外展项目的运营和管理初探

胡宇清

[摘要]美术馆是一种学术机构，同时担负起满足人民日益增长的文化需求的职责。美术馆在广为大众所关注的今天，更是承担起展览项目与运营的新课题。每一个外展的成功呈现，都是展览洽谈、合同签订、展览布置以及宣传推广等一系列工作顺利开展后的结果。

[关键词]美术馆 艺术展览 外展 运营管理

美术馆是一种学术机构，同时担负起满足人民日益增长的文化需求的职责。美术馆在广为大众所关注的今天，更是承担起展览项目与运营的新课题。

1997年11月28日开馆的广东美术馆，在开馆之际，即明确己任，担负起收藏、研究、展示国家艺术珍品，注重公民素质教育、文化交流，推动当代美术事业发展等社会责任和历史使命，集收藏、研究、陈列展览、教育、交流和服务共六大功能于一身。其中，前瞻的国际视野，注重与国外进行文化交流，引进优秀的艺术展览，让公众了解不同文化之间的差异，是广东美术馆的一大特色。

广东美术馆的外展引进可以分成两个阶段：一是开馆至2000年左右，这一时期的展览基本是被动接受其他机构推荐；二是2000年以后，在前一阶段积累的基础上，加强和外界的联系，与国外的博物馆、文化机构及各国驻广州的总领事馆等建立良好的合作关系，依托本馆的学术定位和眼光，结合观众的品味，主动地去挑选艺术展览项目。

每一个外展的成功呈现，都是展览洽谈、合同签订、展览布置以及宣传推广等一系列工作顺利开展后的结果。笔者已在广东美术馆工作十多年，主要负责国际艺术项目的运营，希望以工作中负责的项目为例，从合同、展览设施报告和展示方案等几个方面，与同行们进行经验交流、切磋，为日后的工作带来一些新的思路和启迪。

一、展览合同

合同是约束展览双方责任和义务必不可少的文本。很多展覽纠纷，即由合同条款不清楚而引起。如2012年广东美术馆举办第四届广州三年展主题展，因为展览经费非常有限，而只在合同中明确艺术家作品的运输和保险费用由广东美术馆支付，没有提及包装费的问题，希望以这样的方式默认包装费由艺术家自己承担。当运输公司跟艺术家联系上门收件的时候，问题就出来了，很多艺术家都认为，运输和保险费以及包装费是一体的，属于一揽子费用，把包装费单独刨除出来由艺术家支付的做法不合理。为此，我们费了很多时间去逐一解释，这样做不是我们不想支付，来转嫁与推卸，而是经费局促下的无奈之举。最后，一部分艺术家同意自己支付，还有一些艺术家无论如何都不答应，为了展览的顺利进行，后者的包装费最终由我馆支付。合同不明确必定导致工作效率降低，甚至由此产生经济损失，影响与艺术家或者策展人之间的合作关系。一些细节问题看起来微不足道，但细节往往决定成败，因此决不能忽视。

一般来说，外展合同包括以下重要内容：

1.运输和保险：规范展览中运输和保险的范围、职责和费用的条款。专业的艺术品运输公司对保障展品在运输过程中的安全起到关键的作用。与国外博物馆或者美术馆合作的大型展览，关于展品运输，合作方一般都指定要专业的艺术品运输公司来承担。由于专业运输公司的成本非常昂贵，所以运输和保险的费用在整个展览运营费用中的比例一般高达50%，甚至更多。

“钉到钉（nail to nail insurance）”是一种约定俗成的说法，即针对艺术品在运输和布展过程中的一项保险。从展品离开美术馆的仓库或者墙壁那一刻起，直到其归还到美术馆相同的位置，这一期间的保险责任都由保险公司承担。这是目前为止被认为对展览展品能起到最大保护作用的险种。

2.借展费。欧美博物馆同行之间因为展览或者馆际交流需要而互相借出展品，一般没有借展费。政府与政府之间的文化交流，其展览也不存在借展费的说法。一般来说，借展费要视展览洽谈双方的经济实力和文化实力，再经过谈判而定，如果能够谈成交流展览，借展费就可以免除，否则就要收取。此外，并非缴纳借展费即可任意挑选展品，比如在意大利，国家对艺术品能否出借有严格的规定，如果该艺术品不能出借而又确需借出展览，则要启动非常繁复的程序。

3.版权条款：规范展览方出于文化或者商业目的使用展品图片或者复制品的条款。近年，人们的版权意识越来越强，很多展览，特别是涉及多个出借方的展览，多只免费提供数量极为有限的展品图片作为宣传使用，并强调不能作为商业活动之用；如果要使用免费提供之外的其他图片，即使用于非盈利的途径，也要支付相关的版权费用。出于商业考虑使用的图片，通常都需要支付一定数额的版权费用。

4.衍生品的销售。衍生品有两种销售方式：一是直接出售对方生产的衍生品，这种操作方式相对简单，但是涉及到工艺品临时进口的通关、缴纳相关税款，以及双方分配利润的问题；另外一种是买断展品的版权后在国内设计并生产，这种方式成本投入比较大，需要对市场有较好的把握度。

下面结合2002年广东美术馆举办“走向现代——英国艺术300年”展的实例，来谈展览合同所包括的大体内容。合同规定由英方策展，展出包括英国曼彻斯特贝里艺术博物馆在内的英国西北部共17家收藏机构的公共艺术藏品80件，作品创作的年代跨度从18世纪至20世纪。合同明确了英国各出借藏品博物馆的具体借展费用，并确定由巡展的几家中国机构平均承担。由于此次展览比较特殊，运输费和保险费也是由承办展览的几家中国美术馆、博物馆一起分摊，合同明确了展品具体由哪家专业的艺术品运输公司承运，运输的费用具体多少，每一家分摊的费用是多少；保险由中国人民保险公司承保“钉到钉”险，展览险涵盖时间为一年，保险费占展品总额的千分之五。展览对于作品图片的使用版权有严格的规定，合同标明策展方挑选12件最具有代表性的作品作为展览非商业性的宣传推广资料，提供给中国各个巡展场馆，如果承展方需要这12件作品以外的作品图片，需要支付版权使用费，每一张作品的版权费用都不同，需要承展方和英方进行具体洽谈。合同规定英方开发展览的衍生品，以寄售的方式销售，具体实施需要与中方洽谈。这次“展览合同”的签订规范、明了，双方合作得十分愉快和成功，为广东美术馆日后开展外展合作积累了经验。

二、展览设施报告

展览设施报告是考察一个场馆硬件、软件各方面能否承接展览的基本指标。一般来说，外展特别是博物馆藏品级别的展览对场馆设施的要求比较高，所以在洽谈展览的同时，展览承接方需要向对方提供本馆的展览设施报告。硬件方面，建筑物本身的设计是否专门作为博物馆使用，展厅如何规划，是否有达到一定运载能力的货梯，载货的电梯和展厅之问的距离，是否有临时仓库等；场馆必须有中央空调系统，保证展览空间和展示柜24小时都能保持恒温恒湿的状态，有些展览甚至要求货物装卸区域也达到恒定的温湿度；使用专业的照明系统，紫外线要限制在最低的数值，对紫外线和日光敏感的作品要使用相应的照明措施；防火系统和安全报警系统应该与当地最近的消防局和公安局的系统连接起来，处在24小时实时监控的状态，防火和报警的设备要定期维护。从软件角度来看，无论是展厅场地还是照明、防火、报警设备的维护都需要训练有素的专业人员来操作，如果设备系统先进，人员的专业技术水平跟不上，也是无法达到展览要求的。

三、展览策划

对于引进的国外展览，如何结合外方的策展方案，注入我方的策划思想，这点很重要。如果我们只是把展览从一个地方搬到另一个地方，即使完美执行了外方的策展方案，这个展览也是对不起观众的。因为观众从自身的历史文化背景出发，不一定能充分理解这些作品。美术馆应该变被动为主动，去研究策划方案，形成一个有自己态度和思考并充分考虑大众需求的方案。

2013年，广东美术馆策划了“光的现代性”展，展出1850年至1950年期间意大利托斯卡纳地区艺术家创作的作品大约70件，题材包括自然风光、人物和动物等几个主题。这样的展览题材通俗易懂，风格雅俗共赏，深受大众喜爱，不需费周折策划，本身也会成为一个不错的展览。但我们并不满足于此，而希望把展览所蕴含的更加丰富的文化内涵传达给观众。在查阅众多资料后发现，展出的不少作品属于“斑痕画派”（Macchiaoli）。斑痕画派19世纪下半叶在托斯卡纳地区诞生，该地区一群艺术家为了在艺术上突破传统学院派墨守成规的做法，提出到室外写生，在作品中引入自然光线，这批画家甚至比印象画派画家更早地意识到室外写生的重要性，但因他们在追求外光效果上的成就逊色于印象画派，而影响局限在意大利地区。同时，我们了解到，不仅是外光，当时摄影术的发明也对艺术创作产生了重要的影响。因此，我们在展厅设立一个延伸阅读区，用对比的方式，把外光在现代主义艺术运动中的发展演变过程以文字和图片的方式呈现出来，让观众对这个展览的体验更加亲切和立体。

四、展示方案

美术馆最为受众熟悉的是其展览功能。一个展览是否具备吸引力和影响力与展示的方式密切相关。展示是通过技术手段处理平面、空间和声音的关系，体现并还原展品的人文内涵。展示方案即展览如何呈现，这是展示工作担负的基本任务，一般由策展人和专业的建筑师根据展览内容共同制定。

下面以广东美术馆在2006年举办的“意大利二十世纪艺术展”为例，粗略谈一下架上作品的展示方案。这个展览于2006年10月2日至12月10日在广东美术馆三楼展出，展示面积约600平方米，一共三个展厅，展示20世纪各个艺术发展阶段具有代表性的绘画作品约一百件。展览建筑师提交的展示方案非常完整、详细和简洁，操作性很强，它用平面和立体的图形呈现展览整体的布局，展览参观路线每一面墙具体摆放哪些作品都已用图标注，布展工作人员即使在没有指点的情况下，也完全可以独立完成工作。一个完善的展示方案，总的来说有几点内容是必不可少的：1.清晰的参观路线；2.每件展品如何摆放；3.如何凸显重要的作品；4.灯光如何照射等。

五、外展运营项目管理工作

1.报批

报批要提前三个月进行，展品数量在120件以下的展览向当地的省级文化主管部门申报，超过这个数量需要向文化部申报。需要呈报上级部门的申报材料包括：展览介绍、艺术家介绍、合作机构或策展人介绍、展览合同、作品清单（含图）以及其他相关的附件材料。

2.作品进出关

中国海关对进出关的艺术品有相当严格的管理规定。不以商业盈利为目的展览作品进入国境，需要办理临时进口证件，保证展品在规定时间内离开中国，返回出口国，一般外国艺术作品在中国境内逗留的时间最长不超过一年。除此，海关需根据展品的实际商业价值，按照一定的比例收缴保证金，保证金由展览承接方缴纳。保证金的金额通常非常昂贵，广东美术馆的做法是向海关陈述困难，并提出由海关24小时驻馆实时监控的申请，即海关在馆内设立办公点，保证展览的进口和出口工作程序完全符合海关的要求。作品进口和出口时数量和品名明细要保持一致，否则会造成诸多不便。作品入关是如何装箱的，每箱装哪几件，出口的时候要严格保持一致。曾有一次，因装箱工作人员疏忽，把一件工具放进作品的箱子，出口時被海关查验发现，承展方向海关陈述原因而耽误了展品出口时间。

3.作品开箱检验

作品抵达美术馆之后，策展人、美术馆保管人员、专业运输公司工作人员三方在场对作品进行开箱。美术馆的保管人员需要拍照，并出具作品检查报告。检查报告描述每一件作品开箱时的保存状况，对于传统的作品，从作品的材料，到画面的保存情况、颜色，再到画框的保存情况等进行详细记录。作品抵达美术馆后，为避免短时间内承受不同环境变化而导致对作品材料本身造成伤害，一般要在恒温恒湿的展示环境中停放24小时之后才能开箱检验。展览结束，进行展品包装前，美术馆保管人员要对展品的状况再次检查才能装箱。

4.展厅设施

展览设施报告并非流于形式的文本。在展品抵达美术馆之前，承展方最好就展览设施报告中的细节内容全面检查一遍，保证馆内的安保系统、展厅温湿度、电梯、展厅内外照明等都达标，因为外方工作人员抵达之后，会严格执行这份报告的参考数据。以“走向现代——英国艺术300年”展为例，当时外方工作人员到场馆检查发现，展厅的湿度比设施报告略高了几个百分点，于是马上停止工作和我方进行谈判，直到美术馆答应购入多台抽湿机，保证展厅的湿度，工作人员才重新开始工作。可见，展厅的硬件条件不允许任何的马虎。

5.布展人员

布展人员是展览的灵魂人物。一个展览的成功，与布展团队的密切配合是分不开的。因为外方对工作专业性要求比较高，通常外展需要选择训练有素、经验丰富的工作人员参与布置。

6.人员接待

我国对人员接待标准有统一规定，在平等合作的基础上，承展方遵循标准并尽宾主之宜，给对方留下美好和亲切印象，也是体现工作专业性的具体环节。这需要我们考虑不同文化之间的差异性，需要考虑对方的文化背景和个人的需求。比如我们在订宾馆的时候，应该考虑到对方语言不通，选择有外语服务的宾馆；在安排饮食方面，要考虑对方是否有宗教信仰或者其他膳食要求，如果不需要安排饮食，是否有相应的货币补助；对于年纪较大的工作人员，我们是否可以安排懂外语的实习生陪同。诸如此类的细节，在工作过程要及时发现并予以解决。

结语

美术馆在加强自身定位的前提下，要不断加强团队业务素质的提高和建设，更要将诸多专业意识制度化，逐步完善自我，以追求卓越的态度融入国际轨道，继而增强艺术鉴定的权威性，承担相应可行的职责，使艺术外展工作做得更好。

（责任编辑：尹雨）