浅论行政事业单位档案管理创新思路

李迎芝

摘 要：行政事业单位档案是行政事业单位运营过程中重要的信息载体。在行政事业单位业务开展、人员聘用、组织建设等方面，通过档案能够提供有力的信息参考。然而，部分行政事业单位档案管理工作尚处于相对滞后的状态，无法跟上新形势要求，这使得档案信息的价值受到了极大程度制约。基于此，本文对行政事业单位档案管理进行了综合性分析，并提出了相关建议，以供参考。

关键词：行政事业单位；档案管理；创新思路

1档案管理工作概述

从基本性质来看，档案管理是一项服务性、管理性、政治性的工作。首先，档案管理系统并不是孤立存在的，它与行政事业单位内部其他管理系统存在密切关联，并且能够相互影响。档案管理系统能够服务于其他管理系统，为其他管理系统提供信息参考、依据，但本质上都是为了更好地服务于社会。其次，档案管理是一定阶级关系与阶级利益的体现。档案为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的政务、文化、经济所服务[1]。部分档案内容与政治利益、经济利益密切相关，所以对档案管理具有保密要求，这也是档案管理政治性的体现。另外，档案管理无法直接产生经济效益，相关资源也不能直接被利用于产生物质财富。也就是说，档案管理是专门管理各部门原始档案实体与档案信息的一种系统性工作。

2 行政事业单位档案管理过程中存在的通病

目前来看，部分行政事业单位在档案管理方面还不够成熟，在部分环节上依然表现出了一定问题[2]：（1）行政事业单位档案管理不受重视。由于档案管理无法产出直接经济效益，往往会受到行政事业单位领导所忽视。同时，部分领导在行政事业单位档案管理上存在认识误区，未能将单位内部档案管理作为重点工作纳入至议事日程当中，也未将其与相关考核关联起来。一些行政事业单位在档案管理监督工作方面未落实到位，一定程度上制约了档案管理效能，未能将档案的潜在性价值充分发挥出来。（2）行政事业单位档案管理制度存在缺陷。尽管大多数行政事业单位关于档案管理都制定了一套对应的制度，但制度内容存在缺陷，可操作性不强。例如，档案组卷、档案资料保管方面缺乏统一规范，并且档案鉴定、档案销毁也未能按照标准化流程进行。（3）行政事业单位档案管理设施有待完善。由于档案管理工作未能得到应有的重视，造成相关资金投入不足，导致档案管理软、硬件设施建设有所滞后，特别是在档案信息化建设方面存在严重不足。一些行政事业单位未能将电子信息化技术融入到日常档案管理工作当中，还是采取传统书面化的形式来处理档案资料，管理效率堪忧，且工作量较大，易出现人为差错，会对档案信息的完整性及真实性产生影响。

3 行政事业单位档案管理创新思路分析

要完善行政事业单位档案管理工作，要把握几个原则[3]：（1）职责、权益兼顾。行政事业单位档案管理制度制定过程中，要明确相关领导干部工作范围、权限及职责，同时要兼顾到档案工作人员的合法权益，让职责、权益能够相互协调。（2）规范灵活相统一。行政事业单位档案管理要严格按照国家相关标准执行。但在档案管理工作具体实施过程中，要根据单位需求、部门特点、内外部环境等做出灵活调整，构建出一套符合本单位实际情况的档案管理体系。（3）制定、执行并重。行政事业单位档案管理工作除了要重视相关制度制定外，还要保证制度执行力。通过落实监督工作，促进各项制度顺利执行，以保证档案管理工作实际成效。在充分把握上述原则的基础上，通过以下举措来创新行政事业单位档案管理，将档案的潜在性价值充分发掘出来。

3.1 完善档案管理制度建设

通过完善行政事业单位档案管理制度，逐渐形成一个标准化的档案管理流程，促使相关工作规范化执行。以《档案法》及《档案管理办法》为导向[4]，并结合单位实际情况对现行档案管理制度进行完善、补充。通过补充细则内容，保证档案制度的可操作性、实用性，以发挥制度的引导作用。同时，要保证制度的平等性。制度除了要对一般档案工作人员具有约束力外，还要能够约束领导，以体现制度约束的地位平等性，促进制度顺利执行。另外，要建立相应的监督机制，促进相关制度落实，做到奖惩分明，产生激励、督促作用，进一步提升档案管理效能。

3.2 加强档案管理信息化建设

要提升行政事业单位档案管理质量及效率，必然要加强档案管理信息化建设。首先，单位内部要加强相关资金投入，更新陈旧设备，创造出一个良好的软、硬件环境。在单位内部构建统一的计算机档案管理系统，利用系统实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引及文档一体化管理等，进一步提升档案管理效率。其次，要更新档案存储载体。档案信息涉及范围较大，且信息内容较多，如果依然采取传统纸质档案存储，会给档案库房存储带来不小压力。因此，单位档案管理部门要将纸质载体转变为计算机信息载体，建筑硬盘、光盘等进行档案信息存储，这样不仅能够减轻档案管理人员工作量，还能够保证档案信息存储安全。再者，要统一单位电子档案管理标准，确认电子档案统计标准、整理标准、各项技术标准等，形成一个标准化的电子档案管理流程。同时，也能借助相关标准对电子档案管理工作进行权衡、评价，及时发现问题并完善。另外，要加强电子档案信息安全建设。通过对电子档案信息源进行密切监控，防止单位内部计算机档案系统受到外部非法攻击。通过构建电子身份认证制度，对访问者登录行为进行严密监控。

3.3 改善档案基础设施

行政事业单位除了要重视档案管理信息化建设外，也不能忽视档案基础设施建设。单位内部依然保存了大量纸质档案文件，这些原始文件对于单位发展具有重要的意义。通过完善档案基础设施建设，让这些原始纸质档案文件得到妥善保护。例如，单位内部应该单独成立档案室，将档案室与其他办公室隔开，避免相互干扰；加强防火、防潮、防盗等安全措施，避免档案原始文件损坏。

3.4 重视档案工作人员培训

落实档案管理工作的关键在于人。目前来看，部分行政事业单位档案管理人才队伍专业水准还不够，缺乏岗位胜任力。因此，单位内部要重视档案工作人员培训。对于部分兼职人员，在其上岗前应进行系统化的岗前培训，使其能够初步了解档案管理工作流程，并指派专业人员指导。对于档案管理专职人员，可提供其参与当地档案局专门组织的培训活动的机会，不断拓展其视野，增强其业务实干能力。同时，要鼓励档案管理人员自我学习，不断更新知识。通过定期业务考核，对档案管理人员阶段性工作做出评价。对于表现突出的人员给予奖励，激励其继续保持踏实、奋进的工作态度；对于考核成绩不理想者，做好其思想工作及指导工作，使其意识到自身工作能力缺陷，并不断改进。

4 结语

行政事业单位档案管理工作是单位日常运营过程中重要的环节之一。通过完善档案管理制度建设、改善档案基础设施、加强档案管理信息化建设，并加强档案工作人员培训，逐渐形成一个完整、健全的檔案管理体系，让行政事业单位档案管理工作得到持续性改进。

参考文献

[1]蔡军趁.行政事业单位档案管理的创新思路[J].企业改革与管理，2015，（04）：188.

[2]安威.关于行政事业单位档案管理的创新思路分析[J].科技展望，2015，25（33）：176.

[3]于喜辉.浅谈行政事业单位档案管理的创新思路[J].办公室业务，2016，（01）：137.

[4]岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究[J].兰台世界，2017，（S1）：148.endprint