实验室档案管理模式研究

杨娜

【摘要】检验检测实验室的档案管理是实验室运行体系中的重要环节，是保证实验室体系管理文件化的重要组成部分，档案管理关键点的质量控制促进检验检测实验室的发展和完善。本文分析实验室档案管理工作存在的问题，并提出相关的对策，以促进实验室档案管理工作的顺利开展。

【关键词】实验室档案；档案管理；管理措施

一、实验室仪器设备档案管理概述

仪器设备作为实验室最主要的硬件设施，其档案管理也是仪器设备日常工作的重要组成部分，承载着仪器技术资料的收集、整理、归档、鉴定等任务。科学有序的档案管理是仪器高效利用的前提和保障，做好仪器设备档案的管理意义重大。一是仪器设备是实验室开展检测工作得出科学结论的重要渠道，从侧面反映着实验室的检测水平，仪器设备档案“记录”着仪器工作过程，为仪器设备正常运转提供了重要技术基础，同时也记录着仪器检测过程中所产生的信息数据源，仪器设备档案管理平时记载的设备数据信息，为仪器设备的正常运转及维护环节提供支撑。二是建立仪器设备档案，不仅可以明晰单位的设备容量，而且对资源的优化配置提供有效的科学依据。随着科技的发展在检测过程中的作用越来越重要，检测机构对仪器设备的引入不断增多。

二、实验室档案管理不足之处

（一）档案每年都会有变化，导致档案管理有难度

实验室的档案数量庞大，包括人员档案、记录档案、设备档案、财务档案等，每年大量的档案都要根据实验室的需要进行改动，每年的档案都会出现大量的添加和改动，改完后又重新入档，花费大量的人力和时间。比如每年的人员培训、仪器设备的期间核查和检定校准、检测报告等各种工作最终都要把相关文件归档。

（二）档案管理缺乏完善的制度

许多检测机构没有专门的档案管理员，即使有也大多是兼职，往往是每个科室自己管理自己的档案，即使有专职档案管理员的实验室，由于没有完善的档案管理制度，档案的管理水平也参差不齐。我作为专门的档案管理员，对本部门内的合同档案、检测报告档案进行管理，建立完善的档案管理制度，档案的管理水平不断提高。

三、实验室档案的建设

（一）建立和完善档案管理制度，对档案管理人员进行系统培训

实验室的各项工作必须严格执行实验室制定的管理体系文件的各项制度和操作规程，以使实验室的管理体系正常有序地运行，还应定期进行全面质量管理及档案管理意识的教育培训。实验室应设立专门的档案管理部门，资料工作全部交由该部门统一管理，一线的检验室工作应该结合档案管理的要求进行，档案人员不仅仅是单纯的资料文件的管理，还应接近、了解整个实验室的工作流程，从而减少实验室各部门间的重复工作；由于检测工作的专业性强，应对档案管理员进行系统的培训。

（二）提升全体实验室人员的档案管理意识

档案管理采用一人统筹，全员参与档案建设工作的管理办法，不断增强档案的管理意识，将档案管理工作与人员分工挂钩，即每个人在本职工作中负责的材料及时收集、整理、录入和归档，既节省了人力资源，又能及时有效地进行档案管理。其中重要的部分如器设备、环境安全、合同、检测报告等专设分项负责人，由其组织和协调该类档案的管理工作，做到归档内容明确、职责明晰，落实到人。

（三）建立仪器设备档案管理规范，使档案管理有章可循

在日常工作中，严把操作流程、细化工作制度；切实抓好基础工作、交接与借阅工作、责任落实到人；仪器设备档案管理重在归集和建档，在归档的材料上，字迹工整、图像清晰，杜绝使用铅笔，绘画笔等不利于保存的介质；要認真做好仪器设备的静态及动态的记录工作，各项仪器设备记录都必须认真做过归集工作，确保档案记录保存真实、准确、全面；建立仪器档案维护登记薄，了解仪器设备的特性，遇到问题迅速上报及时修缮，建立岗位责任制，以便后续工作的开展。

（四）检测机构合同档案管理

合同的签订是保证检测工作高效开展的起点，因此，在合同的签订过程要保证供应商资质等内容符合单位采购要求，必须建立完善的合同档案。合同档案包括签订的合同、合同评审等多项内容。档案管理人员应该切实做好合同档案收集、整理、匯总和归档工作，并实现动态化管理。在进行具体操作过程中应该注意以下几方面内容。首先，保证一合同一档，对所有合同都建立独立的档案。同时，为了方便对档案进行管理，了解供应商资质变化情况。其次，做好日常文件收集整理工作。要将文件材料收集始终贯穿于日常工作中。

（五）实验室检测报告管理

检测报告作为最终呈现给客户的产品，做好检测报告副本的归档工作尤为重要。面对如此复杂的质量体系文件，就需要建立检测报告的编制与管理程序，对检测报告进行全面控制，对检测报告的编制、签发、存档、修改实施管理和控制，确保检测数据结果和检测报告正确、有效、安全、保密。

四、结语

综上所述，档案管理是包含在整个实验室检验过程中的，不仅忠实地记录和保存了实验室体系运行的一切信息，还能反馈实验室的检验检测工作，使之更加完善。同时，还要认清档案管理的科学发展性。随着时代的进步，实验室自身也要不断发展完善，这就要求实验室的管理部门要定期进行相关人员质量意识的教育培训，各项工作要严格执行实验室的操作规程，同时还应提高档案管理人员的素质和责任心。

参考文献

[1]权宇彤，闫国栋，孟威.大型仪器设备档案及配件管理建设[J].实验技术与管理，2016，33（08）.

[2]李建军.浅谈如何做好生物实验室档案管理[J].未来英才，2015（02）：123.