试论如何做好企业实物档案的管理与利用工作

孙威军

摘要：企业实物档案是内部人员和单位在各个执行工作中形成的，对其保存具备一定价值。企业实物档案为一项历史记录，为档案管理工作中的主要部分。基于其具备的原始性、直观性特点，需要通过多维立体化形式来实现，这样在市场竞争发展下，才能达到有效的经济发展作用。因此，中国石化西北石油局西北油田分公司档案管理中心根据工作经验，为其提出了管理和利用想法。

关键词：企业；实物档案；管理；利用

在企业发展中，对档案进行管理，能促进企业的生产和经营。因为档案为企业的主要部分，为了促进企业的进步和发展，需要对其进行管理和利用，积极对档案管理工作分析和总结，这样在整体上，才能获得有利发展地位。

一、加强宣传

对企业实物档案进行宣传，需要在企业实物档案管理工作中，建立一体化体制。基于管理制度的构建，需要对企业实物档案进行收集、整理以及归档等工作，保证各个执行程序都能按照一定规范来执行[1]。同时，还需要对《档案法》进行宣传，保证档案收集工作的获取。还需要引起企业员工认识到企业实物档案的重要性，将其与文字、图纸等进行结合，促进管理工作的统一化。当发现一些特殊原因的时候，需要针对企业实物档案，对其拍照留念，办理相关手续。各个单位和个人不能对其私自保存。企业实物档案管理人员要具备较高责任意识，保存一些有价值信息，从而避免企业实物档案的丢失。因此，在企业逐渐发展下，为了能满足多方面的发需需求，在对企业实物档案进行管理和利用的时候，要对其积极宣传，使人们认识到企业实物档案的重要性[2]。

二、实现归档工作

促进企业实物档案归档工作的完成，保证给人们信息查询提供方便。在实际工作中，需要在几点对其完善。

第一，当对企业实物档案进行归档的时候，工作人员要对企业实物档案的相关信息进行分析和了解，促进手续办理的合理性。档案人员还需要对企业实物档案进行收集、拍照归档等，对照片进行管理，以实现多个方面的执行和发展。

第二，对企业实物档案科学分类管理，保证后期工作的时候，实现良好的开发和利用。企业实物档案按照种类进行划分，其存在的方面较多。所以，在对企业实物档案进行管理的时候，需要基于一定单位来实现。比如：一张奖状、一面锦旗等。还需要按照企业实物档案的类型进行排列，如果在相同种类中，按照时间对其归档。在能保证企业实物档案外观的情况下，还需要将其放在合理位置，并为其贴上标签。标签上，要包括编号、时间以及期限等，保证在保存的时候，能促进企业实物档案之间的联系。

第三，当工作人员对企业实物档案工作进行归档的时候，需要对周边环境、存在的历史环境等进行分析。当对企业实物档案进行编写名字的时候，要标好其存在的单位、称号或者级别等，并具体到个人、职位、时间等。

第四，在对企业实物档案进行编制目录的时候，需要按照一定方案和顺序对其分类和编号。针对企业实物档案的目录，需要在期间包括编号、年度、责任人员、外观特征、数量、期限等多个方面。还需要将其装订，并为其编制封面，确保其完整性。

第五，针对编制检索工具，需要根据不同角度和不同方法进行思考，保证能满足多方面的发展需求。在该工具使用下，将为其提供优质、高效的服务[3]。

三、对档案进行保管

加大力度对企业实物档案进行保管，保证企业实物档案的整体安全。因为企业实物档案载体形式多种多样，其材料大小不一样，如：奖杯、牌匾、工艺等，他们的载体信息很多为镀金、油漆形式，当不小心将其损坏的时候，将无法还原。所以，在对企业实物档案管理工作中，相关部门要在日常工作中对修复技术进行研究。比如：构建专用库，能在内部存放企业实物档案，保证整体的清洁性，对锈蚀、虫蛀现象进行预防，以确保企业实物档案的整体安全。针对一些频繁使用的企业实物档案，要对其定期更换，尤其是资质证书等，在归档的时候，都要对其备份，并按照一定程序进行保存。在档案袋上，还需要为其标明档案号、名称等信息，这样不仅能对其详细分析，也能为查找工作、利用工作提供方便。

四、实现多渠道利用

为了保证企业实物档案价值的实现，需要在多渠道上利用多形式实现全面利用。在实际工作中，主要表现为两个执行方面。

第一，档案部门要在工作中积极开展形式多样的企业实物档案展览，保证企業文化的充分发挥，促使其作用的实现。根据对企业实物档案的利用，还需要在工作中为其举办主题不同的展览。比如：对企业成立到发展中整个过程进行展览，利用企业实物档案能会议企业历史发展情况，也能对企业精神传递，基于企业的新理念，能激发工作人员的参与积极性[4]。

第二，为企业实物档案设立荣誉室。构建过程中，可以利用企业实物图片、文字信息等，对单位内的实际发展状况进行展示。也可以将社会贡献作为主题，展示出企业获得的奖杯、称号等。还需要引导员工积极参与其中，接受领导的参观，这样在整体上才能获得良好的发展效果。员工在积极参与中，能发挥创新性，也能积极渗透到工作内部，保证企业整体凝聚力的增强，从而促进企业各个工作的积极发展。不仅如此，因为企业实物档案能为客户了解提供信息和重要依据，客户通过这些实物、图片、文字的介绍，对企业充分掌握，也能增加企业和客户之间的距离。这样不仅能提高企业的市场地位，也能在发展下，获得稳定发展。

五、总结

基于以上的分析和研究发现，在我国社会逐渐进步和发展的今天，对档案进行管理，是企业当前解决的主要问题。通过多个渠道，提出适合企业的档案管理方式，将促进企业的整体进步和发展。

参考文献：

[1]何晓晖.企业实物档案管理利用[J].铁道勘察，2012，38（3）：104-106.

[2]顾清华.企业实物档案的开发与利用[J].档案管理，2011（2）：94.

[3]张建英.浅谈化工企业实物档案的管理[J].内蒙古石油化工，2014（22）：76-77.

[4] 王绯.如何做好企业实物档案的管理与利用工作[J].黑龙江档案，2013（4）：60.

（作者单位：中国石化西北石油局西北油田分公司档案管理中心）