基于工作流管理的高校行政管理自动化研究

陈雪琴

各大高校倘若想要增强自己的核心竞争力，提升高校的行政管理能力是必然选择。如今，高校行政管理中存在着些许的问题，为了改善当今高校行政管理中的不足，建议加强系统建设和模式创新等方面。一方面，认识到工作流管理技术的重要性并在高校行政管理自动化体系中加以应用，以实现资源优化、高校行政管理业务规范化、工作流管理技术的监督控制集中化等；另一方面，在对高校行政管理模式进行创新时，要结合知识管理、质量管理、服务从政等方面，从而提高高校的办学效益。

工作流高校行政管理自动化随着社会的进步和时代的发展，知识经济社会的势头愈演愈烈，高校教育既面临着千载难逢的发展机遇，同时也面临着严峻的挑战。高校行政管理水平是反映高校办学综合质量的一个重要性因素，如何提高高校行政管理水平以及工作效率是当务之急，也是全面提高学校综合能力和核心竞争力的必然选择。

一、工作流管理技术概述

工作流管理技术，简而言之，就是一门以过程建模和过程管理为基础的专业性技术，它不但能够完美结合人工的行为和机器的行为，还能够通过应用程序以及建模工具实现交互行为，最后对业务的整个流程进行自动化处理。工作流管理技术可以应用在其他各个系统中，通过二者的有机结合，为系统提供业务流程建模、管理和控制的技术支持，以便能够满足组织日益增长的各种业务管理目标的需求，比如，资源规划系统、电子政务、办公自动化系统、客户关系管理系统、项目管理、供应链管理等，实现政务公开、行政办公流程优化重组。

如图1所示，这是目前工作流管理系统的体系机构和参考模型。该体系结构通过依靠过程建模工具来建立过程模型，并且在对过程模型进行解释说明时引用了组织机构的模型数据，工作流引擎能够凭借发送请求消息的手段来获取相关工作流控制数据，同时通过对其控制来辨别每个过程的状态。

如图2所示，接口1是包含工作流引擎的工作流执行服务和过程定义工具之间的接口，主要的功能是解释、读写以及访问工作流模型；接口2是包含工作流引擎的工作流执行服务和客户应用之间的接口，主要的作用是约定客户应用和工作流执行服务之间的访问防水；接口3是包含工作流引擎的执行服务和直接调用程序之间的接口；接口4是包含工作流引擎的各个工作流执行服务之间的相互操作接口；接口5则是工作流执行服务和管理工具之间的接口。

二、工作流管理技术在高校行政管理中的应用

如图3所示，客户端的界面设计在客户应用层进行，同时借助可视化建模工具，设置用户的权限管理，分别为管理员界面和普通用户界面，显示在Web浏览器下，在限制信息显示范围的同时设计动态页面表现。工作流、业务管理逻辑层作为中间层，是能够被客户应用层随时调用的，并且能够通过服务器端脚本来创建Web页面，使用组件对象模型组件与工作流引擎交互。主要由涵盖组件对象模型的工作流引擎和业务组件组成，保证权限工作流是依据权限来执行服务组件对象模型的接口的，并加以协调运用，对工作流建模工具自定义的业务过程进行解释说明，集成工作流组件，自动化处理业务信息。数据服务层的内容主要有工作流数据以及应用数据，它的主要功能是帮助工作流、业务管理逻辑层获取相关的数据来源。客户应用层，工作流、业务管理逻辑层，以及数据服务层这三层结构模型在中间层将业务组件和工作流引擎进行整合和集中处理，在用户界面和数据服务中将工作流执行服务分离出来，极大地减少了系统维护和管理的成本以及费用。 以工作流管理系统体系结构、工作流管理参考模型、计算机系统结构等为基础能够设计一套高校行政管理系统，如图4所示。图4中，高校行政管理系统共有应用层、基础平台以及网络层三层。比如，应用层包含了业务系统、对外服务系统以及统计分析决策支持系统，同时具备了面向政务工作的基本应用框架；对于基础平台而言，跨平台的信息通信、时间管理以及流程控制、协同工作、智能短信、智能邮件等以及对数据资源的访问、提取、转换、过滤和综合等需求的满足是当前主要任务；而至于网络层，则主要是相关的软硬件基础设施，其中涵盖了核心安全网、信息服务发布网以及内部安全网。每个平台除了具备各自的基本功能之外，还要有强大且可靠的安全体系来保驾护航。

三、高校行政管理创新对策

（一）更新高校行政管理理念，创建服务型行政管理模式

早在1938年，德国的著名行政法学家厄斯特.福斯多夫就已经提出了“服务行政”的先进理念，从那以后，相关学者、行政管理人的研究重点便逐渐转移到建立服务行政中来。重点建立服务行政的具体表现分别是：对行政管理体制不断创新完善，提高行政体制的适应性、可调节性，保证行政管理体制不断满足组织对行政服务功能的不断变化的要求和目标；组织依法行使自己的权利，最大限度的履行为群体利益服务的义务；将原本作为权利的载体的行政逐渐转变为为群体组织提供服务的实体，实现“管理型行政”向“服务型行政”的过渡。明确高校行政部门的工作职能，加强行政部门的服务能力，可以依靠下放高校行政管理自主权、改革高校后勤社会化制度、改革人事制度以及分配制度、建设现代大学制度等方向来实现。

（二）构建基于知识管理的高校行政管理模式

20世纪80年代，彼得.德鲁克率先提出了知识管理理论。知识管理理论具有丰富的内涵，涵盖了如何管理知识、如何管理与知识相关联的各种无形资产以及有形资源、涉及包含知识开发、分类、加工与共享等内容的资产、产权、人员、知识组织与服务的全过程、全方位、多层次的管理。知识管理理论作为一种全新的管理理念，以人本思想为基本立足点，全方位的改造创新知识的经济形态，对知识的发掘和共享给予高度的重视和关注，对人才的储备和知识运用，深入发展组织文化，旨在建设具有高度凝聚力的团队，将工作重點放在领导方式的改革和发展，创新领导方式和工作模式。高校行政管理的工作模式应当充分发挥相关技术手段的优势，致力于促进知识的交流与共享，推动文化的发展，同时将学习型组织理论很好的与高校行政管理体系相结合。

（三）加强质量管理意识，提升办学效率

朱兰和费根堡姆率先对全面质量管理理念做出了解释。他们提出，在当前的大市场环境下，为了提高适应性，不能单纯的强调个别部门的活动，要注意全部职能部门覆盖的质量活动同时加以策划。简而言之，质量管理的主要任务就是在工作过程中确定质量标准、目标和职权，对质量体系中的策划、控制、保障以及改进工作进行管理，从而保证全面管理活动的顺利开展和进行。我国在1978年开始实施全面质量管理工作，如今我国的全面质量管理工作无论是在理论还是实践都取得了长足的进步，具有良好的发展空间，但是对全面质量管理的深层次的研究和探索仍然是不可缺少的，要不断总结经验，从而提升全面质量管理。

高校应当充分发挥现代质量管理理念的优势，增强对现代质量管理理念的认识和理解，强化意识，并且不断学习、借鉴和吸收西方的经验和先进技术，有意识的培养高校行政管理人员的质量管理观念，大力推进“质量工程”，同时在实践中形成具有高校自身特色的核心价值观，高校要从自身的实际情况出发，实事求是，建立高质量、高层次的质量文化，同时在高校的行政管理业务中运用部分能够提供借鉴可行性的质量管理体系，建立科学合理的评定标准和行之有效的控制措施，从而提高高校行政管理的工作效率。只有这样，高校行政管理才能够最大限度的提高自身的核心竞争力，在当今世界激烈的竞争环境中保持自己应有的地位和竞争力。

四、结语

高校行政管理，顾名思义，就是整合集中高校的人力、物力、财力、时间以及信息等各方面的资源，并且对整合后的信息进行处理，实现科学合理、优中择优的高质量配置，明确学校的建设初衷，把握学校的发展方向，维护系统的正常运转。本文简单地介绍了工作流管理技术的基本情况以及其在高校行政管理中的具体应用，同時针对性的提出了高校行政管理的创新性对策，旨在为基于工作流管理的高校行政管理自动化的研究与探索工作贡献一份力量。

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