手把手教你做好工资表（中）

孙炜

在工资表技术中，需要解决两个核心的操作问题：

1.如何按照指定的月份，自动生成应发工资员工名单的问题。

2.如何在员工存在异动（调岗、调薪、转正、参保）的情况下，按照指定月份，准确取得员工当期最新数据（当期调整的部门、薪酬、职级等）的问题。

解决这两个问题，是高效制作工资表的核心问题，我在工资表技术中给出了一个解决方案，希望抛砖引玉，对广大读者有所启发和帮助。在这篇文章中我们先来谈一下第一个问题：如何利用公司的员工信息表，自动获取指定月份的应发工资名单：

我在上一篇文章中（详见本刊2017年7月刊第34至36页）提到过，如果用EXCEL处理员工信息数据，应该有三个表，即“员工个人信息表”、“员工企业信息表”、“员工异动信息表”。对于制作工资表而言，我们重点利用的是后两个表的内容。我们先来看一下这两个表在使用过程中的注意事项。

员工企业信息表的设计与维护

设计员工企业信息表时，应包含以下内容（如下图所示）：

1.工号、姓名（离职员工的工号原则上不再重复使用）。

2.部门信息：此处可以展开多列，包含分公司、一级部门、二级部门等信息。

3.职级信息：包含了员工的岗位名称、职位、职位类别、级别等信息。

4.固定薪酬信息：包括了基本工资、岗位工资等非弹性薪酬信息。

5.保险信息：五险一金个人应缴纳部分。

6.特殊补贴信息：企业给予特定员工或岗位的其他固定补贴。

维护注意事项：

1.新增员工直接在末行录入即可（之后可以按部门信息为关键词排序）。

2.部门信息、职级信息、保险和特殊补贴信息可以依据企业具体情况自行设定展开。

3.固定薪酬信息主要指的是基本工资、岗位工资、固定补贴等一些非考核性固定薪酬项目，这些项目一般只与员工考勤状况相关。

4.一定要详细记录入职时间和离职时间信息，录入的时间格式必须正确。

员工企业信息表的计算准备

将表格设计好后，增加辅助列（辅助列就是为了下一步计算而增加的，不属于源数据内容的列），增加后的效果如下图所示：

其中H列至L列为判断计算辅助列，B列为选择计算辅助列，具体解释如下：

1.表格中C2与E2存放的是“指定月份”的开始和结束时间，示例中指定的是2017年7月份这个特定的时间

2.H列“已离职判断”：该列的作用是判断出在本期之前就离职的员工。

计算逻辑：离职时间不为空，同时离职时间在指定月份1号之前。

计算公式：H6=IF（AND（G6<>""，G6<$C$2），1，0），向下复制即可。

计算结果：为1表示期初之前已离职。

3.I列“当期离职判断”：该列的作用是判断出在本期之内离职的员工。这个辅助列单独存在有利于以后快速地取得当期离职人员名单。

计算逻辑：离职时间不为空，同时离职时间在指定月份1号之后，月末之前。

计算公式：I6=--AND（G6>=$C$2，G6<=$E$2），向下复制即可。

计算结果：为 1表示当期离职。

4.J列“当期入职判断”：该列的作用是判断出在指定月份内入职的员工。这个辅助列单独存在有利于以后快速地取得当期入职人员名单。

计算逻辑：入职时间在指定月份1号之后，月末之前。

计算公式：J6=--AND（F6>=$C$2，F6<=$E$2），向下复制即可。

计算结果：为 1表示在指定月份当期在职。

5.K列“在职判断”：该列的作用是判断出在指定月份1号之前正常在职的员工（在指定月份1日之前入职并且不存在任何离职行为）。

计算逻辑：离职、当期离职、档期入职判断同时为0。

计算公式：K6=--AND（H6=0，I6=0， J6=0），向下复制即可。

计算结果：为 1表示正常在职。

6.L列“工资表人员判断”：该列的作用是判断出在指定月份内应发工资的员工。

计算逻辑：正常在职、当月入职、当月离职的人都应该计算工资。

计算公式：L6=--OR（K6=1，J6=1，I6=1） ，向下复制即可。

计算结果：为 1表示属于当期应发工资员工。

7.B列：该列的作用是取得应发工资员工名单的“序号”与“数量”，为下一步使用VLOOKUP生成指定月份应发工资人员清单提供“ID”。

计算逻辑：利用混合引用技巧，动态统计到目前为止我是第几个满足条件的人。

计算公式：B6=COUNTIF（$L$6：L6，1） ，向下复制即可。

B4= MAX（B6：B10）

计算结果：B4结果为应发工资总人数，B6结果为满足条件的序号，不满足条件的员工序号，就会出现重复值（该重复值将被下一步使用VLOOKUP函数查找引用时忽略）。

生成指定月份的应发工资员工名单

如上图所示，左边就是刚才我们处理的“员工企业信息表”（此处我们隐藏了H至L列的辅助列）。我们重点来看一下右边（N至U列）的区域，重点讲解如下：

1.N4单元格。其目的是将符合条件人员总数引用过来，便于生成新表的序号。

计算公式：N4=B4

2.N7单元格。其目的是根据总人数，自动生成人员序号，比如：本期满足发工资的人员一共20人，则序号自动从1开始，到20结束。后面的均为控制。N6永远为1，所以不做公式，从N7开始做公式，并向下复制（应根据企业人数多预留一些位置）。

计算公式：N7=IF（N6>=$N$4，""，N6+1），向下复制即可。

3.O6与P6单元格。其目的是使用VLOOKUP函数，查找和引用“员工序号为1”的员工的工号和姓名，公式向下复制后，逐一找出序号2、3……直至最后一个符合条件员工的工号与姓名（O6是工号，P6是姓名）。

计算公式：O6=IFERROR（VLOOKUP（N6，$B$6：$D$999，2，0），""），向下复制即可。

P6=IFERROR（VLOOKUP（N6，$B$6：$D$999，3，0），""），向下复制即可。

4.取值区域。根据已经取得的工号，把员工的基础数据引用过来，比如部门、基本工资等等信息。

在维护“员工企业信息表”的时候，绝大多数HR录入的都是员工刚进入公司时的数据，它是一个静態的数据记录，但随着时间的推移，员工就会出现类似转正、调岗、调薪这样的正常变化，所以在计算工资的时候，很难甚至不可能从原始记录（“员工企业信息表”）中取得当下员工的相关数据，我们就需要将“员工异动表”一起考虑进来，综合地取值。所以在上图中，“取值区域”在指定的月份内，要先行扫描“异动信息”后才能最终取到正确的值，这个技术我们在下一篇文章中再详细阐述。 责编/寇斌

（未完待续）endprint