青岛市房地产档案信息管理优化策略

摘 要：随着社会经济的快速发展，信息技术已运用广泛，我国已进入信息时代，房地产档案管理也面临着新的改革。近年来，房地产行业发展迅速，它带动着我国经济的快速增长，因此，房地产档案的管理也显得更为重要。为跟上社会进步的步伐，房地产档案管理也需运用信息技术，使房地产档案的管理更高效，更现代。推动房地产档案信息化建设，使房地产档案信息管理水平更进一步。本文通过了解青岛市房地产档案信息管理的现状，从而找出其存在的问题，并提出解决对策，望有利于推动房地产档案信息化管理的发展。

关键词：青岛市；房地产档案；信息管理

1 引言

房地产行业的蓬勃发展推动了房地产档案信息的管理工作。房地产档案管理运用信息化技术将有利于管理水平的提高，有利于管理工作的顺利开展，有利于档案工作的简便和快捷。因此，房地产档案运用信息化的管理将是必然的发展趋势。

2 青岛市房地产档案信息管理所存在的问题

（一）房地产档案信息管理缺乏相关文件支撑，阻碍了档案信息管理的标准化。

房地产档案信息管理缺乏有效文件的引导与和管理，导致其档案信息管理不规范，不严格。青岛市房地产行业发展迅速，有万科房产开发企业的入驻等，使青岛市房产行业的发展更进一步，而在这样的发展背景下，房地产档案的管理工作必须以信息技术来作支撑，才能满足房产行业快速发展的需求。房地产档案管理采用信息技术运用及现代化的管理模式将可以统一房地产档案信息的标准化，规范化及高效化。

（二）房产档案信息化管理及信息化建设工作需加强

1. 房地产档案收集方式单一且收集面较窄

房地产档案资料的形成是因房地产产权交易或房产登记等活动而形成的。随着房地产行业的快速发展，房地产的各项业务也随之增多，且业务种类繁多。如房地产档案的登记业务，虽相比其它业务它的量较少，但也是房地产档案收集的资料之一。青岛市房地产档案主要是根据房地产业务在工作过程中所产生的资料而进行收集，从而成为房地产档案信息。但这些信息不够完整，需根据业务流程前后所产生的信息再次进行收集与整理，从而形成有效的房地产档案信息，而这种收集方式较单一，且它的收集面较窄，没有更多的业务渠道来作为支撑。

2. 重视档案纸质载体，忽视其他形式载体

房地产档案的载体是指它的形式，档案的载体形式是多样化的，如纸质，文字信息，图像，光盘等等。而我国目前的档案载体更多的是以纸质载体为主，而其他形式的载体因出现较少，所以不被重视。但档案的形式各具有其特点及优势，如能合理有效地利用各种档案载体的形式，则会大大提高档案的管理工作。对于档案信息的收集与整理，主要是以纸质载体及电子扫描所形成的图象这两种方式进行档案信息管理。而其他载体却被忽略，没有合理的利用。

（三）管理人员及专业人员综合素质及能力水平较低

房地产档案管理工作对于人才的要求，需要高素质，复合型的人才，因其工作的特点及工作性质的原因。房地产档案具有其保密性，因此，对于档案工作人员在职业素养及心理素质上需要有较高的要求。房地产档案关系着个人的隐私及房地产行业的隐私，在面对档案信息查询工作时，如机构，政府部门等需要房地产档案信息时，房地产档案信息管理人员应严格按照相关法律法规及保密协议，档案管理信息制度来进行工作，确保房地产档案信息的安全性。因此，对于房产地档案的工作人员及管理人员来说，除了职业素养及道德修养外，还需具备专业的知识，对房地产档案工作所需要的技能必须熟知，对相关法律法规，制度，条例必须严格遵守。管理人员还需要对房产行业的房产测绘，房产项目等进行了解。

3 解决青岛市房地产档案信息管理对策

（一）规范房地产档案信息管理制度

房地产档案信息管理需要相关文件来支撑，尤其是可操作性的文件。但我国目前所出台的这类文件都较少，档案信息管理的法律法规也较少有政策出台。而为规范房地产档案信息管理制度，首先，可对房地产档案信息管理工作总结出经验及教训，从而根据自身的管理经验及当地房地产档案信息管理工作的性质及特点制定出有效的管理制度，从而将管理制度运用到实际中，使当地房地产档案信息管理标准化，规范化。其次，可借鉴成功的案例或其他行业对档案信息管理的制度及经验，根据这些案例或有效的管理办法来规范房地产档案信息管理制度，提高房地产档案信息管理水平。

（二）加强房地产档案信息化管理及信息化建设工作

1.完善房地产档案信息收集与整理工作

房地产行业在各个地市或省市都有不同的政策和相关法规，因此，导致房地产档案归档的时间和范围也不尽相同。为能准确收集房地产档案信息，使其完整化，全面化，可将房屋相关的土地登记确权信息，房地产权利人证明文件，登记工作中所形成的申请表，收据，存根及审批表等及房产项目的测绘信息，如分丘图，分层图，分户图等以上资料纳入到房地产档案的收集中，确保房地产档案的规范性及准确性，从而进一步推动房地产行业的发展。为确保房地产档案的可靠性，接受文件时应进行查阅和验证，在登记资料时也应仔细核对等，来保证房地产档案的真实性。

2.重视各类房地产档案载体的形式

随着社会的快速发展，房地产档案载体的形式也是多样化，而载体形式的多样化也提高了房地产档案工作的工作效率，因此，青岛市房地产应重视各类房产档案载体的形式，而随着信息技术的广泛运用，房地产档案载体的形式也能更好地发挥其价值。因此，在房地产档案载体上还可拓宽载体形式，使房地产档案管理工作更便捷，更快速。如在房地產项目建设的初期，可收集与项目相关的档案，如照片等，而在房地产项目的建设中期，可对设计或电子文件进行收集等，来提高房地产档案信息收集与整理工作的效率。

（三）提高管理人员及专业人员的素质

房地产档案信息管理工作因涉及内容较多，且工作较为复杂，因此，需要高素质的复合型人才。可从管理人员的及专业人员的思想素质及业务素质这两方面来提高。首先，是管理人员及专业人员的思想素质，因房地产档案具有保密性，对于档案信息的安全性，需要加强管理，只有将房地产档案的专业人员及管理人员的素质加强，认知加强，眼光加强才能将房地产档案信息的保密性做好，确保房地产档案信息的安全性。其次，是管理人员及专业人员的业务素质，因房地产档案信息管理的工作较为复杂和繁琐，涉及的领域较广，业务较多，因此，管理人员及专业人员首先应全面了解房地产各层次的内容及业务登记流程，其次，需熟知房地产行业及房地产档案信息管理的相关法律法规及规章制度等。最后，管理人员及专业人员应拓宽自身的知识面，加强对房地产档案管理的工作，运用信息技术来完善房地产档案信息管理。为提高管理人员及专业人员的综合素质，可加强对其培训，使其综合素质能全面提高，推动房地产档案信息管理的工作，提高房地产档案信息的管理水平

4 结论

随着房地产行业的兴起，房地产档案工作也随之加重，而房地产档案运用现代化的信息技术，实现了房地产档案信息化管理。本文通过探究青岛市房地产档案信息管理，找出青岛市房地产档案信息管理所存在的问题，并根据这些问题提出了解决对策，望有助于提高青岛市房地产档案信息管理水平。

参考文献

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[2]付明毳.房产档案管理水平优化的策略浅析[J].社会科学：文摘版，2016（17）：00254-00254.

[3]何晓玲.优化房地产档案管理的策略分析[J].福建建设科技，2017（3）：94-95.

作者简介

邹慕仉（1963-），汉族，山东省青岛市，馆员，中级职称，研究方向：房产档案管理。endprint