通过档案利用统计，加强档案开发与利用

范启慧

摘 要：档案建设是我国现代化建设的重要组成部分，我们必须很好地开发利用档案信息资源。本文阐述了当前档案管理的现状及利用统计加强档案开发利用工作的途径。

关键词：档案管理；现状；利用统计；途径

档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。 做好档案工作，要处理好两个关系：一是基础工作和研究工作的关系；一是保管、保护、保密和利用的关系。由此可见，档案建设是我国现代化建设的重要组成部分，我们必须很好地开发利用档案信息资源，否则就难以生存和发展。

1 我国档案管理的现状

从档案管理经历来看，大致可以分为三个发展阶段，第一阶段主要是手工档案管理方式，它要求档案管理部门（人员）参照《档案法》的相关标准，收集与整理各类档案，并进行立卷与归档。第二阶段是计算机辅助档案目录管理方式，主要是以单台独立的计算机形式为主，对档案目录进行管理，并以各类小型关系数据库作为档案目录数据的管理平台。第三阶段是依托互联网络，通过大中型关系数据库作为管理平台，实现对档案目录与部分档案实体的扫描件进行管理。新一代的档案管理将是依托非结构化的海量全文数据库，实现对文字、图片、音频、视频等多媒体档案进行一体化的数字档案综合管理。

目前，绝大部分档案管理仍处于第二或第三阶段管理水平，档案管理部门基本上实现了计算机辅助管理，但是仍停留在目录级管理或目录加档案扫描件管理。这样，无法实现直接从网络上查询、调阅档案，查询效率低；同时，也造成了档案信息的深加工和专题编研困难，档案利用水平较低。档案不是通过一定的手段管理起来就可以了，关键是要让用户如何快速、准确、全面地找到需要的目标档案，这才是我们档案管理与应用的目的。

同时，不重视档案利用信息反馈的现象也比较严重。具体表现为：

1、局限于档案利用数据统计，不求档案的实际效益。每到年终编制年报时，都存在只统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷（册）数、页数及复印数据数的现象，而不具体分析通过档案信息资源的开发与利用，所获得的社会效益和经济效益。通过统计档案利用数据，虽然亦能反映档案的利用情况，但这是表面现象，说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说，统计几个数据只能揭示表现现象，而不能揭示档案利用的实质，即实际效益。这是目前档案部门普遍存在的一个问题。

2、在档案部门查（借）阅利用时，只要求填写其利用目的，不求深层次了解，失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下，利用单位和利用人来档案馆查（借）阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“提供××依据”等等。由于不作深层次了解，利用结束亦就了结，而失去了档案利用信息反馈的机会。

档案信息资源的开发与利用，可分两个阶段。第一阶段，又可称初级阶段，即利用者到档案馆查（借）阅档案或档案馆主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第二阶段，又可称为高级阶段，即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信息，事先必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次了解，并一一记录在案，以利日后跟踪调查。

3、有了利用实例，不求汇集编发重返社会。有些档案部门虽也注重档案利用信息反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例束之高阁，不汇编发表，重返社会，影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发，不但会促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档案、了解档案，使档案的使用价值得到进一步发挥，而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。

2 档案信息资源的开发与利用

收集和管理档案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是为了开发与利用。档案管理只是一种必要的手段，其目的还是为了高效利用。对档案进行开发和利用，可以通过多种手段和方式，对利用数据进行统计是其中比较重要的一种。

在现实的企业经营运行中，谈到管理，人们首先想到的是管理体制、经营方式、组织形式、运行机制等，而统计数据的重要性往往被企业管理者所忽视。假如没有科学的统计依据，各项管理就如空中楼阁，虚而不实，管理过程中就不能很好地找到切入点。因此，强化档案工作的数据统计工作，无论是对档案的管理者，还是对查阅者来说同样具有重要意义。

綜观各地各级档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来，即某某年查阅有多少人次、多少卷（册）档案，但该年数百人次、数百卷（册）档案，有什么社会效益和经济效益呢？却一无所知或知之不多。为此，笔者认为档案馆查阅利用情况需要了解和统计，但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫，即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果，除了要求利用者主动反馈信息外，档案馆亦可进行跟踪调查。

开发利用档案信息资源，进行利用数据统计，获得档案实际效益的基本做法：

1、认真做好查（借）阅登记工作。查（借）阅登记是各馆在档案查（借）阅时必须做的一项工作。在登记时，一要认真负责，按项目一一填写清楚，必须填写的项目不要漏填；二要把查（借）阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，如“工作参考”等，而应填明作哪一项工作参考，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。

2、建立用户联系制度。档案在查（借）阅时，一般不会产生效益，而要通过实践，才能反映出档案的实际价值，产生一定的社会效益和经济效益。因此，为了及时获取利用信息，可以建立用户联系制度，即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册，以便与用户联系。档案馆亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户，以利用户及时反馈信息。同时，也可定期召开用户座谈会，以利加强与用户联系，改进我们的工作和服务方法，更好地为社会和用户服务。

3、分发档案信息反馈表。即在用户查（借）阅档案后发给一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。

4、及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息仍要通过编辑再重返社会，这样既可进一步宣传档案的作用和价值，又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案，来利用档案。特别要将实例送给有关部门（单位）的领导，使他们认识档案作用，支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来，便失去了反馈工作的实际意义。

3 结语

综上所述，档案资源在信息化建设中的重要地位已经成为不争的事实。档案利用数据统计是必要的，它不仅是档案工作的一个方面，更重要的是通过这个统计可以更深入的分析出通过利用档案所带来的经济效益和社会效益，因此，档案工作者要进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。

参考文献

[1]张斌等，知识资源管理：档案工作改革的新思路，《中国档案》2004.10。

[2]冯惠玲主编《档案管理学》中国人民大学出版社1999年12月第1版.endprint