运用计算机知识做好办公室内勤管理工作

刘菲

摘要：21世纪的中国紧密跟随世界的步伐，不断创新科学技术，快速提高我国的文化软实力和经济实力。如今，计算机的办公自动化为办公室内勤管理大大减小了任务多、事物杂的工作压力，显著提高了办公室管理工作的完成效率。笔者将从计算机的产生及发展、计算机在办公室内勤管理工作中的作用以及对于办公室内勤管理工作的意义展开分析。

关键词：计算机；内勤管理工作；产生与；发展；作用；意义

20世纪，世界各国科学技术飞速发展，经济活动和社会活动国际化，和平与发展的时代主题逐渐替代战争与革命，现有的计算手段不能满足科学家的标准，所以促使世界上第一台计算机产生。计算机俗称电脑，可以进行数值计算、逻辑计算还具有存储功能。经济全球化带动信息全球化，计算机的产生给人们的工作、生活、娱乐等多方面带来便利。21世纪的今天，计算机的普及使得电脑大范围应用于企业，计算机的发展和系统的升级加速促进办公室管理工作自动化，直接提高管理工作的效率和质量。

1计算机的产生及发展

1）计算机的产生

在20世纪的美国，一名科学家约翰.冯.诺依曼在宾夕法尼亚大学把世界上第一台电子数字式计算机ENIACf埃尼阿克）研制成功，世界上第一台电子计算机的产生直接奠定了电脑的发展历程，开启了计算机时代的大门。它的应用领域从最初的军事领域扩展到社会各个领域，促进世界各国的技术进步。

2）计算机的发展

1946年-1957年，这一阶段计算机被称为“第一代电子计算机”，主要元器件是电子管，开创计算机时代，其特点是体积大、功耗高、运算速度缓慢、价格昂贵，主要应用于军事领域；1958年-1964年，这一时期主要元器件由晶体管取代电子管，被称为“第二代计算机”，其操作系统不断升级、体积变小、能耗降低、运算速度加快、可靠性提高、实用性显现，应用领域从军事领域逐渐扩大到工业领域；1964-1970年，以中、小规模集成电路取代了晶体管，被称为“第三代计算机”，其主存储器仍然采用磁芯，其优点是体积更加小，运算速度更快，价格出现一定控制的趋势，实用性的提高使得计算机走向通用化、平民化，普通大众对计算机的了解加深，应用领域渗透入文字处理等；1970年至今，这一代计算机逻辑元件主要采用大规模和超大规模集成电路，除此以外，出现数据库管理系统、网络管理系统和面向对象语言等软件，其特点是体积偏小，价格较低，使用方便快捷，运算速度达到历史最快，应用领域从科学计算、事务管理、过程控制逐步走向家庭使用，储存器分为内存和外存，系统随时代进步和科技的提高更新换代，不断升级，出现微型计算机和便携式计算机，更加符合大众使用需求。

2计算机在办公室内勤管理工作方面的作用

1）信息化管理

在现代信息社会中，计算机的使用延伸至家庭、工作、学习以及娱乐。计算机在办公室中随处可见，公司领导可根据公司自身所具有的特点使用电脑自行建立数据库对员工的工作业绩和表现做出具体的分析，促进对员工的有力监管，除此以外，还可以促使办公室内勤部门管理工作的进一步开展，提高效率，节约时间，在相对的时间完成超额任务，减轻管理任务所带来的巨大压力。公司的各部门都是独立却又互相关联的，随时需要信息的传递交流，而计算机中电子邮件的应用正好解决这个难题，并且电子邮件的使用可以极大避免数据资料传输中对于对象选择的错误。

2）自动化管理

随着计算机系统的不断升级，办公自动化软件应运而生，办公室员工一方面可利用计算机的硬件系统和软件系统对公司有关档案、资料进行存储、文字处理、数据分析和文稿演示，另一方面也可利用打印机、复印机、传真机等一些机器设备对资料进行纸质存档以及数据传输，办公自动化的出现替代资料的手写，更有利于资料的保存，同时，也节约时间使得工作效率大大提升。随着计算机的更新进步，其对社会各领域的影响随之扩大。计算机的普及还可通过网络技术开展会议的召开，借此技术不仅可以解决与会人员空间距离不同的问题，还可节约与会人员的时间、金钱和经理，只要具备拥有一台计算机的硬性条件加上网络这一不可或缺的因素，就可以召集相关人员就某事件进行讨论和决策。

3）智能化管理

利用计算机系统进行办公室内勤管理离不开智能化信息处理，例如员工每天上下班必须进行接触的打卡机，先录人员工的指纹以及脸部特征等基本信息，在员工每天输入指纹时自动智能识别信息，存储档案。相关机构可自主开发内勤管理实用软件，充分利用和依靠科技人才，立足于管理部门的实用性、便捷性等特点，弥补办公室内勤管理部门管理的缺陷。

3计算机对于办公室内勤管理工作的意义

积极推广计算机应用，根本目的是提高内勤部门科学化管理水平。在推广和改进计算机的同时，内勤部门也在随公司的创新进行改革。计算机管理进入公司内勤管理部门，实则也是在公司树立一种数字化和网络运营管理的氛围，企业规模的改变也会直接影响内勤管理部门系统的变换。计算机技术协助办公室内勤管理工作开展成为提高企业工作效率的重要环节。随着经济的发展和大数据社会背景的形成，对信息数据资料进行定量的分析研究。据此掌握基本的经营状况和公司现阶段的管理情况逐渐普及，办公自动化几乎渗透到办公系统的各个领域。文字处理、数据分析以及多媒体技术的研发有效缩短了办公室内勤管理部门处理工作的时间，利用数据分析软件自动化分析数据的构成和结果，再利用文字处理软件对数据结果进行总结和概括，直接淘汰陈旧的手写方式，通过计算机快速编辑和输入内容，附有的功能可快速修改内容，再利用打印或者复印的方式，装换为纸质资料，最后进行实质保存。如上级领导部门需要对管理工作细节进行检查，内勤管理部门也可利用多媒体技术进行文稿演示，直接便捷的向上級展示日常工作总结。多媒体技术多应用于教育领域，后逐渐应用于工作领域，集音频、视频、文字为一体，功能简单影响却深远，具有直观生动、方便快捷的特点，深得办公人员的厚爱。现在最受欢迎的自动化办公软件主要有office和wps两款，这两款软件都携带有word、excel、ppt三款应用，办公室内勤管理部门使用这些软件可简化管理流程，提高效率，缩短办公时间，极大地为公司创造便利。

除此以外，办公室内勤部门可通过计算机网络系统随时在网上查阅相关资料，查找相关数据，分析出公司经营管理数据与官方数据之间的差距，也可学习相关流程之后建立自己的大数据系统，自行输入和编辑数据，自主进行数据分析，得出结论。

4结束语

21世纪的今天，每个人的时间都像金子般宝贵，所谓“浪费时间等于谋财害命”，正是每个人珍惜时间的观念深入人心，所以办公室内勤部门更要起好带头作用，充分利用计算机技术开展工作，office和wps软件的成熟给广大办公人员带去福音，一是利用此类专业办公软件可提高工作效率，二是可节约工作时间，快速而保质保量地完成上级下达的工作任务，在企业中树立优秀标杆，成为优秀榜样，三是跟随时代的步伐，不落后，使用计算机技术方便办公室内勤人员及时获取信息，及时对内勤保障工作做出调整，这在一定程度上也保障了办公室内勤管理人员的信息处理能力。同时，也成了推动信息全球化的一分子。科学技术围绕人们的生活，人们的生活、工作、学习也离不开科学技术的帮助，社会在发展，企业也在随之改变，成功的企业永远紧跟时代的步伐，与时俱进。关于网络中存在的不法黑客及一些高危病毒，企业也要采取措施及时防范，未雨绸缪，在使用计算机计算管理内勤工作的同时，也要建立计算机防护系统，保证企业重要资料、数据不被泄露、侵盗，有关负责人必须定期开展计算机防火墙等整体维护工作。企业可聘请计算机人才替公司创建独有的内部网络系统，方便企业内部人员之间资料的共享、信息的及时传递、通知的快速传达，也保障公司内部信息环境的安全。

办公室内勤部门是一个综合性部门，事情多而杂，使用计算机聊天软件可以及时将各种通知传达到各个部门，各个部门也可以将各种有效信息的反馈传达给内勤部门，内勤部门可依据具体要求做出调整，尽量满足同事的要求，为企业创造一个良好的工作环境，提高企业就职人员的收获感。互联网的兴起极大地推进了各行各业的发展，文化软实力的提升为我国经济体的发展创造了得天独厚的基本条件，反过来，社会经济的发展也促进了科学技术的进步。endprint