中美高校档案远程服务比较分析

孟健

（沈阳医学院综合档案室沈阳110034）

中美高校档案远程服务比较分析

孟健

（沈阳医学院综合档案室沈阳110034）

档案远程服务是未来档案部门信息服务的必然趋势。本文以辽宁省高校、同济大学、南京信息工程大学和哈佛大学为例，阐述中外高校档案远程服务概况，并对其服务理念、远程信息服务的内容、载体形式、服务人群以及信息挖掘整合程度进行了比较分析。

中美高校档案远程服务

高校档案馆作为学校公共服务部门，保存着学校建校至今的历史信息，档案部门应不断探索新的服务模式，实现档案信息化管理，打造“一站式”档案信息资源共享服务平台，全面提高档案利用的效率和质量。目前，很多公共档案馆推出惠民措施，建成具备远程查档功能的民生档案信息区域共享服务平台，而高校在档案远程服务方面还相对滞后，如何开展档案远程服务，是高校档案工作者面临的一个现实课题。笔者对中美高校档案远程服务进行比较分析，以期为我国高校档案远程服务提供参考和借鉴。

一、我国高校档案远程服务概况

1.辽宁高校档案远程服务概况。目前，我省高校档案馆围绕数字档案馆（室）建设积极开展各项工作，一方面大力构建数字档案资源；另一方面纷纷建立档案信息网站，安装网络版档案管理软件，实现档案的网络查询和调阅，档案数字化工作取得了初步进展，也为高校档案远程服务奠定了基础。

（1）档案网页建设：档案远程服务的根本保障。档案信息网页是档案部门宣传、提供信息服务和交流、沟通的窗口和平台。档案信息网页是高校档案馆开展远程服务的根本保障，用户通过访问档案网页能够链接到相关的档案查询系统进行信息的查阅，通过链接网上服务系统进行远程服务的预约和办理。笔者对我省38所高校的档案信息网站建设情况（统计时间截止到2016年4月26日）进行了网上调研，并加以统计和分析，详见下表。

表1 ：辽宁省高校档案信息网站建设情况统计表

从统计表可以看出，我省38所高校档案馆（室）中，有25所设置了档案信息网页，约占总数的66%。网页内容一般包括馆藏概况、服务指南、业务指导、规章制度、公告通知等栏目，用户可以通过访问网页了解档案馆的基本概况。同时，在建立档案网页的高校中约有56%的高校档案馆设置了档案管理系统的接口，如档案管理系统登录、校内文件查询、毕业生信息查询等。其中，档案管理系统主要针对校内用户，用户需通过账号和密码才能登录访问，而校外用户无权限查阅利用。

（2）网上利用服务系统：档案远程服务的必要条件。目前，我省仅有个别高校开通网上利用服务系统，如大连理工大学和沈阳理工大学，有的学校正处于系统的建设中。2016年3月22日，大连理工大学档案馆“成绩单及毕业证学位证翻译预约系统”上线试运行，这也是我省高校中提供档案远程服务的首例。使用者可登录档案馆网站（http://dangan.dlut.edu.cn/），点击顶部最右侧的“业务预约”进入系统，或用手机端识别下方二维码，根据说明文字填写相关信息后进行预约。该平台主要为方便在校学生及校友办理出国成绩单及毕业证、学位证英文翻译。目前，该服务平台只提供预约服务。

除大连理工大学外，沈阳理工大学档案馆也开通了网上证书认证工作，其利用流程和大连理工大学相似，利用者只要在网上填写“沈阳理工大学档案馆网上证书认证申办表”，填好姓名、出生日期、学号、证书编号、专业等信息，并上传学位证书，档案馆会通过电子邮箱告知利用者证书认证的申办结果。同时，档案馆还为利用者办理证书翻译事宜。除了学历证书的认证，档案馆还为利用者办理奖励证书的认证。

（3）数字档案资源建设：档案远程服务的“物质”基础。随着档案数字化建设工作的不断开展，高校档案馆也加快了档案数字资源建设的步伐。各高校通过档案数字化外包的形式对存量档案进行数字化扫描，建立了全文数据库。同时，对增量档案进行扫描或以接收电子文件的形式开展数字档案资源建设。目前，我省高校都已不同程度地进行了档案数字化工作。

2.国内其他高校档案远程服务概况。

个例分析1：同济大学档案馆。

同济大学档案馆非常重视档案的开发与利用，于1998年7月对馆藏历史档案进行重新整理、编目，对全校师生开放。档案馆网站上也开辟档案查询专栏方便师生在校园网内直接上网检索，随着档案数字化进程的不断推进，越来越多的馆藏开放档案将上传至网络，以达到资源共享。目前，同济大学档案馆档案远程服务的内容大致分为两方面：

（1）档案信息在线查询。为共享档案信息资源，同济大学档案馆开放馆藏部分档案的网上利用服务。利用者可以在“流金岁月”栏目下浏览到校园变迁、历任校长、学生运动、同济英烈等校园老照片；在“网上巡展”栏目下看到国家各界领导人题词，知名校友捐赠的毕业证书、校徽，领略到在同济大学任教或任职、读书和进修的两院院士的风采；通过“校史之窗”，了解百年同济历经曲折、不断壮大的发展历程；在“永恒瞬间”栏目中，浏览到建校至今同济大学历届毕业生的合影。此外，在“档案查询”栏目中，还设置了同济大学、原上海铁道大学、原上海建筑材料工业学院、原上海航空工业学校、原卫校等五个全宗的信息查询，但点击具体的某个全宗时并没有显示具体的内容，估计这些档案的数字资源正在建设中。

（2）档案网上服务利用系统。2013年11月27日，同济大学档案馆网上服务利用系统正式上线，为分布在全国各地的档案利用者提供档案信息远程服务。网上“档案服务利用系统”是用于个人（或单位）远程办理档案业务并完成网上缴费的一套系统。用户可以在线注册之后提交中英文成绩翻译、学历认证、学位认证、高考录取成绩证明等各类业务，经过管理员审核之后，用户可完成在线付费，用户缴费完成后，管理员可即时收到相关信息，管理员办理相关业务并通过快递将相关资料快递出去，从而节约档案利用者的时间，缓解档案馆窗口接待压力，提升档案利用的满意度。

个例分析2：南京信息工程大学档案馆。

目前，南京信息工程大学档案远程服务项目主要包括档案信息的在线查询、翻译服务网上预约系统及研究生学位论文提交与检索系统。

（1）档案信息的在线查询。利用者访问“南京信息工程大学档案馆”网页，在首页上有醒目的“档案信息平台”，利用者可以进行校内公文、档案目录、获奖证书、职称数据、职务任免、机构沿革、学生学籍、毕业照片、硕博论文等信息的查询。但是，这些档案信息中，并不是所有档案信息都对公众开放，如校内公文、档案目录、职务任免、机构沿革、学生学籍只面向校内用户开放，其他利用者可以浏览学校的各类获奖证书以及历年的毕业生合影照。

（2）翻译服务网上预约系统。南京信息工程大学的翻译服务预约系统类似于大连理工大学的网上服务预约系统。目前，这项服务仅限于对档案信息利用的预约，利用者还需亲自到馆取件。翻译服务仅限于本校毕业生和在校生的中英文成绩单、学历证书和学位证书的翻译。

（3）研究生学位论文提交与检索系统。毕业研究生答辩通过后，可利用web方式向学校档案馆提交论文电子全文和相关信息。目前，档案馆学位论文库中涵盖了2006年至2015年共4707篇论文，毕业生可以通过输入学号登录该系统查阅论文摘要信息。

二、美国高校档案远程服务概况

美国档案管理的一个重要特点是图书、档案与资料的一体化管理，档案管理与图书、资料管理隶属于一个统一的管理机构即图书馆。哈佛大学作为世界名校，在文学、医学、法学、商学等多个领域拥有崇高的学术地位及广泛的影响力。

1.档案信息在线查询与利用。哈佛大学档案网站的检索技术水平很高，可以为用户提供站内检索、站外检索、复合式检索和全文检索等多种检索手段。例如笔者在哈佛大学档案网站（http://library.harvard. edu/university-archives）首页统一检索平台查询栏（Search the Archives'Collections）内输入检索词“medical news（医学新闻）”，随即出现大量的检索结果，这些检索结果不仅包括档案、手稿，也包括书籍、图片、论文等，利用者可根据自身需要点击查询。为提高查找效率，利用者还可以进行二次检索，限定查询的时间范围、所属单位、作者、语言种类等。查询结果不仅种类多、而且数量大，能够满足学校师生和社会人士的查考利用、学术研究等各方面的需要。如笔者点击“档案、手稿”类的医学新闻档案，则出现74条查询结果，并显示有52条在图书馆，有23条可以在线阅览。此外，每一条查询结果都标注详细的信息，具体包括位置/可利用性（Locations/Availability）、细目（Details）、浏览架位（Browse shelf）、查找助手（Finding aids）。这些的信息可以告知利用者所查档案的单位、标题、作者、形成时间、主要内容、查找方法、其他题目、尺寸大小、相关的历史信息、摘要等。

2.档案信息的个性化利用服务。个性化信息服务就是根据用户的知识结构、信息需求、心理倾向等，有针对性地为特定用户创造符合个性需求的利用环境。（1）个性化保存。为满足用户的个性化需求，档案网站在页面上提供保存（Save）、添加标签（Tag）、打印（Print）、电子邮件（E-mail）、我喜爱的（My favourites）等多个选项，用户在浏览到有价值的信息后，可以依据个人需求选择将结果导出保存、添加标签、打印、发送到自己邮箱或保存到网站提供的个人空间中。（2）信息推送（RSS）。RSS是某一站点用来和其他站点之间共享内容的一种简易方式，也叫聚合内容。一般用于网站定期向用户传送即时更新的网站内容，用户借助支持RSS的内容聚合工具软件，在不打开网站页面的情况下就可以阅读传送的网站内容。美国常青藤高校的档案网站上都提供了RSS服务，用户可以根据自己的兴趣定制馆内新闻和档案馆资源最新动态。

三、中外高校档案远程服务比较分析

随着档案信息化建设的不断推进，档案远程服务已成为档案部门信息服务的发展趋势和必然要求。目前，我国高校档案远程服务还处于探索阶段，我们有必要对中外高校档案远程服务加以比较分析，学习其优势，弥补自身的不足。

1.档案服务理念的差异。

（1）“以用户为中心”的档案服务理念。近年来，面对社会信息环境的变化及用户需求的更新，美国常青藤大学图书馆制定并执行了一系列战略规划，包括服务理念、使命、愿景、目标、战略几个方面。美国常青藤盟校档案服务理念就是“知识”和“服务”，他们的战略规划紧密围绕“知识”和“服务”两个核心点，即根据用户需求的变化随时调整和升级服务方式。哈佛大学档案馆历来有为世界各地的学者提供可利用档案的开放意识，据哈佛大学档案馆馆长所言，每年约有18000人次来馆利用档案。此外，每年约有10000人打电话来查询档案文件所记载的某项问题。外国人利用档案的手续与美国公民相同，简单便捷的利用手续及远程利用服务的开展，将哈佛大学档案馆变成了名副其实的学术研究中心。

（2）保守传统的服务理念。在我国，高校档案人员的服务理念相对保守和传统，“坐等上门”的服务理念和形式仍占主要地位，服务相对被动，服务形式比较单一。目前，高校档案远程服务正处于理论研究和探索阶段，在实践上并未有效展开，档案管理人员对远程服务的认识仍停留在抽象的理论认识层面上，远程服务意识薄弱，传统的到馆查阅服务仍是高校档案服务的主要方式。

2.档案远程服务信息内容的差异。

（1）档案信息内容广泛且丰富。美国常青藤高校为用户提供十分丰富的档案信息，不仅包括学生的学历、学位、成绩等个人信息，通过档案在线系统利用者还能够查阅关于学校各学科方面的历史信息。以哈佛大学为例，档案馆为学校师生和社会各界人士提供多方面的档案信息，包括医学、工商、金融、法律、心理等各专业的档案信息。利用者只要在“统一检索平台查询栏”输入关键词，即可显示上百条各种类型的档案信息，检索内容十分丰富。

（2）档案信息内容十分有限。国内高校档案远程服务的内容主要包括两方面，一方面为档案信息查询，内容涉及文书、教学、学籍、科研、外事、基建、照片档案等，虽然档案查询种类丰富，但与美国高校不同的是，这些档案信息大多只能进行目录级浏览，无法获取全文，且浏览访问的权限多限于本校教职工，校外人员能浏览到的内容多为照片档案和获奖文件等；另一方面为学籍档案，主要以成绩证明、证书翻译为主，面向毕业生提供各学历层次的中英文成绩和证书翻译服务。同时，还提供包括毕业生登记表、学位审批表、高考录取证明、高考成绩证明在内的各项证明服务。和美国常青藤高校档案远程利用服务相比，我国高校档案远程服务的档案种类单

一、内容有限。

3.档案远程服务的信息载体的差异。

（1）档案信息载体形式多样。以哈佛大学为例，用户通过档案远程服务不仅可以获取内容丰富的档案信息，而且档案信息的载体形式更是多种多样。既有手稿等纸质档案，也有图片、录音、视频等多媒体档案。除了“统一检索平台查询栏”和“网上展览”，浏览哈佛大学档案网站，我们发现档案馆还为用户准备了可视信息通道VIA（VisualInformationAccess）检索系统。VIA检索系统是哈佛大学可视资源的一个公共联合目录，这个系统包含有丰富的关于绘画、雕像、照片、印刷品、建筑、装饰艺术品、剧院设计、地图和计划等描述性的记录和图片资料。VIA是面向公众开放的，作为可视资源中心，访问者通过这个系统可以很方便地获得他所需要的关于哈佛大学的图像和照片等资料。

（2）档案信息载体形式单一。相比之下，我国高校档案远程服务的档案载体形式较为单一，多为纸质档案，即学籍证明和成绩证明等。少数学校可通过访问档案网站浏览一些学校的历史照片和毕业生合影等，很少有录音和视频等多媒体档案。

4.档案远程服务对象的差异。

（1）服务对象广泛。美国高校档案管理由于采用图书、档案、资料一体化的管理模式，因此建有统一的检索平台，这也为档案网站向全社会推广服务提供了有力的技术支持。在这种大背景下，美国常青藤高校档案信息服务以全国，甚至以全世界为服务对象，全世界的校友、学者、研究人员和普通利用者，无论国界都可以通过互联网查询所需信息，服务对象十分广泛。

（2）服务群体有限。在我国，高校档案数字化建设处于起步发展的阶段，档案数字资源建设还不够完善，为利用者提供的远程服务的档案内容还十分有限。目前，高校档案远程服务提供的信息内容主要为学籍档案，即入取信息、毕业证明和学生成绩等信息，这部分档案的利用者多为本校毕业生及用人单位等，他们利用档案的目的主要是办理出国、职称晋升以及核实学历等。社会上的其他人员对高校档案的利用十分有限。

5.对档案信息挖掘整合程度不同。

（1）建立多种专题数据库和研究成果。哈佛大学档案馆为满足学生和教职工的学术研究需要，通过调研了解研究者的兴趣，根据其利用需求，收集并系统整理档案资料，建立各种档案文献专题数据库，为利用者提供系统的档案资料，方便用户的利用。此外，哈佛大学档案馆还会不定期进行特色档案项目的开发并将成果发布在网站上。例如，2015年哈佛大学档案馆在其档案网站上发布了“打开新世界：北美殖民项目”“哈佛大学图书馆的信件”等研究成果，让人们对于哈佛大学的历史有了系统的认识和了解。哈佛大学档案馆非常擅长开发自己的馆藏资源，让利用者通过档案了解哈佛的历史和文化。

（2）档案编研成果拘泥于传统形式。我国高校档案馆的编研成果主要包括大事记、年鉴、组织机构沿革、教代会党代会文件汇编等，这些成果主要供学校内部利用。很少有针对学校某一历史事件进行档案专题文件的汇编，在档案信息的加工形式上比较刻板，缺乏创意。

综上，通过对中、美两国高校档案远程服务的比较，我们可以看出，美国高校档案远程服务在服务理念、所提供的档案信息内容、档案信息载体形式、远程服务的对象以及对档案信息的挖掘程度上存在着较大差距，我国高校档案部门应取长补短，不断改善档案利用服务方式。

[1]何瑞金.基于高校开展档案远程服务的探索[J].兰台世界,2011（11）.

[2]刘威.高校图书馆信息服务存在的问题与对策[J].长春大学学报, 2011（8）.

[3]百度百科：http://baike.baidu.com/view/544356.htm.

[4]陈林.数字校园环境下档案馆的远程服务问题及对策[J].兰台世界, 2011（3）.

[5]王素立.档案信息数字化的边界问题研究[J].档案学通讯,2008（4）.

[6]薛秋珍.高校档案远程服务的探索与实践[J].中国档案，2015（4）

[7]http://library.harvard.edu/university-archives

孟健，沈阳医学院综合档案室副研究馆员，研究方向档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.04

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2017-05-06