研究生学位档案管理在高等院校的信息化建设

赵海燕 向红

[摘 要] 在高等院校中，研究生学位档案即是学生的学习历史记录，也是学生的科研工作记录，从档案中可以直接反映出高等院校教育水平和管理水平，在高等院校中发挥着至关重要的作用。但随着文档一体化、网络信息化管理的发展不断深入，给高等院校的档案管理带来了新的挑战。因此，结合研究生学位档案管理在高等院校信息化建設的处境和问题进行了分析并提出了对策。

[关 键 词] 研究生学位；档案管理；高等院校；信息化建设

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）22-0154-01

研究生所具有的高学历在国家培养高学历人才的过程中发挥着至关重要的作用，而与之相关的研究生档案更是有巨大的实际价值，不仅展现了研究生的学术水平和学术思想，而且记录了研究生的学术成果。因此，在高等院校中，对研究生的档案进行收集、整理以及管理就成了高等院校展现管理水平和教育教育质量的重要方式。

一、研究生学位档案管理在高等院校信息化建设的处境和问题

（一）档案管理员综合素质不高，导致档案收集不到位

在现今的多数高等院校中，对研究生的档案进行收集、整理以及管理的人员多半为兼职，不仅缺乏相关的档案收集、整体以及管理的专业知识，而且相关的档案意识也极其淡薄。一方面对档案的收集、整理以及管理工作的认识不足，认为其只是简单的收藏和保密工作，并没有什么收集的效用。另一方面对社会发展趋势的认识不够，在当今计算机技术和网络技术迅猛发展的时代，在档案的收集、整理以及管理过程中，极其缺乏信息網络化管理。在这种情况下，导致研究生档案收集、整理以及管理难以规范化和科学化[1]。

（二）档案保存成本高，利用率低

在完成档案的收集与整理后，相关的档案管理工作所发挥的最重要的作用就是将研究生档案调出，然后供人查询和使用。换言之，只有对档案进行利用，才能最大限度发挥出研究生档案和档案管理所具有的信息资源价值。但就目前的实际情况而言，在高等院校中的管理模式普遍都高度集中，进而导致档案中心处于封闭或半封闭的状态，严重影响档案管理发挥真正的作用。另外，很多院校中的档案管理模式也极其陈旧，导致成本大幅上升，并且也使档案难以真正地发挥出应有的效用。

（三）档案整理、管理方式陈旧，信息化程度较低

就目前我国高等院校的实际情况而言，在网络技术和计算机信息系统方面虽然已经较为完善，但在档案电子化管理方面却没有真正实现。而随着我国人才的不断涌现，研究生档案也在不断增多，进而也就给档案的收集、整理以及管理提出了更高的要求。换言之，过去仅靠人员手工对研究生的档案进行收集、整理以及管理已经不能满足时代的发展需求，而且在档案库房容量方面也提出了新的要求。

二、针对问题所提出的对策

（一）从宣传方面入手，加强档案信息化观念的建设，更好地促进档案收集

（1）在高等院校中，对研究生档案的收集、整理以及管理工作给予足够的重视是至关重要的，并且也应该从观念上对档案信息化管理的可行性以及必要性有一定的认识，从而根据实际情况进行相关制度和管理办法的制定。（2）举办与档案管理工作相关的教育活动，提升学生、老师以及档案管理工作人员对档案收集、整理以及管理的重视程度，从而促使研究生注重档案材料的完整性和真实性。（3）提升学生、老师以及科研人员对档案资料的利用率。（4）对档案信息化有一个全面客观的认识。

（二）及时进行归档和整理工作，并对归档内容进行明确

在档案的信息化建设和管理过程中，电子文件的归档和管理是至关重要的，也是现今有待加强和解决的问题。（1）在高等院校中，高效应该加强电子文档的鉴定、著录以及归档工作，使电子文档具有完整性和真实性。（2）档案材料是具有多种特性的，而在管理的过程中，相关的收集和整理工作就显得十分必要了。（3）因为研究生档案所生产的时间不同，具有分散性，因此，应该根据不同的时间进行不同的档案材料规整，及时做好归档工作并对归档内容进行明确。

（三）大力发展档案管理网络建设，逐步实现数字化管理

在档案信息资源的开发和共享上，档案数字化为其提供了一条新途径，同时，也为研究生档案的开发和利用提供了条件。在高等院校中，相关的研究档案是通过多次试验论证得来的，所以研究生档案具有较高的理论意义和实践价值。而在高等院校中，纸质板的档案材料是较为常见的，而随着时代的发展，网络信息化技术的深入发展，电子版的学位论文已经逐渐进入收集整理阶段，而这样的发展无论是在科研成果的推广上，还是对后人的持续研究上都有着重要的意义。

综合而言，在高等院校中，因为研究生档案经过多次试验论证，具有较高的实际价值和特点，对其进行收集、整理和管理也就成了高等院校非常有必要进行的工作。而现今，随着科技水平的发展，网络信息技术在档案管理中的应用自然而然成了新的发展趋势。

参考文献：

[1]陈爱妩.高等院校研究生学位档案管理信息化建设探析[J].当代教育理论与实践，2011（6）：40-42.

[2]李洪梅.信息技术在研究生档案管理中的应用[J].内蒙古财经大学学报，2013（4）.