企业信息化建设中的档案知识服务体系的构建

刘国萍

一、档案知识服务体系的构建面临的问题

许多企业档案信息化建设都已达到一定的规模，数字化程度越来越高，但是依靠档案信息化建设来推动档案知识服务系统的构建，面临诸多问题，这是在建立现代企业制度过程中企业档案管理工作共同面临的挑战：当前对企业档案工作具有重要影响的外部环境因素有：我国经济体制改革即从计划经济向市场经济体制转变，其核心是建立现代企业制度；加人WTO对我国企业档案工作的影响。内部因素有电子文件的大量形成和信息化对企业档案主作的影响；知识经济时代知识管理对企业档案管理的新要求。在企业建立现代企业制度的目标和发展规划的同时，档案知识服务体系构建面临的问题是如何适应企业管理体制的变化，建立适应时代发展要求的国际化的、科学合理的企业档案管理服务模式。具体表现在：

（一）对企业档案知识服务系统建设的概念、目标认识模糊。知识服务作为一种思维的创新，一种理念的创新，目前档案界有许多不同的认识，把知识服务概念与企业档案信息化建设相结合的理论，很少有人提出，所以很多人对企业档案知识服务系统的建设的概念和目标缺乏清晰的认识。

（二）企业员工对档案的重要性认识不够。企业中的大部分员工，乃至中、高层管理人员对档案的认识仍停留在传统的“重保存轻服务”、“重纸质轻电子”的层面上， 对档案知识管理和知识服务缺乏系统的认识。

（三）档案管理体制不适应知识服务系统的管理。当今的档案管理是根据直线式的企业组织下实体档案管理的需求设计完善的，不能适应现代企业数字化档案信息管理的需要。

（四）企业档案管理与世界先进企业档案管理存在一定的差距。企业档案管理如何与国际接轨，如何适应加入WTO 以后参与国际竞争的需要，也是当前亟待解决的问题。

二、企业档案知识服务体系的构建

企业的档案工作应以知识资源管理为方向，以档案信息资源管理为重心。档案部门从企业知识资源服务体系平台，变为企业档案管理职能部门，建立适应企业变化的新型管理模式。

（一）企业档案知识服务系统人文关怀的构建

档案实体管理要体现人文化，档案用户是实现档案价值利用的关键，在对企业档案实体管理过程中要以“用户为中心”，加强人文档案的收集。加强人力资源管理，充分发挥每个人的潜力，积极性和创造性，不断提高管理人员的素质。拓展档案馆功能。档案馆是法定的文化事业机构，具有丰富的档案信息资源，具备实现文化功能的条件。档案馆可以开展跟踪服务、咨询服务，网上查询服务、档案信息检索服务、数字信息资源服务、特殊信息定制服务等方法。

（二）企业档案知识服务系统法律法规的构建

企业档案知识服务在系统建设过程中，需要一系列相关的政策法规。要加强对法律法规的研究和文件的制定，比如电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，为企业开展档案信息化提供政策法规层面的支持。

三、企业档案知识服务方式

（一）开展参考咨询服务

档案咨询服务，在于用已掌握的信息资料，帮助利用者解决管理和经营中的实际问题。企业档案馆服务人员可以根据单位的重大课题、工程项目或产品，在充分了解用户需求的基础上，有目的的深入有关单位、市场进行文献调查`市场调查、用户调查，将分散的信息加以分析、鉴别、并进行整理归档，最终以研究报告的形式，提供给企业的科研、工程技术部门、决策部门和生产厂家。

（二）开展专业化垂直服务

这种服务是把利用者的需求调研和企业档案管理部门提供的知识服务和宣传相结合起来，通过对档案信息的分析和信息重组来形成符合需要的知识产品。如某企业专门设置了不同专业背景的人员提供档案利用服务，并分配具体人员负责跟踪企业的特定部门，全面深人了解有关部门在企业经营、企业管理、科研申报中所需的档案知识；在企业内部网上设立了档案信息检索界面，公司员工可以直接查找所借阅的档案，通过领导批准后，实现在线阅读。

四、档案知识服务体系构建对人才的需求

（一）企业档案知识服务所需人才基本素质

企业档案知识服务系统建设，包括档案专业方面的人才、计算机专业方面的人才及信息管理方面的人才。在新的组织结构中，档案工作人员必须是知识的采购员、分类员、重组员、导航员，要熟练掌握计算机技术、网络建设等相关技能以及为档案工作忘我工作的崇高品质。企业档案知识服务系统建设员必须具备以下基本素质：

1.甘于奉献的道德情操。档案工作需要默默无闻的奉献，要甘于奉献。它可以带动人们朝向一个目标而努力，忘我的工作。

2.结构合理的知识体系。企业档案知识服务系统建设涉及档案专业知识、计算机知识、管理知识、英语知识、系统论和信息论基本知识、信息系统开发、法律知识等多个学科领域， 仅仅具有档案专业知识是不够的。而且档案管理系统更加趋于完善、更加合理，这一切都依赖于档案工作人员获取新知识的能力。

3.忠于职守的敬业精神。档案日常工作是比较繁琐，特别是档案的整理、组卷、装订的工作，会使有些档案管理人员比较容易失去工作的激情和兴趣，所以档案工作者一定具备敬业精神，认认真真、兢兢业业地完成岗位工作。

4.严谨求实的工作作风。在企业档案知识服务系统建设的各个环节和各个阶段，档案工作人员都要具备严谨求实的作风。

5.团队合作意识。企业档案知识服务系统建设是一项系统的工程，团队成员间要相互联系、相互制约，要及时沟通，交流信息。在团队中树立起协作精神，对于成功建设企业档案信息化体系非常重要。

（二）引进和培养高素质的综合性人才

企业档案知识服务系统建设的大量工作就是企业数字档案信息化的建设。档案部门要做好人才引进的计划。首先，引进具有信息技术及懂法律， 精通知识产权和计算机网络技术的复合型人才。并立足于数字化信息技术人才的培養。为确保专业队伍的稳定，需要给予一定的优惠政策和提高福利待遇等。只有这样，才能提高数字化文献信息收集、开发、传递工作的速度和质量，适应档案信息化建设事业的人才需要。endprint

（三）加强固定人员的培训

企业档案部门的管理人员有相当大一部分计算机知识非常薄弱，这将会严重影响企业档案信息化的顺利建设，所以要对档案部门的业务人员进行计算机业务知识的培训；并且要有目的、有计划和有步骤地对在职人员进行培训。对引进计算机、英语及相关专业的人才进行档案专业知识培训，加强他们对档案专业知识全面掌握。

（四）设立CKO职位

CKO（Chief Knowledge Offcers）即首席知识官，他的职责是将公司拥有的知识做最大、最有效地利用，以协助达成公司目标，为公司创造价值。他们认为自己是知识交换活动、知识分享空间（地点、环境布置等）及知识保护政策的设计者。目前在财富500大企业中，约35%的企业设有CK0或类似职位的主管，世界前100强的顾问公司100%都设立CKO。档案信息资源作为企业的知识库，在实际工作中，有很多人需要查找借阅，在企业设置CKO一职，可以将档案信息资源进行系统的整理、优化、分类、重组提供全方位的档案知识服务。

许多学者对知识服务进行了多方论述，但对于企业信息化建设的档案知识服务论述的还是比较少的。本文只是提出了档案知识服务的一些粗浅的探索。

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（作者單位：潍坊学院，山东 潍坊 261061）endprint