浅谈人事档案在人力资源管理中的探索和意义

逯蕾

摘 要：在现代企业管理下，人力资源管理成为企业发展的核心力量。人事档案管理又作为企业人力资源管理中的一个重要组成部分，在人力资源管理过程中占有非常重要的作用和地位，是企业在选拔人才、使用人才工作上的重要基础和依据。随着科技时代的迅速发展，人事档案管理必须适应企业现代化的管理模式要求，才能更好的为企业发展和开发提供有力的保障和作用，因此，企业必须重视人事档案管理的体制改革工作。

关键词：人事档案；探索；意义

一、人事档案在企业人力资源管理中的重要意义

目前，人才作为企业稳定长期发展中的中坚力量和核心力量，人才的合理配置关系到企业的稳定、健康和可持续的发展。有效的人事档案管理对企业人力资源管理的应用和发展起到一定的重要意义：

一是，为企业人力资源管理工作提供真实可靠的信息和依据

人事档案记载着人一生的轨迹和经历，全面的、系统的记录着和反映着人员的身份、出生年月、学习经历、职业经历、奖罚情况及业务技能等方面的信息和内容，这些都是与人员的切身利益息息相关的。利用人事档案中的信息材料有助于企业在识别人才、选拔人才的过程中，充分了解人员的过去和现在的信息，为企业在正确使用人才方面起到重要的保障作用。

二是，为企业在人员合理配置工作上提供可靠依据

在企业中，不完善的人力资源配置，会导致企业担负无形的成本。充分发挥人事档案中的信息资源，使企业了解和掌握人员的自身的情况信息，根据不同人员的能力和性格特征，把人员配置在企业最适合的岗位上，使各类人才最大限度的发挥自己的能力和才能，为促进企业的迅速发展发挥自己应有的价值。

三是，为企业人力资源绩效考核管理工作提供重要依据

现目前，绩效考核制度作为督促企业发展的促进作用，在各个企业管理和发展的过程中广泛应用和实施。企业实行对人员进行月度、季度、年度绩效考核，有助于提高企业员工的工作效率和工作积极性，有利于企业的长期高效发展，同时对不上进的员工造成一种威胁和督促。人事档案中的信息资料成为企业发展中的最宝贵的信息资源，为企业在考核工作中对人员业务能力和职业道德方面提供重要的参考依据，在一定程度上影响着企业人员的素质水平质量和发展。

二、人事档案对企业人力资源管理开发的促进作用

人事档案管理工作对于企业人力资源开发的促进作用是显而易见的。只有加强和完善企业人事档案管理的创新体制，发挥人事档案的资源优势，使档案管理适应现代企业的发展，从而推动企业的可持续发展。

三、改革人事档案管理机制，提高人事档案的利用价值

一直以来，人事档案实行以：“人人建档、分类归档、集中统一”的管理机制。人事档案作为人的一生的记载凭证，在薪酬待遇、组织关系、职称评定、劳动保障及退休等方面，都具有一定的法律效用。充分发挥人事档案的资源优势，形成一套完整的、易于查询的档案体系显得尤为重要。

一是推行人事档案的电子信息化管理模式，实现人事档案管理的信息化和方便性。

随着信息技术的广泛应用，对于枯燥的、循环的人事档案收集和归档工作，是一次重要的改革。人事档案管理工作逐渐形成电子档案信息化的管理系统模式，成为必然的趋势。我们充分利用WORD、EXCEL、PPT、VF等电子技术软件，把企业人员的人事档案信息资料进行了统一整理，形成了电子人事档案信息形式，形成了档案、资料、信息、统计等一体的“企业档案信息中心”，做到了人事档案纸质和电子档案信息并存的管理机制，保障了人事档案信息数据的安全性。同时，能够快速有效的对人员的信息和情况进行动态的更新和完善，提高了人事档案资料的有效利用性。

二是扩宽人事档案资料的收集范围，为企业最大限度的发挥人才效力。

为使人事档案管理工作更好的为企业发展服务，我们采取了扩宽人事档案项目收集范围，统一按类别、专项进行收集和归档。通过不定期的收集人员的工作业务总结报告和特长、爱好等个性化的资料，随时掌握着每一阶段员工的思想波动、工作作风、业务能力及個人性格的特征变化、兴趣爱好的发展程度，建立起各项人才的数据信息库，使人事档案内容更加的与时俱进，帮助企业去及时发展人才，预测人才的发展潜力，为企业开展多元化的发展计划，提供了第一手的参考资料。

三是加强人事档案管理工作队伍的建设，维护人事档案资料的准确性和时效性，保障人事档案管理的高利用率。

人事档案资料中显示的人员的工作时间、工龄时间和岗位性质直接影响着人员的工作晋升、劳动保障和退休等方面的利益。如果人事档案资料有缺失或信息不准确，会对人员的切身利益造成很大的影响，同时也会产生人员和企业之间的纠纷矛盾。为了避免这样情况的发生，我们严格按照人事档案管理制度实行专人、专室管理，在现有的人事档案资料的基础上进行严密的审核和核对，对人事档案进行动态管理，及时补充和更新完善人事档案的信息资料。保证人事档案资料的完整性、真实性和时效性。只有不断提高人事档案管理的工作质量，才能在人力资源管理工作中提高人事档案管理的高利益率，维护人员和企业的切身利益。

四、结论

人事档案它具备全面性、真实性和时效性，能够准确地反映出人员的一生的轨迹和全貌情况。正确发挥使用人才的实际性作用，对于企业的发展具有一定的促进作用。人事档案作为企业管理中的中坚力量，在企业人才资源配置和规划、人才选拔和使用及人才队伍建设上，起到重要的作用，只有充分发挥人事档案的资源优势，加强企业人事档案管理工作的改革和创新，使人事档案管理与时俱进，才能推动企业的持续发展。

参考文献：

[1]张娜.浅谈人力资源中人事档案管理的作用[J].经济，2016（08）：177.endprint