高校档案管理工作创新刍议

李阳

摘 要 随着形势的发展变化，高校传统的档案管理方式已经显得落后，必须与时俱进，从思想观念、学习内容、完善制度、管理手段、服务方式等五个方面进行创新，使档案工作更好的为高校的教学科研服务。

关键词 高校 档案管理 创新

中图分类号：G647 文献标识码：A

1 创新思想观念，完善工作思路

創新是当今时代的潮流，面临新形势和出现的新问题，随着信息化的飞速发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。高校的档案管理工作必须打破原来的思维方式，解放思想、更新观念。过去，档案工作者习惯于按照框框套套、照抄照搬、上传下达的被动的传统管理方式，档案工作创新意识不强，墨守成规。在全面深化改革的新形势下，档案工作者要善于抓住机遇，增强责任感和紧迫感，完善管理手段，不断提高工作水平，走出自我封闭的思维模式，真正实现工作思路的创新，转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理，建立有效的信息系统，充分合理地使用电子档案，逐步将先进的档案管理技术和档案管理设备引入到具体的教学科研工作中，从而实现教学档案管理的信息化、智能化和网络化。努力实现档案信息充分有效利用，为提高高校的教学质量和科研水平服务。

2 创新学习内容，提高工作水平

随着信息化的快速发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，在信息时代的大背景下，档案工作不再是简单的手工整理、装订、抄写、编目等重复劳动。丰富的专业知识、计算机操作技术及先进的管理手段是档案人员必须具备的基本素质，也是衡量档案管理水平的基本标准。高校是以教学为中心，以科研为基础，档案工作也必须有利于提高教学质量和科研水平来进行。目前，高校的许多工作已开始步入网络化管理，一体化运行，信息化共享的阶段，档案工作者原有的知识结构已经不适应高校发展的要求，必须要刻苦努力学习新知识、掌握新技术，了解大数据。要能熟练的进行计算机操作，还要对各种文件信息、数据库、新网络等具备分析处理的专业知识，积极迎接时代的挑战，在调整知识结构中不断实现自身知识的更新。高校领导和上级档案管理部门也要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行学习深造离岗培训，不断提高业务素质，增强工作能力。

3 创新完善制度，激发工作活力

体制机制的创新和完善是搞好档案管理工作的根本保证，只有建立健全一套适应时代要求和学校发展要求的档案管理规章制，以制度的有效执行来确保档案的完整、安全和有效利用。同时，认真修改和完善档案业务规范，全面实现档案管理制度创新，增强制度约束力，来提高高校档案的工作效益，为学校的发展做好服务工作。创新完善高校的档案管理制度，一方面，要根据学校的相关规定和标准，并结合本部门的具体情况，制定相应的各项具体管理制度，如学院和部门的教学档案管理实施细则，监督内容，激励奖惩措施等等。另一方面，要确立档案管理人员的岗位管理制度，包括档案的搜集、保管、利用等要有专人负责，明确工作人员和职责范围，做到责权明确，奖罚分明。

4 创新管理手段，提高工作效率

随着信息传播和网络技术的发展，记载档案消息的方式将走向多媒体化，电子文件档案收、管、用的全程信息化将进入档案管理新领域。高校的办公自动化和信息化也把档案工作带进了一个新阶段。档案的网络化、数字化能充分发挥档案部门的职能，使之能及时、高效、准确地为利用者服务。使利用者可以不受时间地点的局限，随时随地实现档案的查阅。新兴科技的运用改变了以往档案消息存储、加工、管理、利用的传统方式，借助网络技术和高性能计算机等实现了档案信息的有效利用。因此，高校档案部门应根据学校发展长远目标，加快档案管理现代化建设步伐，逐步实现应用计算机处理档案业务和网上查询，努力提高办公自动化水平，力争尽快实现信息数字化管理。同时，要努力改善学校档案管埋设施，增加档案管理设备和改进管理手段，提升档案利用工作的科技含量。档案室要大力推进管理技术的创新，并积极推广档案管理先进经验，实现科技兴档，带动各部门档案管理工作逐步走向现代化，使档案工作更好的为高校的教学科研服务。

5 创新服务方式，推动工作发展

高校档案工作为社会和学校服务，是档案工作的根本任务和永恒主题。没有服务，档案就失去其应有的价值。随着学校数字化信息化的发展和进步，为我们提供优质高效的档案服务创造了条件。这就要求档案工作者要牢固树立服务意识，改进服务方式，提高服务的及时性和有效性，不断拓宽服务领域，强化服务功能，在服务中实现自身价值，实现档案工作再上新台阶。为此，档案部门应从以下几方面做好工作。一是改变以往重管理、轻服务的管理模式。端正服务态度，改变坐等上门的被动做法，走出档案室，深入各部门，帮助解决档案管理中的相关问题。二是充分利用计算机、缩微、磁盘等方式储存档案信息，进一步办好档案信息网站，通过网络信息的快速传送，达到信息共享，提高服务质量。三是实现档案的综合性服务。改变过去档案服务单一的方式，简化实体管理，提供完善的信息网络化服务，并适时推出新的服务项目和内容。四是提供新的服务内容。结合馆藏实际积极组织编写各种档案史料汇编和各种专业档案参考数据，为学校领导决策提供参考和满足各部门对档案信息的多种需要。

参考文献

[1] 韩英建.高校档案工作调查及对策分析[J].档案管理，2011（3）.

[2] 赵玲.档案管理创新相关问题的探讨[J].档案学通讯，2013（5）.endprint