新形势下对档案完整安全原则的再思考

汪坤

摘 要：随着信息技术不断进步，我国开始向信息化社会转变，计算机技术与信息技术在各个领域都得到广泛发展。档案工作在国家发展过程中占据重要地位，因此在社会发展新形势下有必要促使其向信息化发展方向转变，需要完善档案管理制度，促进档案管理水平提升，提高档案完整性与安全性，从而适应新的社会发展形势，使档案工作充分发挥其重要作用。本文针对新形势下档案的"完整安全原则"进行探讨，分析档案工作能力进一步提升的优化措施，为档案工作效率提高提供帮助，促进其服务质量提升。

关键词：新形势；档案工作；完整安全原则

档案工作在我国社会发展中占有重要地位，各行各业发展都离不开档案的应用，档案是企业或组织机构历史的记录，使其发展依据，具有一定法律效用，因此其可靠性较高，其应用具有普遍性。档案工作与其他工作性质不同，其以档案为主要管理对象，因此需要保证档案的真实性与准确性。档案工作与社会发展有紧密联系，在新的发展形势下，为促进档案工作效率提升，使档案工作与时俱进，充分发挥其重要作用，需要与先进科学技术结合，思考档案的完整安全原则，加强制度管理，联系工作实际，使档案工作实用性提升。维护档案完整与安全原则，能够保证档案工作具有真实性，实现对历史的忠实记录，从而提高档案工作效率。在新形势下进行电子档案建设，使档案工作向信息化趋势转变。

1、档案生存面临新挑战

计算机技术与信息技术的发展令社会更加现代化，信息化技术在各行业得到广泛应用，为适应现代化社会发展与挑战，要求档案工作同样向着现代化方向转变。基于信息化技术而出现的电子档案使档案工作效率得到有效提升，但同时也给档案工作发展带来较大问题，使档案工作面临巨大挑战。首先，电子文档所处环境较复杂，而在工作过程中缺乏有效管理统一，给档案管理工作带来一定阻碍，不利于各部门统一管理，其具体系统形式不够规范；其次，电子档案的网络管理始终存在较明显问题，例如，在对档案进行自动化建设时，其建立过程中缺乏相关部门的监督管理，导致档案工作人员对网络档案系统了解程度不够，不能熟练应用现代化设备，不利于网络系统电子档案效用的发挥；最后，电子档案的长期保存存在一定问题，科学技术进步令网络操作更加复杂，其保存方式更加繁琐，使档案的调取受到阻碍，档案工作效率得不到提升。

2、档案完整安全面临新课题

档案工作的意义随着社会形势变化而不断转变，信息化技术的发展与现代化档案工作的进步令管理部门对档案完整性的保持与安全性的维护方式开始改变，这种转变给档案工作带来新的机遇与挑战。为维护档案完整与安全，需要坚持以下几点：

（1）在新形势下，相关管理部门要保证档案具有完整性。在数字化的发展下，电子档案是在流动状态下，容易出现丢失的情况；由于电子档案本身就具有繁琐性，并且储存形式也有很多种；依据处理流程的日益增多，容易让储存的档案出现分散的情况，容易损失；

（2）在新形势的发展下，确保档案具有安全性。电子档案在很大程度上都会计算机系统产生依赖，这样就会让档案信息不能对自身起到保护的作用；电子档案具有一定的信息特性以及相关的载体物化性，从而让维护技术实施起来不容易；在网络复杂情况下，会让电子档案中的相关知识产权加以保护。

3、档案信息安全管理基本要求

档案信息系统的建设方案要经过相关论证，釆购流程符合规范，设备通过相关检测，信息系统正常运行并通过验收。档案信息系统应当配备正版软件，使用通过国家认证的防恶意代码软件。档案局域网应与互联网物理隔离，局域网应具备非法外联监控能力。局域网主干采用光纤铺设，核心网络设备（服务器、交换机等）应有冗余。档案信息系统机房建设应符合安全标准。机房和办公场地应选择在具有防震、防风和防雨等能力的建筑内。机房位置应远离强电磁场、强振动源、强噪声源、粉尘、油烟、易燃易爆等场所和区域，理工作的职能部门，设定安全管理岗位，明确职责，提出相应机构各个部门和岗位的职责、分工和技能要求。应根据各个部门和岗位的职责明确授权审批部门及批准人，建立逐级审批制度，对系统投人运行、网络系统接人和重要资源的访问等关键活动进行审批。应制定档案数字资源和系统安全工作的管理制度、操作規程，形成由安全策略、管理制度、操作规程等构成的全面的安全管理制度体系。应定期检查系统日常运行、系统漏洞和数据备份等情况，汇总安全检查数据，形成安全检查报告，并对安全检查结果进行通报，并及时对存在不足或需要改进的安全管理制度进行修订。

4、对“完整安全原则”的再认识

在新形势的发展下，档案的相关性质都在不断的改变，在以往的档案工作中坚持安全完整的制度应当从全新的角度来认识。笔者依据多年经验以及结合实际情况认为，对“完整安全原则”阐述内容应当分为以下两点：一点是相关部门应当对电子档案的安全进行合理的预防。其中，电子文件是因为特别的规律而形成的并且与文件时间的运转状态，把以往的相应工序事先形成文件的时期，而且再将电子文件自身的特点、计算机管理的标准等方面有效的结合，进而让电子文件不管是在收集还是在归档等工作上都能够达到丰富的效果。

5、维护档案完整与安全的对策

5.1扩大宣传力度，增强安全意识

要建立完善档案安全体系，必须扩大档案安全的宣传教育，将档案保护意识（含责任意识、忧患意识、防范意识、法制意识）融入档案的价值理论中，提高全社会的档案保护意识，营造科学发展的档案安全保护环境；利用网络、报刊、杂志、宣传栏、法制宣传日、送档下乡等方式，要把档案安全宣传作为社会公众提供档案信息服务和扩大档案工作社会影响的重要工作来抓，不断扩大档案宣传的影响与实效。

5.2争取领导支持，改进设施设备

必须积极争取领导的高度重视与支持，始终把档案安全工作作为大事来抓，要稳步推进档案安全体系建设工作，就要把档案安全体系建设工作纳入档案事业发展规划，并提出具体的实施目标与措施；努力做到把档案安全体系建设工作纳入同级安全生产委员会的检查、监督，并成为与各单位签订《档案目标管理责任书》中的重要考核项目，明确各部门的职能职责，实行“季度自查、年中抽查、年底考核”的制度。

6、结语

综上所述，档案应当具有安全性与完整性，相关部门需要保证档案的真实性，实现对历史状况的保护，在档案工作中相关管理部门应起到促进效用，其工作方式应符合社会形势发展需求与档案事业发展要求。对档案的建设应以安全为核心，提高其防范能力。促进档案工作安全性提升，延长档案保存与应用时间，从而使档案工作效用得到充分发挥，为档案工作水平提升提供便利条件。

参考文献：

[1]周鸿.电子文档管理的现状、特点以及建议[J].办公室业务，2015，（02）.

[2]夏立芳.关于政务公开背景下电子文档管理的思考[J].宿州教育学院学报，2014，（01）.

[3]黄婉群.企业电子文档管理工作的建议研究[J].档案天地，2013，（01）.