关于基层机关档案工作的优化方式

王春霞

摘 要：近年来，随着我国城市化建设与发展日益成熟，对基层机关的档案工作提出了全新的、更高的要求，它记录着城乡发展的进程、是加强基层建设的重要参考依据，更是城乡地区实现可持续发展的重要基础保障条件。在当前社会的发展形势下，只有加强基层机关的档案工作，才能将其在基层建设、规划以及管理等方面的能效最大化发挥出来，为基层社会提供更加优质、完善的服务，是我国档案工作中极其重要的组成部分。在城市化飞速发展的背景下，社会对基层规范化、科学化、制度化、现代化的档案工作需求强烈，因此，基层机关档案工作应积极采取有效措施，全面调整优化工作方式，从而提高自身工作水平，满足现代社会发展需求，体现自身重要价值。

关键词：基层机关；档案管理；提高水平

引言

档案工作实质上指的就是档案管理，主要针对的主体就是档案，是对档案室的所有档案进行直接干预以及具体信息数据的处理与分析，全面有序、科学管理，并提供相关服务体系的统称，是档案工作中最基础的也是最重要的工作内容。目前，基层机关档案工作的管理在城镇经济建设发展中的作用越来越明显，地位越发重要，受到社会的广泛关注，对基层社会服务、公共设施建设、居民稳定生活秩序以及社会安全等方面都具有重要意义。对基层机关档案工作进行科学规范化管理是城镇以及乡村规划建设以及社会管理基本工作之一，对相关行政部门的依法办事、许可证办理、市场监督管理以及日常行政执法督察等工作至关重要，是确保这些行政工作有序进行的参考凭证，基层机关档案中有大量对科研有利的数据信息资源，能为新农村的建设提供有效帮助与更加优质的服务，这也是基层机关档案工作的最初目标，因此，全面优化基层机关档案工作是现代社会发展的必然选择与趋势。

一、加强现代化档案室基础建设

档案室的基础建设主要指的就是相关的硬件设施条件，这些必备的设备是提高基层机关档案工作水平的基础性要求，基层机关的档案部门应改善传统的工作环境，在很多基层机关单位中，很多档案与工作人员在共同的区域，不仅有工作人员的办公桌以及办公设备，里面还拥挤着存放大量档案的柜子，或是箱子等，这种现象充分说明了档案人员的安全意识不够，缺乏一定程度的安全管理意识，档案管理工作是一项严肃、认真，容不得半点怠慢的工作，每个档案都记载着重要的数据与信息，他们的安全至关重要，应将这些档案单独放在专门存放的场所，并要按照档案安全管理所制定的业内标准，要求档案存放室必须要有完备的安全防范设置。要用专门指定的存放柜放置众多的档案，虽然这些柜子需要大量的成本，但他们在实际使用过程中，安全可靠、、耐用结实，并且对于档案的管理、保存、使用相关数据等便捷高效，具有防盗防火等功能，为档案的安全管理提供了有利条件与平台。此外，还要提升档案工作人员办公所用打印机、电脑等，还要配置齐全的灭火器等安全基础设备，使基层机关的档案工作环境，真正与现代化接轨。

二、提高档案工作人员职业素养

基层机关档案工作人员应熟练掌握每项业务，办事能力强、个人素养高，在工作当中能对档案信息进行安全有效管理并对其加以开发综合运用，对机关工作起到积极推动作用，同时还能提供自己的相关参考建议。档案工作人员应加强自我专业知识与能力提升，积极学习更多领域的知识，包括社会文化、历史背景等领域，拓展自身的见识，优化知识体系，提高个人道德品质、职业素养以及文化内涵，进而提升自己的综合实力，要与同事之间建立和谐关系，经常相互沟通、交流、分享工作经验，掌握更多的有效的工作方法与先进理念，以便更高的胜任档案管理这份工作。其次，档案工作人员的思想意识要前卫、创新。站在当前网络时代，对基层机关档案工作已经提出了全新的要求，由于这份工作的综合性较强，需要每位工作人员要有扎实的理论基础知识，并且还能熟练的运用现代网络技术，尤其是后者，是现代社会对档案工作人员的基本要求，更是他们应具备的工作能力之一，只要掌握基础知识与实际操作能力才能成为现代化综合应用性人才。最后，基层机关档案工作人员，应坚持基本的工作准则，具有强烈的服务意愿，坚持自己的工作原则与态度，恪尽职守、严格要求自己、分得清是非轻重，敢于面对困难、挑战困难，在工作中不怕吃苦、甘于奉献，享受自己的工作，在工作中能寻找到快乐，体会到满足于成就，发挥能效，证明自己的工作价值。

三、完善基层档案管理工作制度

首先要对基层机关档案工作中的整理、归位、存档、保管、安全守卫、借阅、转移以及保守秘密等方面的工作制定完善的档案管理工作制度，按照制度当中的具体要求及规定有序开展各项工作，严格规范自身的工作行为、执行每一条规定，用严谨、精细、认真的态度面对工作。其次，建立员工奖励机制、责任审核、检查制度。目前，很多基层机关的档案工作已经没有了这些制度的约束，员工没有明确详细的规章制度作为参考，少了一定的约束力与工作的动力，导致很多工作人员工作态度消极、办事效率低下，工作中缺乏热情等不良状况，应将这些制度有效贯彻落实下去，对员工形成一定的约束力，并通过物质奖励提升他们的工作热情，让他们全身心投入到工作当中，从而提高整体工作水平。

四、优化档案中的基础收集工作

收集工作在基层机关档案工作当中属于基础性的工作内容，但却位于整个工作当中的初始与结尾两个重要位置，也正是因为这样，让收集工作具有重要的特殊意义，尤其是在精简整理工作、深化使用效率、强调收藏独特性的现代档案管理工作中，收集工作的地位越发重要。档案的收集与保存是能有效提高档案数据并实现其实际生活使用中的效率，如若没有对档案信息进行有效科学的收集，就不会产生完善的系统化档案数据库。收集工作要明确为社会服务、为经济建设服务、为科研项目服务以及为社会提供便捷服务的重要原则，在这样的前提下加强收集信息时的宽泛性，结合自身的真实情况，在收集过程中，对有关组织机构中的各部门、种类、载体的档案信息与其他辅助类的资料要最大化完整收集，避免遗漏或是疏忽造成重要信息内容缺失。此外，还要注重机关日常重要大型活动的材料档案收集，为今后开展这类别的活动提供有效参考，必须要确保收集工作是按照一定的规定、科学合理的流程、有目的性的根据一定规律进行分步收集的，将最终收集的完整档案资料统一归纳到系统中保存起来，方便以后使用。

五、创新档案管理方法升值服务

基层机关的档案工作是整个工作的核心，只有通过具体的服务才能体现真实的价值与应用能效，才能让档案工作与社会经济发展相互统一，从而为档案工作增添更多生命活力。档案服务想要创新，首先应在服务内容与范畴上创新，其次是服务方法上也要创新，应在具体实践中，做到主动服务，服务的目标清晰准确，针对性强，不仅要仔细分析使用者们的实际需求，同时，还要深入挖掘他们的内在需要，最大化满足每位用户的需求，体现基层机关档案服务的创新性、个性化等特点。

结语

总之，基层机关档案工作的整体水平影响着城乡的建设与发展，更关乎着机关单位在社会大众心中的形象与口碑，因此，需要基层机关档案工作人员提高意识与自身综合实力，通过完善相关管理制度、加强收集工作、创新档案服务等有效方式，从根本上提高基层机关档案工作的整体效率与实力，充分体现其重要价值与对社会发展促进的积极作用。

参考文献：

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