浅谈电子文件档案的优势及其风险防控措施

赵继梅

摘 要：隨着我国计算机技术的日益完善下，信息化以及网络化不断进步，这样促使电子文件档案得到了相关领域的普遍认可，由于自身有着纸质档案具有不可代替的作用，促使工作效率加以提升。但是科学是一把双刃剑，随着电子文件档案的实施，不但减轻了大量劳动力，而且还提升了工作水平。依据此类问题来说，相关部门应当使用计算机管理档案的基础上，还需要做好风险防控工作，从而促使风险得到最低的控制。

关键词：电子文件档案；优越性；风险性；管理举措

电子技术的不断发展下，办公自动化在相关领域得到了普遍的认可，随着信息高速公路的不断发展下，促使档案工作从以往的纸质形式朝着电子化的方向发展，进而给档案的纸质管理水平提出更多的要求。随着当前信息化水平的日益提升，档案管理软件体系日益进步，从而可以在档案管理中发挥出自身的价值。鉴于此，本文主要从以下几个方面进行分析，提出合理化建议，提供给相关人士，供以借鉴。

1 电子档案相较于纸质档案具有的优越

随着科学技术的发展、电子网络的普及，信息的网络化为信息的归档保存和检索提供了便捷的管理手段，减少了工作人员立卷、存档、检查、寻找的难度。同时虚拟的信息网络也大大节省了保存档案需要占用的空间，延长了档案文件存留的时间，避免了文件档案因存留时间过久、保存空间潮湿、过于频繁的搬动等原因造成磨损、遗漏和丢失。

以往纸质档案应当安排专业人员在完成文书以后做好相应的检阅，为文字可以实现准确目的，达到理论健全的效果。当相关人员将文档做好详细检查以后，倘若需要对档案进行补漏加以完善的时候，那么一定要对已经修订完毕的档案进行拆封，再进行重新定做。然而文件档案使用信息化设备进行管理以后，档案应用计算机文档做好相应的增改工作，在任何时间对档案进行补漏增缺工作，这个时候不需要反复拆卷，也不需要重新修订，更不需要将准备检修的档案进行积存。这样可以节省更多的时间，也减少反复拆卷而致使文档出现丢失的情况。

由于电子文件档案所具有的保密性要比以往纸质档案要高很多，我国古代人民为了能够将具有价值的纸质档案进行保留，预防别人窃取，一般在建立储存室的时候放到幽深密室中，亦或是在比较隐蔽的地方把具有价值的档案埋起来，这样不但花费了较多的时间，而且还有可能会存在嫌疑的可能。然而相关部门在档案管理工作中采取电子化的方式就节省了较多的时间，将全部文档都通过信息化设备进行储存，并且一个密码锁只能配一个档案柜，即使也是能工巧匠都不能进行窥探，而且电子档案能够设置成相应的文件阅读形式，这样相关人员只能查询到自己想要的部门，其他的不能看到，进而确保文件可以实现保密的目的。

电子档案更便于人们进行阅读和理解。传统的纸质档案是人工进行编辑、修订的，立卷人多是根据自己的理解进行编译，对于立卷标准的尺度掌握带有强烈的主观意识。这就为后来翻阅的人增加了阅读理解难度，常言一百个读者有一百个哈姆雷特。但若文书档案由微机进行管理编译成电子文档。档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

2 电子档案存在的风险

2.1 计算机和网络技术方面存在着不安全因素

由于网络是开放的，任何人都能通过计算机进入网络，电子档案的内容和形式很容易被非法改动、删除、复制等，并且改后往往不留有任何痕迹。

2.2 制度管理方面的不安全因素

电子档案的编写、搜集、整合、存档、修改、检索、维护、更新等都需要通过档案管理人员的日常操作完成。参与的人数众多。加之网络的开放性，普通大众也多能参与到各种电子档案的编写和修改当中，人员的专业素养值得考究，业务水准参差不齐，因此经常会有一些管理上的漏洞，导致电子档案信息被盗、泄密或者丢失。

2.3 电子档案的保存上不稳定

电子档案存储的磁性材料从保存时限上说最长也就100年，而且其性质极不稳定，遇热、湿、强磁场或技术升级等问题极容易丢失或破坏。再次，电子档案在某种意义上说是“电”档案，它依赖于电能。一旦遭遇断电，电子档案是无法服务的，甚至可以说，一旦失去了电力供应，那么电子档案将不复存在。

3 风险防控措施

3.1 应做好电子档案使用中的控制与管理

第一，相关人员应当进行应用权限的审核，并依据不同种类的人员制定完善的级别，对利用权限认定进行确定；第二，相关人员需要对电子档案的可转换性进行控制，进而确保电子档案实现安全的目的。做好相应的提供和回收管理。最大程度将载体的信息完全复制，并应用技术方法禁止提供拷贝的资源做好相应的复制；第三，加大电子档案落实安全措施的力度，对相关信息内容依据有关层次做好管理工作，系统应当利用全过程进行时刻的监督，并做好详细的记载，从而为今后查证依据提供保障，进而确保电子文档可以实现真实的目的。

3.2 要建立统一的电子文件管理体制

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成、归档到查阅、利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性，真实性进行鉴定。

3.3 应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍

相关部门需要对人才培养引起高度重视。这样不仅从各种渠道大量引进复合型人才，最大程度应用素质高，有着较强的责任心的人才，而且还要对相关人员做好培训工作，尤其是提高对当前知识及其技术的培训。相关人员需要最大程度建立完善的队伍，具有较高的文化素养，进而满足当前电子档案管理工作的队伍。

结束语

总而言之，电子文件档案的形成主要依赖于电子科技，它具有纸质档案不可代替的作用，然而其本身也具有一定的风险性，这样相关人员需要应用计算机技术，并建立完善的管理机制，将电子文件制作水平加以提升，将每一个环节都需要加大沟通管理的力度，只有这样才能紧跟时代的潮流，促使电子档案能够为社会发展带来优质的服务。

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