中学档案管理现状探析

杨盼丽

【摘要】学校档案是学校发展进程中的必然产物，是学校教育教学活动的记忆载体，是学校文化软实力的存在形式。随着素质教育的普及，学校档案在中学校园建设中发挥着举足轻重的作用。因此，探析中学档案管理现状，对实现档案在中学校园建设中的应用有着积极意义。

【关键词】中学档案；管理；积极意义；问题；解决措施

学校档案，是学校在教育教学、学校管理、校园文化建设以及其他活动中直接形成的具有保存价值的原始记录，它通过最原始的记录，如大事记、资料汇编、活动记录以及摄影形式等，真實记录着学校发展历程的每个阶段和每个重要瞬间。中学档案一般分为文书、基建、设备、教育教学、人事、学生、声像、会计等八类。它反映了学校、教师和学生三个主体的生活，是时间与空间的汇合，是创造与发展的凝聚，是学校发展历程和精神文化遗产的重要组成部分。中学档案作为校园产物的一部分，具有其他类型的档案所不具有的浓厚的文化传统色彩和教育色彩。因此，充分认识并发挥好中学档案的属性功能，把中学档案和校园建设有机地结合起来，对于推动学校发展具有重要意义。

一、中学档案对校园建设的积极意义

（一）档案是学校历史的记载者。档案由于其与生俱来的客观性、真实性，通常被历史学家们作为重要的凭证和参考工具。同理，也被适用于学校的历史记载——通过档案可以帮助我们更加完整、客观的了解学校的发展历程。1.中学档案中的文书档案室是每所学校档案中的重要组成部分：她是学校发展历史、组织沿革的记述者，是学校历届历代领导者们换届选举的见证者，是对外关系交互往来的大功臣等。2.教研档案记载着学校自成立以来在教育教学方面取得的成果和经验：学校教研制度和教学理念的发展变革，学校历年来科研成果取得的成就和经验总结，学校教学中涌现的优秀教师的先进事迹等。3.声像档案可以原始的再现历史场景：还原学生们的每一个精彩表演的瞬间，还原教师们每一节挥洒汗水、热情洋溢的课堂，还原领导们的每一次声情并茂的讲话等。

（二）档案能够促进学校的诚信之风建设。中学生由于较少接触社会，心理、生理等方面都不成熟，考试作弊的不良习俗常常弥漫着中学校园。学生个人档案的真实记录性和其重要的凭证参考价值，迫使学生不得不重视自己错误的行为产生的严重后果，以及对自己未来生活的不良影响。如《国家教育考试违规处理办法》中规定：“考生参加高考违规被处理的简要事实及处理结果，由省招生办记入考生当年高考电子档案。”这将会成为个人的终身污点。因而学生个人档案，从理论层次对学生的言行举止进行了规范和约束，同时也迫使学生不得不严于律己，从实际行动出发，努力拼搏，书写一份真实完美的個人档案。理论监督和实际约束，双管齐下，能够有效避免作弊、代考等可耻事件的发生，可促使全校形成一种“以诚信为荣，争做诚信达人”的高尚校风。

（三）档案能够促进校园学术文化建设。随着素质教育的推进，中学教育已不仅仅承担着教育教学的功能，开始逐渐往素质型方向靠拢。大量不同学科的复合型人才构成了体系丰富的教师群体，他们在长期的教育教学实践中不断产生了新的教学成果、科研发现等，这些宝贵的经验成就都被记录在档案册上，例如：科研成果中取得的有价值的数据、事实、技术成果和失败的经验等。因此，档案对于中学来说是一座学术型的知识宝库。发挥学校档案的学术科研功能，可以帮助教师们在教学实践活动学习前人的经验和教训，更有针对性、更高效率的开展新的学术研究，在巨人的肩膀上推进学校教育事业的发展。

二、中学档案建设存在的问题

（一）档案室设施配备落后，档案人才缺乏。由于档案存在的意义和价值并未被大多数中学所认可，因此，中学的档案室设立、库房选择、设施配备和人员任命等方面现状堪忧。据调查显示，大多数中学并未设有档案室部门，而对即使设有档案室的某些中学来说，档案室只是杂物堆放的地方。在库房的选择上，未考虑到防火、防潮、防尘、地面承受重力等因素，只是随便找一间闲置的办公室来充当。在设施配备上，由于资金投入不足，档案室必需的器材匮乏，如防尘的纱门、纱窗被认为无关紧要，抽湿机、排气扇、监控设备等由于需要专门采购而被搁置。在人员管理上，档案管理员多以兼职的形式存在，导致人员流动频繁，档案管理和交接工作混乱，不利于档案生命周期理论的发展，阻碍了档案对学校发展的积极作用的实现。

（二）教师归档意识缺乏，归档理念不正确。中学对档案的存在价值并未得到广泛认可，教师群体出现归档懈怠现象，不能将利用完毕的、具有保存价值的资料定期、完整地移交给档案部门，档案资料归档缺失严重，档案管理制度失去存在意义。同时由于档案专业人才的匮乏，导致全校档案管理理念不正确，错以为档案就是单纯的对资料的收集和整理，忽略了档案管理的鉴定环节，档案收集质量不高；档案移交时，移交者不能对档案资料按照一定要求进行大致归类，只是象征性地将所有资料揉成一团全部移交，加大了档案管理员的工作压力。

（三）档案以纸质保管为主，电子化程度缓慢。随着“互联网+”的普及，各行各业都在积极向数字化方向靠拢。但是中学档案由于其价值的有限性，未得到足够的重视，大多数档案至今仍以纸质的形式存在。对于历史老校来说，一方面，历史遗存的纸质档案数量庞大，增加了电子化的费用；另一方面，由于纸质档案的易损毁性，加大了电子化的难度。对于新校来说，档案数字管理系统价格昂贵，投资成本巨大，但其对教育教学的回报并不能立马见效，使得教育事业刚刚起步的新学校望而却步。中学档案以纸质保管为主，加大了对档案的破坏程度，同时也不便于异地及时共享档案资源，不利于推进中学档案事业的发展。

三、中学档案建设的解决措施

（一）认可档案存在价值，重视档案基础设施建设。档案在中学校园建设、教育教学中发挥着举足轻重的作用，领导者们要认可档案的存在价值，对于档案室建设要给予充足的经济支持和保障，提供必需的人力和物力。在档案室建设方面要积极响应国家档案政策，主动建室，将本校使用完毕、有保存价值的资料归档保存，供后期查考利用；在档案库房选址方面能考虑到后期的档案保管和发展空间问题，减少后期人力、物力的重复消耗；在人员配备上能够考虑到专业人士和非专业人士在档案管理技能、档案意识、档案态度、知识素养等方面存在的差异，配备专业人士管理档案，最大限度地发挥档案对教育教学的价值；在档案管理方面，能够顺应“互联网+”的时代潮流，购买档案数字管理系统，施行档案电子化管理，消除校际之间信息管理方面的壁垒，共享档案信息成果。

（二）贯彻档案管理制度，责任明确到人。档案是各个机关、组织和个人在工作、生活中形成的，由于活动主体和活动对象的复杂性，仅靠档案部门难以收集齐全，必须要有学校各级领导和有关人员的配合支持。因此，为了档案收集的完整性、价值性，应明确各个部门在档案的收集、整理环节中应承担的具体责任，制订档案管理人或部门的责任表，纳入个人考核项目，防止档案收集环节出现互相推诿扯皮的现象；同时，实行档案目标管理，由档案管理者与被管理者共同参与确定档案管理目标、执行目标与评估目标成果的管理制度与方法，把归档工作列入学校各部门和有关人员的目标管理内容中，将归档工作落到实处。从制度和责任两方面出发，强化每个人的档案意识。

（三）定期开展档案管理培训，提高档案移交质量。定期开展档案管理培训有助于更高效率、更高质量的移交档案，能够节省人力、物力，是目前中学档案管理中不可或缺的一部分内容。定期开展档案管理培训的内容包括档案的收集、整理、鉴定和移交的培训工作。档案的收集培训内容包括对档案收集对象和收集范围的培训；档案的整理培训包括对档案整理要求、整理原则的培训；档案的鉴定培训包括档案的价值鉴定和内容鉴定的培训；档案的移交培训包括定期交档、完整交档的培训。定期开展档案管理培训的时间可放置在每学年开学初和每次重大活动结束后的第一时间，这样能够更具有针对性地对资料进行完整收集。相信通过在恰当的时间对各部门资料员进行收集档案资料内容的培训，会减少后期人力、物力的重复浪费，同时也会收集质量更高、更具保存价值的档案资料，对教育教学产生更加积极的影响。

【参考文献】

[1]宋超波.浅谈中学档案的校园文化蕴含与功能发挥[J].档案工作，2005（11）：65.

[2]金娟.浅谈高校档案在校园文化建设中的作用[J].美育，2008（06）：135-137.

[3]高全忠.论档案文化价值的开发利用[J].档案与建设，2008（4）.

[4]袁玉敏.中学档案服务及现实意义探讨[J].学术论坛，2010（02）：235.

[5]陈康明.完善中学档案管理，促进校园文化建设[J].管理与创新，2008（10）：238.