关于数字化档案室建设的研究与思考

付志琼

【摘要】我们现如今这个社会属于一个信息技术高速发展的时代，在这种时代背景下，信息成了社会发展的重要资源，而档案室作为储存信息的关键，要想紧跟时代发展的步伐，就一定要做出适当的变化。针对这一点，本文主要对数字化档案建设进行了研究和思考。

【关键词】数字化档案室；建设；研究和思考

一、引言

以往传统档案室在管理过程中大多是依赖于人工，而数字化档案室就是在管理过程中依赖于信息科技，这是数字化档案室和传统檔案室最大的区别。因此，相比较于传统的档案室，数字化档案室在获得的文献信息的时候，就不再仅仅限制于本档案室了，还可以通过网络获得相应的文献资源，除此之外，数字化档案室在管理过程中，用户查询也会更加的方便，在很大程度上提高了档案室的服务效果。由此可见，数字化档案室相比较于传统档案室有着较为显著的优势，所以，建设数字化档案室也是时代发展的必然趋势。

二、数字化档案室相关概述

（一）数字化档案室的意义。数字化档案室具体指的是一个电子化的信息仓储，我们可以将各种各样的信息都存储在其中，而用户就可以通过网络来对其进行访问，通过这种方式来获取自身想要得到的信息，并且在对数字化档案室进行访问的过程中，打破了传统档案室受制于地域这一点，无论在任何地方都能对信息进行查询。总的来说，数字化档案室就是将各种信息资料存储在一起，以此来对信息进行查询、管理等操作，同时还能将可见档案发布在网上，通过这种方式来将其进行传播。

（二）数字化档案室的特征。数字化档案室其主要的特征包括以下几个方面，其分别是信息资源存储数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、空间虚拟化、服务方式多元化等。在这些特征中，既有包含理念的，也有技术方面的。

三、数字化档案室建设需要具备的条件

要想建设数字化档案室，首先就必然要具备建设的条件，而具体需要具备的条件包括设备以及技术两个方面，为此，笔者也对这两个方面进行了以下的分析：

（一）设备方面。1.电子储存设备。在建设数字化档案室的过程中，首先需要具备的就是电子储存设备。传统状态下的档案室要想变成数字化档案室，就一定要具备一定的电子储存设备，具体包括高密度并且大容量的硬盘、光盘、光盘库、光盘塔，这是建设的基本必备条件，如果该档案室属于较大型的，其对于电子储存设备容量也就有着更高的要求。2.计算机通信网络。数字化档案室在建设过程中，第二个需要具备的条件就是计算机通信网络。数字化档案室其主要标志就是拥有较为完善的计算机通信网络，只有具备了这一项才能使得档案室具备相应的传送文献信息的通道。在建设过程中，这种网络属于较为开放性的，档案室内部不仅能实行局域网，还能将不容区域甚至是不同国家的档案室通过网络连接起来，进而就能形成较为丰富的档案室系统。在计算机通信网络中，我们就可以打破地域空间的限制，无论在何地都能查询信息，交流信息，真正实现信息资源的共享交流。3.电子信息转换设备。数字化档案室在建设过程中，电子信息转换设备也属于必备条件之一，因为，传统档案室要想变成数字化档案室，就需要将现有的传统型文献史料通过这一设备转换成数字文献，在这一过程中，还包括了相应的扫描仪、光盘刻录机等设备。4.信息接收设备。数字化档案室在建设过程中，信息接收设备也属于必备条件之一，其主要的作用就是为了让用户在查询过程中更加的方便，这样就能更加准确的获取数字化档案室的文献信息。

（二）技术方面。1.各类文献相应软件的编制。在建设数字化档案室的过程中，各类文献相应软件的编制这一技术也是必不可少的。因为在数字化档案室中，都需要配备相应的检索软件，只有具备了这一技术，用户在查询过程中才会更加的方便准确。2.网络技术。在将传统信息转换为数字信息之后，各类信息资源都是在网络环境下运行的，这种情况下，就必须要具备相应的网络技术对数据信息进行管理，或者是设定访问权限，这样才能最大程度发挥其价值。

四、加速数字化档案室建设的具体措施

（一）加强对数字化档案室的认识。数字化档案室在建设过程中，虽然是由传统档案室转变而来的，但是，其本质上还是和传统档案室存在较大的差异性，毕竟无论是在管理上还是在使用上数字化档案室都和传统的档案室存在较大的差异性。因此，在建设数字化档案室的过程中，档案管理工作人员一定要加强对数字化档案室的认识，将以往的管理观念转变过来，树立起全新的数字化管理观念，然后才能在管理过程中，真正将传统档案室管理模式变成数字化档案室的管理模式。

（二）加强高素质队伍建设。要想建设数字化档案室，就一定要具备相应的人才，因此，在建设的过程中，一定要加强对队伍的建设，尽可能地提高队伍的专业素质，使所有成员都能掌握相应的计算机网络技术，这样才能建设出真正的数字化档案室。因此，在構建数字化档案室管理队伍的过程中，不仅要其具备档案管理知识，还需要具备一定的计算机技能，这样才能更好地促进数字化档案室的建设。

（三）做好规划工作，加强基础设施建设。建设数字化档案室，本身就属于一项较为复杂的工程，需要一定的财力和物力，因此，在建设过程中，相关人员一定要对其做好规划工作，从实际情况出发，以此来制定相应的建设方案。最后，在建设过程中加强对基础设施的建设，这样才能真正推进档案室资源的数字化进程。

五、结语

综上所述，数字化档案室的建设是时代发展的必然趋势，而要想真正建设好数字化档案室，就一定要对其具有一个较为具体的认识，为此，本文主要对数字化档案室进行了相关概述，同时对其在建设过程中需要具备的条件以及具体措施做出了简要的分析，以期能够更好地促进数字化档案室的建设。

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