企业档案管理措施与效果研究

范天威

摘 要：档案管理是企业在各类管理活动中所形成的具有保存价值的文献、音频、照片、影像等资料。企业档案记录着一个企业的发展历程，是一个企业管理水平的象征，可见良好的档案管理对企业发展的重要性。

关键词：企业；档案；措施；效果

企业档案管理亦称档案工作，是档案管理人员对企业内部各类纸版文件、档案信息、光盘文档等提供管理服务的总称，也是企业管理最基本的部分。本文就企业档案管理措施与效果分析进行简要阐述。

一、企业档案管理存在的问题

（一）管理人员后续对档案管理工作管理乏力

企业在建立之初，管理者的管理积极性颇高，各项工作亲力亲为、严抓紧抓，对企业管理工作相对重视，而员工工作初期工作热情度高，双向结合，使企业档案工作有序开展，而当企业运行到一定程度时，管理人员逐步将管理重点转移到企业经营的外部运营上，内部管理缺乏持续推力，加之档案管理工作性质枯燥，员工出现工作疲劳，管理人员后续对档案工作管理乏力，档案管理日渐懈怠，所谓“上层不抓，下层松懈”。

（二）管理制度不规范

档案管理人员的专业技能低、管理制度建立不完善、管理工作缺乏重视度是企业档案管理不规范的主要映射。首先企业管理人员片面的认为档案管理就是将日常纸版信息分别归档，未能对档案管理人员进行系统的培训，导致人员专业技能过低。其次企业档案部门未能制定统一的档案管理制度，企业内部制度多但不精简，导致各档案管理人员以个人意识为主导思想管理档案，如未经上层各主管人员许可随意借阅、销毁文件等问题层出不穷。各类文件管理、档案管理等制度形同虚设。最后，归根结底，管理制度不规范，主要问题在于企业上层管理者对档案管理工作不够重视，使得档案工作过于混乱。

（三）档案管理基础设施落后

档案管理人员主要负责档案收集、整理、保管、编目、检索、统计，档案室需要多种设施来辅助档案管理，而企业注重的则是企业外宣、厂区绿化、办公区域建设等，忽视了档案室的建设，档案室内仅放置几组档案柜和单机电脑，档案室基础设施过于落后，较多工作需要手工完成。如档案管理人员手写卷内目录、文件索引等，导致档案盒外部既不美观也不利于字体查阅辨认。而随着企业的不断发展，各类档案逐步增多，“简陋”的档案室已经不能满足企业存储各类档案的需求，急需增设先进设备及扩土建设。

二、企业档案管理措施与效果分析

（一）完善管理制度，加大重视力度

针对企业档案管理制度多而不精的现象，档案部门召集企业各管理人员制定统一的档案管理制度，制度一经落地，全员培训，从上到下遵照档案管理制度办事，形成统一管理模式。如档案室只配发给档案管理员钥匙，无关人员不得随意配置钥匙，避免其他人员擅自进入档案室翻阅文件；建立借阅登记表，人员借阅档案时，在登记表上记录借阅时间、人员姓名、借阅部门等有效信息，保证借阅的文件可以追溯到个人，及时追还档案，避免重要档案丢失等。同时上层领导要加大对档案室的监管力度，如每月巡查一次档案室，检查档案管理人员是否严格按照规章制度办事。上下齐心，力争把档案管理工作做到更好。

（二）扩大档案管理基础建设

档案室是企业的一个重要组成部分，企业应不遺余力，加大资金投入，扩大档案室基础建设。随着企业的不断壮大，纸类文件、图像文件、视频文件等有保存价值的文件逐渐增多，档案室需要增加档案柜、打印机、扫描机、彩喷机等设施，提高档案管理工作的效率，增加归档文件的美观度。因档案室内保存的文件需要长期保存，故要保证档案室的“七防”设施建设，避免文件损坏。

（三）加强人员培训，提高人员素质

1.档案管理是一门重要“学科”，企业管理者要摒弃以往对档案管理的错误认知，要重视档案管理人员的培训工作。通过培训，人员自我完善，提升专业技能，只有在不断的培训中，人员才能触及到先进的档案管理方式及管理理念，培训中发现自身不足进行自我改进。如人员档案的管理，起先是以姓氏为排列方式，档案盒外部编写数字序号，有新人员入职，需要重新编排数字序号，耗时耗力，通过培训，学习新的归档方式，企业中存在多个姓氏相同的人，以姓氏为开头搭配数字，编写档案名称，以“李” 姓为例，L—1（李某），L—2（李某某）以此类推，新人员出现“李” 姓时，直接插入到“L”档案序列中，并逐次标注L的序号即可。

2.制定档案管理人员的工作职责，根据个人工作能力，划分工作内容，档案管理人员各尽其责，在日常工作中，针对管理工作的不足相互探讨，借鉴其他企业运行较好的管理方式，逐步完善自身不足，提升人员技能，总结好的管理经验，并运用到档案管理中。

（四）引进信息化建设

“信息化建设”这个词语，对于当下的我们并不陌生，网络时代涉及到各个领域，一切领域都受到信息技术的影响，企业档案管理也需要引进现代化信息技术，如人员档案不再只停留在档案袋中，引进软件技术，将人员信息录入到信息系统中，档案管理人员可以通过人员信息系统查询信息，不需要在案室翻阅人员档案，省时省力，减少档案管理人员的工作量，同时使原本枯燥的档案管理工作变得有创新、有挑战。

三、总结

档案管理工作就其本身的性质来看，实际上就是一项辅助企业管理和服务的工作，是衡量一个企业管理水平的重要特征，是为企业发展提供坚实后盾的基础保障，由此可见，档案管理对企业蓬勃发展起到至关重要的作用。

参考文献：

[1]姜云娜.浅谈档案工作的规范化、标准化管理[J].科技创新导报，2011（05）.

[2]陈亚敏.推行档案工作规范化与标准化浅谈[J].商情（教育经济研究），2008（06）.

（作者单位：黑龙江北大荒种业集团有限公司）