDCA的开放型的动态循环模式。

五是四体系在体系结构和运行模式方面基本相似，如图1–图4所示。

图1 质量管理体系构成要素和PDCA运行模式

图2 环境管理体系构成要素和PDCA运行模式

图3 职业健康安全管理体系构成要素和PDCA运行模式

图4 知识产权管理体系构成要素和PDCA运行模式

四个管理体系的构成要素大部分是相同或相似的，均采用基于过程的管理方法，体系结构是可以相互兼容的，各管理体系的运行模式均遵循螺旋上升的开环式模式，是一个动态循环的PDCA，体现了持续改进的思想。这些相似性和一致性奠定了多体系管理融合的基础。

鉴于知识产权管理体系在基本管理原理、构成要素、运行模式等诸多方面与三体系相仿，因此组织在建立科学、规范的管理体系过程中，应及早将知识产权管理体系与其他三体系融合建设，加快形成合力，整体实现企业组织在质量、环境、职业健康安全、知识产权等领域的体系建设，快速提升企业的核心竞争能力，最终实现组织目标。

二、企业知识产权管理体系与QES三体系融合构建的优点

企业组织的管理过程实际是通过各类管理要素驱动的过程，管理效果取决于各要素之间是否能够实现良性互动，即在时间维度方面达到协调一致，在空间维度方面实现互补。防止各要素在发挥作用时出现节奏不统一、权重不均衡的现象，影响组织效率和目标达成。知识产权与质量、环境、职业健康安全管理体系虽有不同的要素和管控重点，但各要素在驱动企业发展过程中并无先后和显著管理边界，综合企业内、外部管理要求，将知识产权管理体系与三体系融合构建是必然趋势，多体系融合建设具有以下优点：

一是有利于提高决策质量，增强组织核心竞争力。企业最高管理者在管理体系融合后的组织里做决策，可以置身于更加全面和有机的环境中，有效地消除管理盲区和解决管理要素不全面的问题，进一步夯实决策基础，以实现快速决策、科学决策，达到持续改进的目标。

二是有利于增进企业内部组织间、员工间、不同层级间的沟通，提高决策效率。融合后的管理体系有效地解决了企业内外部信息不对称的问题，组织各部门不至于站在割裂的系统中做出分析和决策，进而规避了各部门各自为政、各行其是，影响到组织目标的实现。

三是有利于合理配置资源，减少不必要的浪费。四个管理体系在企业建设过程中，可基于总目标的一致性整合构建管理手册和程序文件等管理体系文件。四体系统一建设、内审，甚至接受外部统一审核，可有效降低管理成本，规避文件“泛滥成灾”和“文山会海”的尴尬局面。从组织财务角度考虑，能够有效节约开支，合理配置资源，从而减少不必要的浪费。

三、构建企业IPQES有机融合的综合管理体系

首先，企业在融合构建多种管理体系过程中，必须做到重点突出、统筹兼顾。组织需明确一切有效的管理活动都应紧紧围绕满足客户需求，为客户提供满意的产品或服务而开展。因此在融合体系建设中应首要明确企业总目标的建设要求，同时兼顾好各体系个性化的管理目标，涉及到的质量、环境、职业健康安全以及知识产权具体管理目标，必须给予足够关注。因此四体系融合管理模式的整合原则如下：

一是就近相容性原则。以企业现有成熟的三体系标准模式为主线，把知识产权管理标准的相关要求，尤其是涉及到的管理活动分别纳入到三体系管理相关文件中，按照求同存异的原则整合文件，针对相同或类似的组织管理活动，通过文件、记录和控制程序结合起来。针对个性化的管理活动，则分别描述。当然目前由于知识产权管理体系出台较晚，各认证单位的要求还有一定转化过程，目前在开展融合建标过程中，为了满足认证需要，仍需单独建立知识产权体系文件。

二是简洁、高效、适用、风险可控的原则。基于实用、基于事实，对同一管理过程的管理要求，如果能合并的就统一要求，不可强行生搬硬套，逐条整合。

三是动态调整和兼收并蓄原则。融合后的管理体系亦要遵循动态的PDCA螺旋上升的开环式模式，要在运行过程中不断完善，持续改进。同时管理体系应当坚持开放兼容的原则，有必要与其他管理子系统整合，如财务管理、信息管理、能源管理、风险控制管理等。

其次，四体系融合的构建思路。基于过程方法的体系融合构建是组织管理体系建设成败的关键，组织必须清晰识别管理活动中的每个过程，将不同体系要求的共性和个性部分区别对待，既重视全局又要兼顾局部，并需保持开放的运行模式，实现持续改进。

一是要精准识别过程。将管理体系设计的全要素进行展开，分别站在质量、环境、职业健康安全、知识产权不同管理视角确定过程和要素，通过分析诊断出各过程中存在的问题和改进机会，以便“对症下药”。二是不断融合消除应力。通过过程识别，针对不同管理体系要求，制定管理举措，针对在体系融合过程中的形式和实质不符合项，一方面要采用兼容的方式并入式整合，同时又要考虑到个性要求，满足没有标准的要求。在这方面三体系融合已经有了大量的管理理论和实践经验，知识产权管理体系的融合需要虚心借鉴三体系融合方式，逐渐消除应力，使一体化体系建设从形式到实质都能够融合完善。三是持续改进。通过检查（内审、外审、评审）得到主要改进因素和切实可行的主要改进措施，有针对性的进行整改，相互借鉴进行整改，例如在整改知识产权管理过程中出现的问题，可借鉴职业健康安全管理体系中针对安全问题的四不放过原则，使“持续改进”得以落实。

再次，四体系融合的技术路线。构建四体系融合的管理体系，应采用四个子系统都遵循的动态PDCA螺旋上升的开环式模式，坚持以共性融合为基础，问题为导向，持续改进为系统运行的灵魂。在组织体系建设和运行过程中，始终坚持PDCA，以实现简洁、高效、适用、风险可控的组织体系建设目标。

四、四体系IPQES（知识产权、质量、环境、职业健康安全）融合建设实践

四体系IPQES（知识产权、质量、环境、职业健康安全）对应了各利益相关方（供应商、客户、员工、政府等）不同的期望和需求。这些诉求既有共性的部分，也有个性的需求。体系融合建设就是要把管理体系共性部分整合到一起，同时兼顾好个性化的需求。四体系IPQES融合建设一般应包括如下三个步骤：组织机构融合、文件融合、作业融合。

（一）IPQES四体系的组织机构融合建设

知识产权、质量、环境和职业健康安全四个管理体系在组织管理原则方面均强调了领导作用和全员参与的重要性，因此，IPQES四体系在组织机构融合建设过程中应坚持统一领导、分级管理的原则。公司最高管理层统一制定体系管理工作的方针、政策，规定各级体系的归口管理部门、人员编制、部门的任务和职责。公司下一级分公司或部门按照统一安排分级落实和实施。最高管理者应对各体系的建设发挥领导作用，在组织机构和人员团队建设方面，应在高层管理人员中指定一名管理者代表，集知识产权、质量、环境、职业健康安全管理体系四个管理者代表于一身。这样既有利于四个管理体系的融合工作推进，又有助于各类管理资源的调度和配给。

在体系管理部门的设置方面也要充分体现统一管理的原则，目前在企业实际管理过程中，知识产权管理体系一般由科技管理部或法律部归口管理，质量管理体系一般由品管部或企管部归口管理，环境和职业健康安全管理体系一般由安全和环境管理部门归口管理。这样分散的设置，往往会造成多头管理、资源浪费和内耗巨大。有条件的企业应将四个体系的管理职责合并到一个管理部门，例如合并到企管部或者体系办，以便统筹建立融合体系。

统一管理还体现在体系专员和内审员的选拔、培养和评价方面，四体系统一归口到一个部门分管后，将结合企业组织规模大小、产业行业不同组建体系管理人员队伍。各体系未融合前，各体系归口管理部门均要设置体系专员，并分别选拔内审员，势必会造成大量的人力资源浪费和各组织间信息不对称的现象。融合后的体系，将统一选拔和配置具备多体系管理知识和技能的体系专员，在内审员队伍建设方面，从单一多次培训转变为一次性多体系的培训，人员培养和队伍建设从注重数量和专业分工转化为注重一专多能人员的选拔和培养。

（二）IPQES四体系的文件融合建设

一个企业的管理是通过对企业内各种过程进行规范管理来实现的，而这一过程则是由体系文件运行作为依据，从而保证各类活动能够实现经济、高效地运转，以满足相关方的要求。因此要开展体系融合工作，文件的融合建设是关键。知识产权、质量、环境和职业健康安全四个管理体系的文件一般都分为三个部分，第一级文件是管理手册，第二级文件是程序文件，第三级文件是组织的“作业指导书”或“操作规程”。其中管理手册和程序文件的融合，应结合各标准结构和条款的特征，通常建议以质量管理体系为模板，将知识产权、环境和职业健康安全标准的相关要求补入质量管理体系管理手册和程序文件的模板中，在补入过程中要注意不能为了形式满足而导致各标准要求和条款的缺失。针对第三级文件的融合，可以参考各管理体系现场作业要求，把不同要求逐一列出，纳入各岗位的日常工作规范要求中，缩减文件数量，提高文件的适用性和实用性。

（三）IPQES四体系的作业融合建设

作业融合是IPQES四体系融合建设的具体实践，需要结合各体系实际运行与维护要求开展作业整合。一是企业围绕既定的融合体系管理目标，定期评估内外部环境因素变化对目标的影响。例如针对组织机构变更、市场供需调整、知识产权保护国别等变化，应及时调整各体系目标，以保障管理体系的策划调整与组织经营目标的协调一致。二是将四体系日常运行和维护工作同步开展，尤其是针对四体系文件修订、内审、管理评审、外审等运维工作，可以同时进行，以简化现有体系管理的流程，降低管理运维成本。三是基于整合后的作业平台开展持续改进工作，围绕四体系建设总目标不断改进和提高。

（四）体系融合注意事项

鉴于组织规模、组织的活动、管理边界、产品和服务的性质等诸多因素的不确定性，IPQES四体系融合建设将会是一个复杂的系统工程。融合工作应当注意如下几个方面的问题。

第一，由体系策划部门对原有的管理体系进行评审，找出改进点，提出改进意见。

第二，体系文件的整合应遵循“简洁、高效、适用、风险可控”的原则，避免陷入文件的简单合并造成的文件冗余现象，或是随意删减文件带来管理过程缺失的风险。

第三，文件发布后要及时组织有针对性的培训。花费大量人力和物力编制文件的主要目的是为了提高管理水平，而不是为了满足标准而编制文件，也不是仅仅为提供给认证机构、顾客及其他相关方，所以必须保证文件的实施，而文件的实施前提是有效的培训，通过有效培训使有关岗位掌握其工作程序，以更好执行文件，同时归口管理部门加强检查和考核，以保证文件实施的有效性。

第四，组织监督检查、内审和管理评审是体系运行的三级监控机制，要发挥好每一级作用。

监督检查是归口管理部门的日常工作，通过日常检查发现问题及时反馈和整改，以保证过程和活动的有效运行。内审是对体系符合性和有效性进行全面评价，是体系有效运行的保障，要做好内审工作必须选择好内审员，审核组内部既要有懂标准的人员，又要有懂专业的人员，另外事先与审核单位做好沟通，做好检查表也是保证审核工作顺利进行的关键。管理评审是对体系适用性、充分性和有效性的第三级监控，管理评审前要充分收集体系运行情况，通过汇总分析找出体系改进的方向。

多体系融合，尤其是将IPQES四体系纳入企业管理已成为趋势和潮流，也是企业全面提升竞争力的手段和工具。建立“简洁、高效、适用、风险可控”的融合体系，是未来企业迈向国际化和规范化的必然趋势，企业应及早开展知识产权、质量、环境、职业健康安全综合管理体系的融合建设工作，通过提高管理效率达到提高经济效益的最终目的。

It is necessary for enterprises to establish a standard management system of an integrated intellectual property management and QES system by analyzing the similarities and differences between intellectual property management system and the QES system, as well as explore a variety of management system integration mechanisms. The paper aims to help enterprises improve the level of intellectual property management,promote technological innovation, enhance the core competitiveness of enterprises, improve the contribution of intellectual property to the enterprises and support the innovation-driven development strategy.

intellectual property management; intellectual property management system; QES system;integration

李西良，中国科学院大学经济与管理学院博士生

2 0 1 6年国家专利产业化推进工程项目“知识产权管理体系与质量、环境、职业健康安全等管理体系融合研究”。