新形势下办公室工作的探索与思考

周雅顺+杜永仁

[摘要]本文通过梳理现有研究成果，分析新形势下办公室工作的诸多变化，并结合实践经验，从办公室工作人员素养的提升、办公室工作协调工作功能及原则、办公室现代技术的掌握等方面展开探索与思考。

[关键词]新形势；办公室工作；实践经验

[中图分类号]C931.4 [文献标识码]A [文章编号]1005-3115（2017）20-0075-02

办公室是党政机关、社会团体及企事业单位工作运转的枢纽，处于上传下达、联系左右、协调各方中发挥着重要作用，被形象地称为“参谋部”“后勤部”“调度室”。随着现代信息技术的发展和社会的进步，办公室工作在精心辅政、总揽全局、协调工作等方面尤为重要。

一、新形势下办公室工作的探索

（一）办公室人员应具备的素质

1.要有扎实的文字功底

文字水平，是一个工作人员素质的综合反映，也是办公室人员的最基本要求。一篇好材料只有經过调研、加工、提炼、归纳、总结等复杂过程，才能使成形的文章具有“真、实、准、启”的特点。办公室人员是领导的助手和参谋，其文字工作主要有两点：一是记录和抄写，二是文稿起草。具体来说，记录包括领导的口授、接待者的记录、会议纪要和电话记录等；抄写是对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾画的文稿进行誊写，以便于继续修改或打印。起草文稿是办公室工作的主要部分，常常由领导和办公室合作进行。有时是领导亲自动手，办公室人员帮助誊写及做一些资料的收集、补充和核实；有时是领导口授主要内容，办公室人员记录后负责文字的加工整理；有时是领导办公会形成的要点，然后由办公室人员据此收集材料，推敲观点，形成文字；还有领导只出题目，办公室人员从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改。为此，办公室人员在起草和整理文稿时应把自己的意见和想法写上去，供领导参考和决断。这样形成的文稿才能真实、全面、有效，并使之成为集体性的行动。

2.要有敏锐的政治头脑

一个人的理论素质高低和其理论学习密不可分，平时要勤学善思。古语云：“腹有诗书气自华。”就是说肚子里有知识，人的气质就会得到升华，眼界、境界都不一样。对事关政治性的问题，要善于从政治上观察、分析和处理问题，不能随波逐流，人云亦云。

（二）办公室人员应具备的能力

1.要勤奋学习

办公室人员应本着“君子俭身，常若有过”的态度，对知识永远保持一种旺盛的好奇心、新鲜感和求知感。要养成一种坐得下来、静得下来、钻得进去的学习习惯。正如王国维在《人间词话》中传说：“古今之成大事业、大学问者，必经过三种之境界。”只有如饥似渴的学习，学以致用，才能达到推动工作的目的。

2.要有顿悟能力

办公室的工作是与人打交道，是一个单位的窗口和纽带。办公室人员要主动、积极地与人交往，要与方方面面的人交朋友，建立工作友情。另外，还要尽可能地准确理解和把握领导的意图和基层的反映，为领导做好参谋和助手。

3.要有较强的亲和力

有副对联写道：“世事洞明皆学问，人情练达即文章。”在工作中要与同事及他人建立融洽的协作关系，从而增强彼此之间的信任感和认同感。

4.要有务实能力

一要对事业有春天般的热情，爱岗敬业，任劳任怨；二要虚怀若谷，怀有宽容、体谅之心，在工作中多理解、帮助他人；三要有速记能力，养成勤动笔、随手记事的习惯，做到不忘事、不漏事、不误事。

传统的观念认为，办公室工作就是给领导跑腿、拎包的跟班而已。在新的形势下，办公室人员要有真才实学的硬本事，正如邓小平指出，领导干部是指挥部，指挥部不强，打仗一定会失败。

（三）办公室工作的协调及原则

1.与上级部门的协调

人们常说，每个单位的办公室都是领导的参谋和助手。为此，办公室要认真对待和妥善协调好上下级之间可能存在的矛盾，善于做好职工工作，维护好领导和领导之间、领导和所属职能部门之间、领导和职工之间的团结，做好“润滑剂”。

领导之间因各自分管的部门工作不同，往往会从分管的工作出发，会给办公室提出不同的要求，发出不同的指令，对此办公室人员要胸怀全局，统筹兼顾，分清主次和轻重缓急。在安排工作计划、会议和各类活动时，应以正职领导为中心。对大是大非、事关全局的问题，必须多请示主要领导，按主要领导的意见去贯彻执行。对领导之间即正职与副职、副职与副职之间的意见，要从有利于工作的角度进行及时沟通、消除误会，努力使整个组织建立起融洽和谐、相互支持、相互信任的关系，以保证心往一处想，劲往一处使。

2.与同级职能部门的协调

一个单位部门很多，各部门有着很多协作关系、利益关系和业务关系，在实际工作中，由于部门性质不同，部门人员的思想认识、工作能力和工作作风等方面的差异，往往偏重于自身部门目标的实现而忽视别的部门，以致于不能发挥整个组织的最大功效。为此，办公室要站在单位全局的立场上要对各个职能部门进行协调，要学会“弹钢琴”“牵牛要牵牛鼻子”，从而形成最佳合力。

3.办公室协调工作中的原则

其一，不超越职权，按章办事。要时刻摆正自己的位置，始终牢记自己是领导的参谋和助手，做到尽责不越职，参与不干预。如遇领导不在又有紧急事务需要处理时，要注意与有关部门、有关人员商量后慎重处理，并将处理的方案和结果及时汇报给领导。

其二，做好单位名片。办公室的工作除日常事务外，多数工作是协助、辅助其他部门的。没有轰轰烈烈的场面，没有引人注目的动作，也没有耀眼的光环。因而工作干了不少，但没有显著的成就。故而，办公室工作人员一定要保持高姿态，任劳任怨，不争功，不居功，淡泊名利，敢当配角，当好配角。

其三，要有担当意识。办公室工作要做好计划，其中最主要的是做好周和日的工作计划。订日计划，可采用西方管理学家莱金提出的“ABC法”。然而，办公室的工作往往是变化比计划快，想不到的事情时常发生，是方方面面的中枢机构，稍不注意，不是上不满意，就是下有意见。于是，面对误解和委屈，办公室工作人员要受得住、不气馁，要经得起成功和挫折的考验，认真对待，有则改之，无则加勉。endprint

二、新形势下办公室工作的思考

（一）坚持与时俱进，以新认识履行新使命

社会发展的新形势对办公室工作提出了新挑战。从学历层次来说，最低要求是本科以上。普通高校毕业生在视野上比较开阔，长线的自考生（通过自己自学）在基础知识上比较扎实，若二者具备者为佳。当今社会已进入信息时代，信息化水平已成为衡量一个国家或地区国际竞争力、现代化程度和综合实力的重要指标。随着互联网等新兴媒体的快速发展，大量的、多样化的信息在为领导和办公室提供借鉴的同时，也给其甄别信息真伪、服务领导决策带来了新的挑战。从服务意识来说，印度大诗人泰戈尔说过：“花朵的事业是美丽的，果实的事业是尊贵的，但我愿做一片绿叶，绿叶的事业是默默地垂着绿荫的。”“身在兵位，胸为帅谋”，多出大主意、好主意，当好领导的“耳目”和助手。为此，办公室人员不是拍马溜须的，而是真才实学的“多面手”。故而，培养专业化的办公室人员是社会发展的需要。

（二）坚持改革创新，以新机制促进工作

在新形势下，办公室工作人员要关注细节，当好领导的联络员、勤务员、消防员。“凡事预则立，不预则废”。办公室工作人员不仅要当好“传声筒”“收音机”，即做好信息的传递工作，还要多学多思。如组织会议，会前要周密安排，注意会标的制作是否独树一帜，会议服务项目（接待、食宿、车辆调派等）、会议议程是否妥当紧凑，会场桌椅摆放是否整齐有序，灯光音响是否正常完好，桌签有无错字漏字，以确保会议顺利进行。事实上，办公室的任何一项工作都涉及全局，一份文件核发滞后就会导致整体工作安排和落实的延误，一次会议安排上的纰漏可能会给集体造成无法弥补的损失。

（三）熟练掌握现代办公技能与方法

自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，办公自动化的要求日新月异，信息化建设越来越受到党政、企业及社会团体的重视。一般单位都采用OA系统，该系统的优势在于自动化与协同办公，有工作流程、知识管理、沟通交流和辅助办公四大核心应用。如对二级单位来说，文件的草拟、审核、签发及费用报销等不会因办事人和领导出差或请假而耽搁；对职工来说，个人请假、个人工资，财务报销等都可以通过现代办公系统而实现。

（四）办公室工作的获得感

办公室的工作特点是“忙”而“细”，故而办公室人员应牢固树立“细节决定成败”，越忙越要细心，越细心越不忙。只有脚踏实地，把每一件事都当成大事、重要之事来做，才能把各项工作做好。办公室工作人员每天要对自己的工作进行梳理，按轻重缓急进行处理，大事急事要快马加鞭地办理，小事要见缝插针地办理，以保证事事有落实、件件有成效。在新形势下，要与时俱进，不断提高自身素质，才能有获得感。

三、结语

在新形势下，办公室工作既要继承传统办公室工作的好的方法和经验，又要学习和运用现代科学技术，继续发挥其“桥梁”“纽带”“参谋”和“助手”的作用，从而达到落实领导意图、意志来推动单位工作的发展。为此，办公室工作人员只有具备过硬的素质，才能在工作中游刃有余，确保办公室工作高效运转，以实现“办文零瑕疵”“办会零失误”“办事零差错”的目标。

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