如何优化事业单位档案管理制度

张国刚

摘要：我国人口众多，同时人们的很多行为都能够产生档案，档案的数量是非常巨大的，档案管理工作目前正受到严峻的考验，在这个过程当中，事业单位的档案管理工作也出现了一些问题，管理工作复杂程度很高，同时处理过程中也经常需要各种各样的技巧，具有一定的难度。总体上来说，我国事业单位的档案管理工作仍然有很多问题有待于解决，这不仅需要我们采取有效手段进行优化，更需要我们结合现有的情况进行有效分析，这样才能提高我国档案管理工作的水平，给其他管理工作的开展提供有力支持。

关键词：事业单位；档案管理制度；优化

就单位性质而言，事业单位偏向于公共服务，所以和企业之间是有一定区别的，其本身具有很强的服务型和公共性，在运行过程当中并不会产生经济效益，而是以推动公共事业发展和社会建设水平提高作为基础的，这样才能提高居民接受到的服务质量。对于事业单位来说，档案管理也是一项非常重要的工作，但我们也应该看到当前阶段事业单位档案管理工作当中存在的问题，那就是档案种类多、档案数量大，很多工作并不具备足够的透明性，所以如何针对档案管理工作进行优化就显得尤其重要。

一、关于档案管理工作的意义

总体上来说，事业单位的档案分为很多种类。正常来说，事业单位和企业之间无论是性质还是职能上都有很大的区别，所以很多工作开展过程当中都可能产生档案，其直接后果就是档案数量多，管理困难。从另一方面来说，现阶段我国事业单位档案管理工作仍然没有走向透明化，很多工作都无法公开，所以无论检查还是监督都存在一定的困难，其实这也是事业管理工作存在的主要障碍。对于现代化的管理理念来说，档案管理工作也可以在一定程度上体现出一个单位的管理水平，所以作为事业单位的管理人员，尤其应该对档案管理工作有一个正确的认识，在档案管理工作的开展过程当中做到认真负责，一旦出现问题都会导致事业单位正常运行受到影响，难以体现出权威性，所以从这个方面来看，在管理工作当中，档案管理是一项较为重要的内容。

二、事业单位档案管理制度中存在的问题

（一）缺乏足够的档案管理意识

事业单位的档案管理工作是一项服务性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。这可能是由于事业单位对档案管理还缺乏足够的重视，没有良好的档案管理意识，使得档案管理和档案监管的力度不够，并且也没有为档案管理工作提供必需的人力和经济支持，甚至一些事业单位没有将档案管理工作归入到年终工作考核中，这些因素都导致事业单位的档案管理工作受到阻碍。

（二）没有建立完善的档案管理制度

目前，我国大部分单位还没有建立完善、科学、全面的档案管理制度和规范，并且档案管理规范覆盖的范围也不是很全面，部分单位甚至没有一个档案管理的规范守则，使得日常的档案管理工作中缺乏执行标准和参考守则，从而使得档案管理工作变得繁琐复杂且杂乱无章，没有明确的档案存贮制度和档案回收方法也使得档案的查找和使用变得更加困难。同时，一些事业单位在档案管理方面也缺乏足够的执行能力，使得档案管理工作的实施缺乏权威性导致档案管理工作效率不高，管理人员的责任心不够强也使得档案管理工作出现管理职能上的空缺，阻碍了档案管理工作的顺利进行。

（三）缺乏信息化的档案管理

计算机技术已经改变了人类的生活方式，为人类的生活和工作带来了极大的便捷，近年来信息化档案管理的优势越来越加突出，他使得档案管理工作变得更加方便、快捷，极大的节省了人力、避免了资金的浪费。但当前一些事业单位还没有将信息化的管理技术全面应用在档案管理工作中，使得档案管理工作变得低效耗时，甚至对已有的电子档案也缺乏足够的监督管理，使得信息化档案管理工作无法正常的开展。

（四）缺乏专业的档案管理人员

档案管理工作不仅具有较强的制度性，同时也要求管理人员具有较高的专业素养和高水平的管理技术。对于档案管理人员来说，不仅应该具有良好的职业责任感还应具有较好的专业管理水平。但是目前我国的一些事业单位还没有专业的、固定的档案管理人员，有的单位还依靠其他部门的人员来兼职管理档案工作，这就使得档案管理工作人员的职责不够明确、无法随时随地的处理档案管理工作。并且有的事业单位档案管理人员变动频率较高，将档案管理工作视为应付上级组织的检查，使得档案管理人员缺乏足够的管理知识、对业务不够熟练，从而使档案管理工作不能正常进行。

三、优化事业单位档案管理制度的途径

（一）重视档案管理工作的宣传

通过各种途径宣传档案管理工作的重要性可以在一定程度上促进事业单位档案管理制度的改革，如结合单位的具体档案管理情况通过报纸、杂志、网络等途径普及档案管理在事业单位人力资源开发方面的重要性等。人民群众通过一系列的宣传教育工作可以了解到档案管理工作的重要性及其对社会服务的关键性，从而推动事业单位档案管理工作的发展。

（二）重视档案管理制度的执行和制定

档案管理制度的制定是档案管理工作正常进行的基础，因此事业单位要重视档案管理制度的制定和执行。并且在对事业单位档案管理制度进行优化时一定要注意对制度的落实，规范档案管理人员的行为准则，严格按照管理制度进行操作，同时建立相应的监督管理守则和绩效奖惩制度，促进档案管理人员自主的执行档案管理工作制度，提高他们的工作积极性，在工作中不断改进已有的管理制度使得档案管理制度变得更加全面和完善。

（三）加强档案管理人员的专业培训

新的档案管理形势要求档案管理人员必须同时掌握传统的档案管理技术和当代的信息化管理技术，所以我们必须建立专业水平较高的管理人员队伍以跟上档案管理制度的前进步伐，对档案管理人员进行定期的培训以增加管理人员的专业水平和档案管理知识。

（二）提高檔案管理员专业素质，强化数字化管理意识

完善档案管理工作人员的队伍建设的具体措施，首先要事业单位自上而下加大对档案管理工作的重视程度，安排并设置专人专职的负责档案管理工作，提高档案管理工作人员的薪酬待遇，以挖掘人才、留住人才；其次要严格设置档案管理工作人员的准入制度，岗位任职要求必须是受过专业档案管理教育、拥有扎实的理论基础的人员方可胜任；最后要加强档案管理工作人员信息现代化素养的培养训练，定期开展培训指导学习档案管理软件等操作，为事业单位推进信息化、网络化档案管理工作夯实基础。

四、结语

经过前文总结我们不难发现，对于当前阶段的事业单位来说，档案管理这项工作是非常重要的，其本身已经成为档案工作正常运转必要日常工作，在整个事业单位的管理工作当中处于非常重要的位置。所以作为事业单位的工作人员来讲，也应该对于这项工作给予足够的重视，建立一套完善的保证体系，这样才能给管理工作的进行提供必要的依据。本文针对事业单位档案管理工作当中的相关问题进行了一些分析和探讨，希望可以给相关工作的开展提供一些参考。

参考文献：

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