人事档案数字化在人事管理中的重要性

韦艳

[摘 要] 随着现代网络社会的不断发展与进步，网络技术为各领域提供了先进的技术支持，有效提高了工作、生产效率与经济效益。在人事档案管理上，网络技术同样具有积极的作用，人事档案实行数字化，是当前社会发展对人事档案管理的基本需求，更是人事档案管理工作最大化体现其自身价值与可持续发展的必然选择及趋势。因此，为了进一步提高人事管理工作的效率，对人事档案数字化在人事管理中的重要性进行了阐述。

[关 键 词] 人事档案；数字化；重要意义

[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）13-0095-01

我国人事档案管理在不断发展过程中，其作用能效与地位越来越高，受到相关企业以及组织机构单位的高度重视。在网络信息技术发展日益成熟的今天，效率是所有事物开展过程中所重视的一个问题，如何才能提高人事管理的综合水平，实现人事管理可持续发展，是目前人事档案管理人员要深思并急切解决的主要问题。而基于网络技术，构建人事档案数字化工作模式，能促进人事档案管理各项工作的发展，对人事管理工作具有重要意义，这也是提高人事档案管理工作效率及综合水准的有效途径，因此，人事档案数字化势在必行，以便实现人事档案管理的可持续发展。

一、人事档案数字化可促进现代人事管理

人事档案数字化对人事档案管理现代化网络发展至关重要，是其发展的基础保障条件。人事档案数字化模式，是建立在网络信息技术的前提下，以网络技术为依托，充分科学合理地运用网络技术自身的优势，将传统手工纸质档案在扫描仪器的辅助下，将所有人事档案信息成功上传到电脑中，也可以将这些拍成照片储存在内存卡中，这种保存方式是安全长效的，不会丢失，随用隨看，方便快捷。将这信息传到电脑后，通过档案信息平台系统，能将这些重要的档案信息资料统一汇聚到管理系统中，人事档案信息管理系统的功能全面、能效巨大，不仅能准确便捷地存储档案信息，而且包含采集与查找的功能，极大程度地缩短了管理人员的工作时间，比如，在档案搜集、整理、类别、对外借用等工作，都可以通过档案信息平台系统来实现，而且还能实时在线共享，促进了人事档案管理的现代化发展。

二、人事档案数字化可提升管理综合水平

人事档案数字化能有效提高人事档案管理的整体水平、工作效率以及服务质量，有助于提升管理的综合水平。过去，档案都是纸质的呈现形式，想要查找相关档案信息就要首先找到档案信息的类别，然后在其中慢慢寻找，随后再对档案进行全面分析，这样的工作流程不仅效率低，同时还会影响分析结果的科学准确性，并且在档案的管理、存储以及使用能效上都有许多不便。而人事档案实行数字化模式，将所有档案信息转换成为电脑所识别的特殊代码，在查找与使用上都提供了较大的便利条件，不仅能迅速找到所需档案信息，同时在对关键字搜索时，会把与其有关的所有信息内容呈现出来，精准而全面，可以将人事档案信息的使用效率发挥到最大。此外，通过先进的档案信息管理系统平台，还具有人事信息申请以及检索为一体的功能，摆脱了时空的约束及限制，体现了人事档案管理的与时俱进，同时创新并提高了服务质量，拓展了人事档案在社会上的利用范畴。

三、人事檔案数字化可提供信息参考依据

人事档案数字化有助于更好地被挖掘及使用相关重要信息，为企业及各机构的领导提供有利的信息参考依据。无论是社会企业的发展还是具体的教育机构，其重点都是人才的建设，这样有利于企业及院校的现代化发展进程。因此，如何才能让领导充分了解人才或员工的基本情况信息，从而使相关事项的决策更具现实意义，人事档案管理人员要加强对这一问题的重视。人事档案实现数字化，领导能通过其构建的网络系统平台，随时对自己所需的信息进行搜索，找到相关内容，并能将个人信息标注得极为详细，除了基本信息还包括个人成就等，高效、方便、全面。同时，还能对信息按照类别以及内容等方面，进行快速准确整理，为其他工作提供有利参考数值，更有利于人才各方面能力的提升。

四、人事档案数字化可加强安全信息建设

人事档案数字化属于安全信息建设中的重要组成部分，是确保人事档案管理安全的前提条件。人事档案管理由于工作流程繁琐，工作内容复杂多样，在对档案信息进行采集、整理、分类、保存以及使用时，会因为自己的忽视而造成相关工作的遗漏，埋下安全隐患，不利于人事档案管理的发展，对档案信息的安全更是产生了严重的威胁。因此，人事档案管理通过网络系统平台，能建立信息保护密码锁，并能将所有信息内容或是一切数据进行无限备份，以免发生紧急情况造成系统黑屏或是被病毒入侵，造成数据丢失。通过设置密码，想要进入平台查找资料，就要输入正确的密码，充分提高并加强了人事档案信息的安全性。

综上所述，人事档案数字化对人事档案管理具有重要意义，不仅能促进人事档案管理网络化发展，同时还能为管理决策提供相关的信息参考依据，提高档案信息安全，从而全面提升人事档案管理水平，实现其可持续发展。

参考文献：

[1]刘洋，王春梅.人事档案数字化在人事管理中的重要性[J].企业改革与管理，2016（21）：30-32.

[2]杨超.高校人事档案管理中的数字化服务[J].江苏教育学院学报（自然科学版），2011（3）：25-26.