信息时代档案管理工作的实践与创新

徐晓兰

【摘要】随着科学技术的飞速发展，信息化技术的应用逐渐普遍化，进而对我国现代社会的发展起到了一定的促进作用，然而虽然信息技术的发展为企业的发展提供了一定的便利性，但也带来了严重的挑战，促使市场竞争日益激烈化。因此企业若想得到更好的发展，就一定要加大创新管理力度，结合时代的发展背景，从而提高档案管理的信息化建设水平。

【关键词】信息时代；档案管理；实践；创新

一、档案管理信息化的重要优势

（一）信息采集更便捷

在信息时代，档案管理工作实现信息化发展与建设已经势在必行，而信息化的档案管理工作在采集信息方面，能够有效利用计算机网络的高效性和强大的交互性、共享性等重要优势，用最短的时间搜集整理出海量的档案信息，在有效保障档案信息采集时效性的同时，进一步加快了信息的采集速度，为有效提升档案管理效率奠定了良好基础。

（二）档案管理更高效

通过推动档案管理信息化建设，在档案管理工作当中积极运用包括电子计算机以及现代信息技术等，能够将原本分散的档案信息进行集中处理，而通过将不易保存和运输的纸质版档案汇总整理成电子档案，并将其上传至相关管理库当中能够实现对档案信息的永久、妥善保存。尤其是在借助专业管理软件下，使得档案信息分析、处理速度更快，准确性更高，对于提升整体档案管理水平具有积极意义。

二、信息时代下档案管理工作面临的问题

（一）管理软件缺乏通用性

随着档案管理信息化的发展需求逐年增加，现阶段已经有很多档案管理系统无法满足档案管理与电子政务系统、办公自动化系统统一发展的要求。此外，各地区档案部门没有统一的计算机型号和规格，均是自主开发的应用和档案管理系统，所以不能相互协调通用，阻碍了档案管理信息化、现代化前进的步伐。

（二）标准化、规范化程度偏低

在当前的信息时代，由于档案管理系统都是个人开发，网络档案管理的基础工作却并未做到标准化和规范化。档案信息管理系統的形式各有不同的情况非常明显，这使得网络档案管理工作缺乏规范性、服务性、共享性，无法满足信息时代下档案信息资源共享的要求。由于种种因素的影响，大部分系统软件的兼容性相对较差，而且至今为止尚未形成统一的标准化档案。

（三）档案的安全性和保密性有待加强

网络给人们带来了诸多方便，但不法分子也会通过网络技术和计算机技术对原始档案信息进行篡改、窃取，甚至是删除和损坏。同时，电子档案文件的存储方式多种多样，一旦遇到计算机系统瘫痪或者不法分子网络攻击以及进行病毒传播时，就会使档案遭到损坏，甚至造成不可逆转的局势。

（四）档案管理人员的素质有待提升

现阶段，各级各类档案管理机构中的档案工作者是以往档案专业人员，虽然他们具备专业的档案管理知识，但是否具备信息时代下应当具备的信息素质是无法估量的，甚至有些年长的档案管理人员无法适应网络工作环境和计算机工作环境。

三、信息时代档案管理工作的实践与创新

（一）思想观念的创新

一种是将有用信息转变为意识的积极观念。档案管理工作十分复杂，档案信息库非常巨大，现实中各类档案被分散保存在各个单体档案中，在有需求时，将相关档案文件寻找归类，发挥其根本作用，所以讲档案信息进行编辑整理加工为更加直接的信息是档案工作的关键。另一种是利用档案更加便捷有效率的观念。在档案管理工作的过程中应该认识到管理档案的根本在于将档案信息有效的利用起来，从思想观念方面入手，提高对工作的认识和重视程度，这样才能更好的提高工作效率，对档案信息加以有效的运用，这样才能将档案管理工作的价值发挥到极致。

（二）管理方式的创新

档案信息存放的科技化使手工操作逐渐减少，立卷和检索更加方便科学，也使保管和统计工作节省了更多的时间，档案存放与物质载体的分散更是让档案管理工作上了一个台阶。对档案信息的进一步检索和传输要通过更加独立的科技储存形式来实现，就要对档案管理信息做到更深层次的利用。

（三）服务方式的创新

第一，丰富创新档案服务的内在。由于社会经济水平的提高，档案服务的范围愈加广泛，内容愈发丰富，因此丰富创新档案服务十分重要。第二，由于科技的进步，信息化技术也有了长足的发展，档案服务的方法隨着档案工作条件的不断变化和改进，也不断进行创新。因此需要在现实中不断对服务方式进行创新，在实践中进行丰富及改善服务活动。工作过程中，必须不断改善档案服务的现状，使其更加主动及时和有针对性，不断加大对档案工作各方面的研究，在了解档案工作的需求方面更应重视，实现档案服务障碍的进一步减少，创新服务。

（四）加强档案信息数据库的建设

建立健全数据库要从基础细节一级级着手，在长时间的建立过程中，必须将计算机技术与各项档案管理工作相协调，充分利用计算机技术的有效性，将数据与档案目录有机结合、协调发展。

四、结语

总之，若想使档案管理工作实现最佳效果，就一定要顺应时代的发展步伐，选择科学合理的档案管理模式，不断创新自身的档案管理理念，进而最大限度提高档案管理工作的效率和质量。

参考文献

[1]张玲.分析信息时代下档案管理工作的创新发展[J].赤子（上中旬），2015（01）：150.

[2]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界（理论版），2012（10）：78～79.