如何做好新形势下重点建设项目档案工作

文/王 雪

如何做好新形势下重点建设项目档案工作

文/王 雪

各建设单位要坚持档案工作与工程建设同步进行。同时在建设项目实施中，利用原有的档案资料积极主动服务，对新形成的档案材料及时收集整理，树立起建设发展延伸到哪里，档案开发利用就延伸到哪里，坚持从项目开始就抓起，在项目的规划、立项、施工及效益评估等各个阶段全程跟踪服务，同时监督指导有关部门做好项目实施中形成的档案收集，整理和归档，使其在交通建设事中发挥应有的作用

按照交通发展规划，陕西也是公路建设的主战场，完成规模之大的高速公路建设项目，必然要形成大量的档案，档案管理工作任务繁重，责任重大，这为交通档案工作发展创造了不可多得的机遇，也给公路建设项目档案工作提出了新的更高的要求。重大建设项目档案管理工作是项目建设的重要组成部分，是一项重要的基础性管理工作，也是我们单位档案管理工作的重要内容，建设单位和档案主管部门应积极配合，加强协作，强化对项目档案的督查指导，努力形成各有关职能部门齐抓共管的良好气氛，为此我们对交通重点建设项目档案工作进行自查，目前主要存在着以下几点问题：

1.对工程档案管理重视不够，轻视档案现场过程中的收集、整理、归档，造成档案收集不齐，等到工程竣工验收时，才投入大量人力、物力、突击补充档案资料，应付工程竣工验收，致使档案不齐，与实际不符等情况出现，影响了档案的真实性。

2.工程建设项目档案的完整性、准确性、系统性不够。许多施工单位对档案工作有关法规不熟悉，对档案认识不足，意识淡薄，轻视了对档案的收集、整理、归档。不重视工程项目的文件、材料、图纸的管理，不按本行业，本系统的规定来管理和编制工程图，导致档案的完整、准确、系统三个特征得不到保证，造成了工程档案的成套性差，影响了重点工程项目档案质量。

根据以上存在的问题，要从以下几个方面做好重点工程项目档案管理工作：

一、加强领导，增强意识，落实责任，确保档案工作顺利开展

领导对档案工作的重视和支持是搞好档案工作的关键。领导要重视档案管理工作，要认真学习国家档案局、交通部、省档案局有关文件，贯彻落实国家档案局、省档案局《关于做好重点项目建设档案的通知》、《重点建设项目档案验收办法》等规定精神，规范项目档案管理，提高对抓好重点建设项目档案工作的重要性的认识，明确任务和责任，为作好档案管理奠定良好的基础。

为切实搞好建设项目档案工作，各建设单位应建立机构、落实责任，成立由一名主要领导为组长，各科室、项目负责人为成员的领导小组，负责公司管理及项目建设档案工作，并在各科室，各项目组设立专、兼职档案工作人员，同时将档案工作纳入合同管理，纳入目标责任考核内容，纳入公司工作计划中去，纳入领导工作目标，与工程进度同步；与质量管理同步；与工程验收同步；与科研成果鉴定同步的档案工作“三纳入、四同步”。建立档案管理队伍，具体负责建设项目的档案工作，明确工程项目各类文件，材料的收集、整理、归档责任及档案移交时效、程序与责任，使工程项目归档文件材料规范化，顺利通过交、竣工验收。

二、履行职责，跟踪服务，及时收集、规范归档

各建设单位要摆正档案管理与建设项目的关系，坚持档案工作与工程建设同步进行。在工程开工之前，就要将有关计划，通知档案管理人员，使他们了解工程活动情况，以便及时的收集档案材料。在工作过程中，对基建、财务、影响、图纸等档案的收集、整理、归档、保管、移交等有明确的工作程序，由档案管理人员和施工人员共同制定出工程项目档案工作计划，通力合作，做好工程建设项目档案工作。同时在建设项目实施中，利用原有的档案资料积极主动服务，对新形成的档案材料及时收集整理，树立起建设发展延伸到哪里，档案开发利用就延伸到哪里，坚持从项目开始就抓起，在项目的规划、立项、施工及效益评估等各个阶段全程跟踪服务，同时监督指导有关部门做好项目实施中形成的档案收集，整理和归档，使其在交通建设事中发挥应有的作用。

三、依法治档，建立完善工程项目档案管理制度

建设项目档案管理是工程质量管理的重要内容，是促进和提高工程质量管理的一个重要方面，建设单位的档案部门要认真贯彻执行《档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求及档案管理规范》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》等法规和规定，结合工程项目建设管理的工作实际，根据档案管理各环节工作特点，进一步细化管理，建立健全各项档案管理制度，制定出《档案管理办法》、《照片档案管理办法》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案管理人员岗位职责》、《公路工程竣工文件立卷归档实施细则》等制度和办法，在工程建设过程中，用制度来规范控制项目文件材料的收集、整理、归档，使档案管理工作有法可依，有章可循，使档案管理走上制度化，规范化，科学化。

四、加大力度，重视档案管理基础设施建设，改善档案库房条件，做好档案安全保密工作

加强档案基础设施建设，为档案形成、保管和利用提供保证。各建设单位要合理设置档案库房，根据档案库房标准和设施规定，要求积极推进改善档案用房设施条件，实行库房，阅览，办公三分开，配备档案柜架、空调、计算机、晒图机、复印机、加湿器、温度计等现代化设备和必要的设施。做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物等工作。做好档案安全保密工作，经常开展安全教育，不断提高责任意识和安全防范意识，完善相关保密制度，落实安全责任心，采取得力措施，消除安全隐患。

五、加强业务指导，重视业务培训、提高工作能力

在项目建设中，不断强化档案人员业务培训，提高业务能力，在开工之前组织举办竣工文件立卷归档管理；公文处理和其它档案管理知识培训。组织项目办、施工单位、监理单位的分管领导、技术人员、文秘人员、专职档案人员参加，使他们掌握档案管理知识，提高档案人员和相关人员依法治档的意识，和收集整理竣工文件的能力。在工程项目建设工程中，公司档案主管部门组织上级档案部门，档案专家和业务能力较强的档案人员深入施工现场进行指导，发现问题及时纠正，解决施工单位档案人员遇到的具体困难，建设单位要做到档案工作与工程建设同计划，同实施，同验收，使项目文件材料的收集、整理、归档规范化，确保项目档案完整、准确系统。

（作者单位：陕西高速公路工程咨询公司）