创新档案管理理念实现档案管理信息化

陈骅

摘要：随着信息化的高速发展，传统的手工档案管理模式已经适应不了这个社会的发展速度，满足不了社会的需求，企业必须创新档案管理理念，实现档案管理的信息化，這是信息时代发展的必然趋势。档案管理系统对于一个企业的信息化和人才资源的管理具有非常重要的作用，对于提升企业的核心竞争力有着积极的意义。因此，企业必须重视档案管理信息化的建设，从档案管理的理念创新入手，从而影响管理创新。然而，实现档案管理信息化的过程中还存在着许多挑战，为此，本文将对实现档案管理信息化的优点以及创新档案管理与实现档案管理信息化的关系进行阐述，并分析当前档案管理信息化所面临的问题，从而提出创新档案管理理念的措施。

关键词：档案管理；理念；信息化；创新

新时期档案管理的目标，是通过有机地整合远程通信技术、网络技术、数字化技术等各种现代化先进技术，进而形成一套完整的服务体系，实现社会信息的共享和档案信息的远程传输。随着我国科技的发展和时代的进步，传统的档案管理方式主要是依靠手工记录，速度慢且查阅不方便，已经满足不了信息时代对于档案管理的要求，因此，实现档案管理的创新迫在眉睫，也是信息时代的必然趋势。档案管理信息化具有高效、持久和安全等优势，对于实现企业管理信息化和人力资源的管理具有十分重要的意义。要实现档案管理的科学化和信息化，必须先对档案管理的理念进行创新。

一、实现档案管理信息化的优点

1、提高了工作效率

传统的档案管理工作主要是由工作人员依赖于手工操作来完成的，并且要求收集的资料的完整性，也避免出现漏写或者漏抄的情况，这种工作方式很容易造成资料的丢失和损坏情况出现。同时在用笔规范以及在字迹方面的要求都相仿严格，在分类和统计方面也要做到准确无误。而实现档案管理信息化后，档案管理的工作人员只需要在计算机上对档案信息进行建档、归档、分类等操作就可以了，操作起来非常简单和快捷，从而提高了工作效率。

2、方便资源的共享

传统的档案管理由于受到空间和时间上的限制是很难实现信息资源的共享的，使得很多有用的信息被埋没在灰尘之中，没有人能够注意到这些信息，从而导致了大量的信息资源得不到有效的利用，且成本的消耗也比较大，在信息查找方面也非常不方便。而实现档案管理信息化，利用计算机技术对信息资源进行了有效的整合和分类，不仅加快了人们的查找速度，也可以通过网络技术实现信息资源的共享。

3、使信息的保存更加持久稳定

传统的档案资料都是由纸质档案构成的，而信息化的档案管理是电子文件载体材料，即电子档案，其最大的优点就是保存的时间久，传统的纸质档案会随着时间的流逝而不断出现损坏的现象，纸张的耐久性取决于纤维素的性质，会受到温度、湿度、化学物质等影响而容易受到破坏，在档案工作过程中稍不注意就造成无法挽回的损失。而电子档案就不会受到这些因素的影响，受到外部环境的影响很小，具有很强的稳定性。而随着电子技术的不断发展，电子文件的设备也更加成熟，可以根据不同的需要而建立不同文件格式的电子档案。

4、提高了传递的速度和传递的安全性

在传统的文件传递方式主要靠邮政快递，受到时间和空间的限制，在过程中常常会发生工作人员私存问卷或者在文件的传递过程出现丢失的情况，同时还会出现传递延误的情况，这些都给档案人员的归档和其他人员的检索工作带来了很多不便。而实现档案管理信息化后，应用计算机网络技术来对档案进行传递，不仅提高了传递的速度，也保证了文件在传递过程中的安全性。

二、创新档案管理理念与实现档案管理信息化的关系

1、创新管理档案理念是实现档案管理信息化的前提

在实现档案管理信息化的创新过程中，首先要转变的就是档案管理者的观念，让其在意识上认清档案管理信息化的重要性，那么要想转变档案管理者的观念就必须对管理档案的理念进行创新。传统的管理理念是只要将档案信息封存起来就可以了，并不对外服务。而信息化的今天，这种理念无疑是行不通的，必须要创新，在市场竞争日益激烈的环境中，必须要实现档案信息化才能提高企业的市场竞争力，保持企业的可持续发展。另外，在企业中，很多管理者对于档案管理部门并不是很重视，这种管理理念也阻碍了档案管理信息化的实现。因此，要想实现档案管理信息化，其前提必须是创新管理档案的理念。

2、创新档案管理理念的最终目的是实现档案管理信息化

在档案管理的创新中，通过创新档案管理的理念，将现代化的科学技术应用到档案管理中，利用现代化的信息管理技术对档案信息进行建档、归档、查询以及为社会公开服务等，从而实现档案的信息化管理。在信息化条件下，档案的管理与现代的科技手段已经实现融合现象，并成功的运用了电子信息技术，转变了传统方式下档案管理的不足，并取得了一定的成果。

三、实现档案信息化所面临的问题

1、网络媒介影响档案的保密性

随着网络技术的快速发展，在为信息共享带来了方便快捷服务的同时，也对档案管理的保密性和安全性造成了一定的威胁。主要是因为档案管理人员缺乏档案安全和保密的意识，同时计算机技术不够成熟，还有遭受到网络黑客的攻击，这些都会使档案管理的保密性和安全性受到了巨大的威胁，因此，企业必须重视对管理人员的培训和加强管理技术方面的改进。

2、电子档案的管理方式有待提高

随着企业的电子档案的数量越来越大，那么其管理方式的创新也成了企业档案管理中应该思考的问题。根据电子档案的数据处理方式和数据保存方式来对电子档案的管理方式进行创新，可以建立一个科学的档案管理方式，使档案管理更加快捷和安全。在传统的档案管理方式中，文件在传递的过程中受到人为因素的影响， 造成文件的丢失， 同时用邮寄的方式来传输文件， 也会影响传输的及时性， 这就给档案管理工作带来了困难， 但是利用网络技术进行文件的传输， 可以有效地缩短传输的时间，保障了档案资源的安全性， 提高了档案管理工作的效果。endprint

3、档案管理部门之间缺乏合作意识

在档案管理工作中，受到如今市场竞争环境的影响，在部门内部的工作人员之间彼此也在竞争，这样就使得在档案管理工作中缺乏合作的意识，缺乏相应的沟通和交流，从而影响到档案管理工作的顺利进行，阻碍了档案管理的发展。要实现档案管理信息化，没有档案管理工作人员之间的互相协调是很难的，因此，提高档案管理部门之间的合作意识是档案管理创新中十分重要的内容。

四、创新档案管理理念的措施

1、提高档案管理的意识和水平

有很多单位的人事档案管理人员都并非是专业出身，缺乏相应的档案管理意识，在档案管理工作中不认真，对于人员的备案和资料的管理不够严谨，这就会给其他部门对于人员的安排和调度带来不便，一旦有突发的事情发生，就不能很及时派遣和选择有经验的技术员工去解决问题。这就要求档案管理人员要提高自身的档案管理意识，转变档案管理的观念，在工作中严格要求自己，细致认真的对档案进行鉴别和分裂，严格执行登记制度，做好档案的传递工作，当接到调档函时，应认真的装订、编号、分类和收集，做好企业的人力资源档案管理工作。另外，企业还要积极的做好对档案管理人员的培训工作，不断提高档案管理人员专业水平和业务能力，利用更加先进的手段和认真负责的态度来进行档案管理的工作，从而提高档案管理的水平。

2、健全档案管理制度

档案管理信息化必须要求对档案的管理方式进行创新，健全档案管理制度。在传统的档案管理中由于没有一套完善的档案管理制度，使得档案管理缺乏相应的标准和规范，从而制约了档案管理的发展，也对档案管理工作加大了工作难度。因此，健全档案管理制度，制定标准和统一化的规范体系，切实推动档案的科学化、信息化、规范化和标准化，从而有效的提高人事档案的利用率和管理效率，这也是档案管理中的重要内容，实现对信息的利用和收集，根据管理制度的标准和规范来对档案进行撤销、调度和录用等管理工作。在采集员工信息时尽量做到清晰、准确和完整，并对人员档案进行科学化和标准化的归类，保证每一个环节的细致和认真，以实现人事档案的有效利用和科学管理，从而提高档案管理的水平。

3、加强信息管理的安全性

档案管理的安全问题是目前档案管理信息化中普遍存在的关键问题，受到计算机硬件和网络黑客等因素的影响，使档案信息管理缺乏一定的安全性和保密性。因此，我们要从档案管理的各个环节入手，不断提高档案管理的安全性。首先，是加强对档案管理人员的安全教育宣传工作，不断提高档案管理人员的安全意识，提高他们的工作责任心，同时还要加强其计算机专业技能的培训，熟悉安全防护软件的使用。其次，对信息管理进行安全保护，可以采取档案数据备份，设置计算机防火墙和查阅档案要进行身份认真等措施来进行保护，切实做好信息管理的安全保护工作，这也是实现档案管理信息化中理念创新的重要内容。

4、利用先进的技术不断推进管理创新

随着我国科学技术的不断发展，为实现档案管理信息化提供了多种多样的技术保障，在档案管理中，只有不断利用先进的技术，才能不断推荐档案管理的创新，使档案管理更加方便、快捷和安全。首先，要配置先进的档案管理设备，确保档案管理设备的质量要满足档案管理的标准。其次，加强对档案管理系统软件的设计和研发，使档案管理与我们的日常生活能够联系起来。再次，是利用计算机集成技术，从而不断加大计算机的储存容量，以满足信息化档案管理的需求。另外，是要加强对信息化档案管理人才队伍的建设力度，根据档案管理信息化的要求对人才进行培养和吸取，从而实现档案管理的技术创新，加快实现档案管理信息化。随着数字化时代的到来，对人事档案的管理也提出了更高的要求，其最终的目标都是为了实现档案管理的信息化，使档案管理能够更加方便、快捷地为企业和社会做服务。新型档案管理方式可以实现资源的共享，对于提高人事档案管理的效率和档案的利用率有着重要的意义。因此，就需要档案的管理人员要转变管理观念，创新档案管理方式，实现档案管理的信息化，促进新型档案管理的發展，为以后更高水平的档案管理方式提供经验，为企业管理和经济水平的提高服务。

小结

综上所述，在信息技术飞速发展的今天，人才已经成为了国家和企业的核心竞争力，那么做好人事档案管理和提高档案管理的水平已经成为了国家和企业进步的重要标志，实现档案管理信息化，可以有效的提高档案管理的效率和水平，更好的为企业和社会服务。要实现档案管理信息化，首先要对档案管理的理念进行创新，转变传统的档案管理理念，再对档案管理的技术和模式进行创新，利用先进的科学技术不断推进档案管理的创新，加快实现档案管理信息化，更好的为企业和社会服务。

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（作者单位：上海港城开发（集团）有限公司，上海 201306）endprint