档案管理信息化建设的现状及对策

付振萍

【摘要】本文主要从当前档案管理信息化建设的现状出发，分析当前信息化建设存在的问题，并提出应对措施，以推动信息化建设的进程，促进档案管理信息化的发展。

【关键词】档案管理；信息化建设；对策

一、企业档案信息化的作用

企业档案信息化建设需要利用互联网信息技术，对企业档案进行智能化管理。企业的档案管理需要进行统一的规划和组织，以便提高企业档案管理效率，让企业的档案和资料能够快速地被调用，极大程度地节约人力资源和提高办事效率。讓以往纸质的档案变成电子档案，以更加便捷查阅的方式面向用户，同时优化档案管理的过程。企业档案信息化可以用更加科学的思想和方法作为保障，运用现代化的技术对档案资料进行管理，优化管理的效率。企业档案管理信息化建设旨在随时为企业提供高价值的信息和资料，让档案的利用率更高。

二、档案管理信息化建设现状分析

（一）信息化基础设施薄弱

档案本身的性质决定档案信息化建设必然需要一定的软硬件基础，比如局域网、性能良好的电脑、档案数据库以及大容量服务器等等，同时还需要开发档案管理专用软件，加强档案网络日常维护管理工作等。然而，档案管理部门本身不具有盈利水平，无法通过提供社会化服务获得相关的收入，资金方面的拨付往往难以满足信息化建设的资金投入，导致档案管理信息化基础设施较为薄弱。

（二）档案本生性质的影响

对于档案的原始记录性，其表现为在档案的内容上和档案的形式上，由于目前当事人的亲笔手稿、单位盖章及领导的亲笔签名等原始记录才有相关法律凭证作用。然而在现今档案管理的信息化中，档案主要以数字化、电子文档等新形式保存，所有内容的修改在电脑上进行，导致作为档案原始记录性的内容不存在。如何判断其是否具有法律凭证作用，已成为档案工作的新课题，起到数字、电子文档能否转变为档案的关键环节。

三、档案管理信息化现状的应对措施

（一）加强信息化人才队伍建设

当前，信息化建设已成为大趋势。有关部门应加强对档案管理信息化的重视，聘请专业人员对学校档案管理人员进行培训，加强档案管理人员对档案管理信息化建设的重视，摈弃传统思想观念，主动树立正确的服务观念，更好地投入到档案管理信息化建设中去。加强人才队伍建设，建立合理的人才选拔标准，提升档案管理人员的综合管理素质，以继续教育、讲座、岗前培訓等形式对档案管理人员进行培训，提高档案管理人员的信息软件使用能力、信息处理能力，以促进学校信息化建设的发展。

（二）做好基础性工作

企业档案信息化建设的基础工作是一切工作的前提，只有在前期做好信息的采集和归档的工作，才能让企业档案信息化建设稳步发展。在进行基础工作时要对企业档案资料进行分类，将核心资料和档案妥善处理，加强信息的安全，防止档案和信息的丢失。针对企业档案建立其强大的档案和信息资料库，并且与其他部门进行工作的对接，做好档案和资料的归档工作。

（三）加快标准规范的制定

企业档案信息化建设需要制定标准和规范，这是档案信息化建设的必要条件。很多企业的标准还不明确，所以企业的档案部门要加快这一标准的制定。企业档案信息化建设对数字档案的信息和标准都有较高的要求，所以在档案的接收和保管上都应该有规范性的原则和标准，让企业档案的传递和利用更加有序，企业档案信息化建设的运行更加有章可循。

（四）有效整合档案信息化建设与电子政务建设

档案信息资源作为电子政务建设当中不可或缺的公共信息资源，要想进一步保障档案信息化建设的成效，应当有效整合档案信息化建设与电子政务建设。这就需要将档案信息化建设纳入政府电子政务建设的层面去进行规划，使得档案信息化建设、信息资源开发能够与电子政务进行有效的整合。对档案部门来说，应当主动加强与电子政务建设机构的交流，统一协调信息化建设，主动争取把档案信息管理归纳到电子政务建设当中，依托我国电子政务内网建设，构建部门网，建立档案管理主页，积极发布档案政务相关的信息资料。除此之外，档案管理机构应当加大网站方面的建设，在互联网中主动实施现行文件服务中心查询与馆藏档案目录检索方面的服务，以便于相关资料的共建共享。

（五）保障网络安全，完善数据库建设

因档案的特殊性、保密性，为避免用户信息流失，必须加强档案管理的安全措施。档案管理人员应根据用户信息的不同，进行等级划分，并设置相应的权限管理。电子设备应采取一定的安全维护措施，如定期进行杀毒，完善系统漏洞等，防止不法分子攻击。在管理过程中，应制定严格的管理方案，提高档案信息化建设的标准。

四、结语

综上所述，档案管理信息化建设是一项系统、繁杂的工程，其不仅关系到档案管理工作的质量与效率，并且还关系到事业单位未来的发展。这就需要各个事业单位高度重视档案管理工作，正视当前档案管理信息化建设存在的不足，针对这些不足制定针对性的解决措施，通过加大各项基础设施的建设力度、统一制定档案信息化规范标准以及有效整合档案信息化建设与电子政务建设，全面促进档案管理信息化建设的有序进行。

参考文献

[1]程文富.提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略[J].事业单位改革与管理，2016（02）：23.

[2]张静.论档案管理信息化建设存在的问题与对策[J].东方企业文化，2015（15）：56～57.