试论档案管理工作的重要性

丁婷婷

【摘要】在市场经济高速发展背景下，档案管理工作的重要性也不断增强，但是由于种种因素的影响，各项档案管理工作在具体落实过程中还存在诸多有待完善的部分，也在某种程度上制约着我国事业单位的进一步发展，因此，必须要重视、加强档案管理工作。

【关键词】事业单位；档案管理工作；重要性

一、前言

在信息时代背景下，人们对各种信息资源的挖掘与利用也给予了充分关注，而作为国家机构、社会组织等相关信息的重要载体，档案记录的信息具有较强的真实性、完整性特点，加强档案管理利用，不论是对各行业，还是而各类人群都具有重要意义，必须要给予足够重视。

二、档案管理现状分析

（一）在管理意识上。就目前来看，很多档案管理人员在落实各项工作时都比较注重相应信息资料的保存，但却很少会对其内容做出合理分类与整理，从而经常会导致档案管理工作陷入较为混乱的局面，且在管理层与相关工作人员需要查阅、利用相关档案资料时，难以做到准确、及时地提供。同时，再加上一些领导未真正重视起各项档案管理工作的落实，进而导致相应工作人员专业培训活动也很少按时开展，无法及时更新自身专业知识结构，难以适应档案管理工作的实际需求。

（二）在档案收集与工作规范上。一些部门与工作人员为了给自身工作提供一定便捷，不及时上交或是不上交一些档案信息，或者是未按照标准规范去开展各项工作，频频出现归档格式不统一，以及分类不准等问题，且经常会出现档案资源缺失等现象，导致相应档案难以发挥其原有价值。

（三）在档案鉴定上。由于管理层及其相关工作人员未给予足够重视，进而导致档案管理问题一直都难以得到妥善解决，再加上对相关鉴定工作的不重视，或者是一些工作人员太过小心，经常会保存大量没有用处的档案，不论是在存储空间，还是管理工作上都会增加一定难度，也会对档案的权威性等方面带来一定影响。因此，为了进一步提升档案管理工作水平，必须要加强管理探究与创新。

三、档案管理重要性及完善措施

（一）档案管理重要性。档案中对相关信息的记录往往都是最全面的，通过加强对档案的了解，相关管理者及其他工作人员可以对相关单位的经济效益、管理状况有更全面的了解。其中对单位发展出现的各类信息都做出了详细记录，其工作人员可以通过有效查阅来进一步分析其单位的未来发展规划。而在时代高速发展背景下，档案管理工作的开展针对的也不再是信息的搜集整理，而是要注重应用研究。管理层人员要想进一步提升市场竞争实力，获得更大的经济效益，通过加强档案管理资源整理与规划也能够为其提供有力支持。另外，档案在各项管理工作开展的时候也具有一定的考察价值，再加上其历史信息的记录有着显著的真实性、客观性，所以人们在整理运用时，也具有较大的信服力。同时，各项管理工作的有效落实，也能够避免其相关信息被篡改。大多数地区、单位都会设立相应的档案室，所以记录的内容也较为丰富，其相关工作人员在遇到一系列问题时，也可以通过查阅、利用档案资料来寻找解决办法，因此，其各項管理工作的开展具有不可忽视的作用。

（二）完善档案管理的措施。近年来随着社会的进步和发展，我国的档案数量不断上升，人们对于档案的要求也越来越高，需要在现代化背景下将传统的档案管理方式积极地与现代化的管理措施相结合，从而促使档案管理工作的有效性能得到提升。在当前阶段只有积极的走现代化道路，顺应时代发展的需求，才能促使档案管理工作的效果得到提升，并最大限度上发挥其作用。因此，当前阶段我们一定要积极的对此进行探索和研究，加快对档案管理工作的现代化建设，从多个角度来提出可靠的措施，从而为我国的档案管理工作开展提供可靠的保障。1.应加强管理工作人员的培训。档案管理人员应充分认识到档案管理重要性，并在人力、物力方面给予一定支持，以此来提升其工作人员的重视程度。对此，应积极组织其工作人员参加各种培训活动，组织其不断加强《档案法》的学习，对自身专业知识结构做出不断优化。同时，在培训后还应开展与之相适应的考核活动，对于未通过考核的人员不允许其投入管理工作中，以此来为工作质量提供有力保障。另外，还应制定一些合理的奖惩机制，以此来全面调动工作人员的工作热情，对档案管理工作作出科学安排与调整。2.注重档案收集与价值鉴定。一方面，档案内容的广泛性、重要性的体现往往都离不开档案收集工作的大力支持，对此，管理层应做到各项收集工作的宣传，督促相关部门及时上交相关档案与技术资料，从而更高效、有序的归档相应资料；另一方面，鉴定工作主要是要从较为庞杂的档案中，将优质档案内容选出来，这就要求其管理人员要不断提升自身鉴定档案价值的能力，对档案的历史价值与全面性做出综合分析，从而准确判断出档案的保存价值。3.积极引用现代化技术。在计算机网络技术高速发展背景下，对档案管理工作也提出了新的要求，面对越来越繁重的工作量，仅通過传统的人工方式不仅无法获得理想的工作效率与质量，也会制约档案管理事业的进一步发展，因此，为了更快速有效地开展档案管理工作，将档案价值充分发挥出来，应积极引进现代化技术手段，通过积极采用信息化管理手段，促进各项管理工作效率的大幅度提升，对各工作环节做出进一步优化。但与此同时也应当在引入先进的现代化管理手段的同时，认识到传统手工操作中的优势所在，在必要的情况下需要将二者进行充分的结合，促使档案管理的效果能真正地得到提升，发挥出管理的真实水平。4.积极的加强档案现代化管理的组织领导。俗话说“火车跑得快，全靠车头带”在现代化的档案管理当中也是如此，领导者的重视对于管理的现代化发展具有重要的意义。对此，必须要通过强化对项目的组织领导工作，通过领导的组织协调和监督来解决好档案现代化管理当中所出现的问题和麻烦，从而促使档案管理工作能得到真正的落实。同时，还应当在此基础上落实管理结构的建设，切实的履行其综合指导、全面协调和监督检查的职能，并综合性的对管理目标进行落实，明确各项工作开展的任务，从而发挥出档案管理部门的技术优势，为攻克这样的共性问题提供必要的保障和技术指导。5.进一步明确档案管理的工作标准。在现代社会中档案管理对于社会发展和稳定是具有一定积极影响的，利用现代化的手段对档案进行管理也得到了广泛的应用。但当前阶段对于我们来说现代化管理手段仍然是一种比较新颖的手段和方式，要想更好地利用起来，就需要对档案管理部门的档案管理标准化工作进行进一步的研究。对此需要建立起统一的档案管理标准，促使每一个工作部分在开展的过程中都能有标准可依，以便于促使不同的档案管理结构和工作人员能按照统一的标准来进行工作开展，防止出现不同的单位、不同的管理人员在档案管理中出现各种不同的管理方式。这种措施不仅能有利于规范档案管理，同时也将有助于推进档案现代化管理的进程，促使我国的档案管理工作更加先进化，科学化。

四、结语

综上所述，档案的管理工作对于社会的发展是具有重要的价值和意义的，其凭借自身显著的真实性、丰富性等特点，档案管理工作的开展越来越受到人们的重视。因此，为了给各行业、各类人群提供更好的帮助，相关部门及其工作人员应结合实际情况，从收集、管理等方面对档案管理做出进一步规范，积极引用各种先进技术，在大幅度提升其工作效率基础上，将其档案管理的重要价值充分发挥出来。现代化社会的发展对于档案管理来说是一项挑战，同时也是重大的机遇，对此我们只有不断地在经验基础上进行改进，才能真正地发挥出档案的社会应用价值。

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