浅谈如何优化公交档案管理

吴克敏

摘要：企业档案记载着这个企业发展过程中的优秀成果，是该企业经营业绩和科学发展的重要依据，有利于企业完善制度，制定长远企业发展方针的方向标。随着城市化的不断深入，公交事业的不断发展，对公交档案管理工作提出了新的任务与要求。如何做好公交在城市窗口的示范作用，结合公交行业的发展现状、趋势，明确档案管理在公交系统中的作用，促进公交档案管理工作的良性发展，让其服务于整个行业的发展。

关键词：企业；档案管理

科学规范的档案管理，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度，公交档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供重要依据，为企业决策者提高数据支持；另一方面，有利于有关方面准确判断企业的经营成果，为企业与有关方面接轨与合作奠定坚实的基础。

一、公交行业的特点

公交顾名思义就是公共交通，作为一项服务行业，它提供的是一种无形的服务，需要人们全程参与并投入大量时间成本；公交的服务主体是人，政府为此对公交服务领域实行经济管制和社会管制，公交领域实现“两个管制”既是对公交企业的内在要求，又是衡量公交企业是否依法经营的重要参考，公交企业必须把“两个管制”融入到思想领域中并付诸实施；公共交通作为满足人民群众基本出行的社会公益性事业，其性质体现了普遍服务的原则。向乘客们提供最优质的搭乘服务，赢得乘客的信赖，占领市场份额，使社会效益与经济效益达到完美的统一。随着时代的发展和市场经济的不断深入，人们对公共交通服务提出了更高要求，提升公交档案管理质量恰好也是提升公交行业的质量，完善和提升公交档案管理水平，将可以进一步使公共交通服务于广大人们群众的利益。

二、公交行业档案管理存在的问题

1、对档案重视力度不足。企业档案本身具有不公开性，它的投入与产出需要一个长周期来体现，鉴于上述特点，有部分企业的掌舵人会认为档案工作成效低，浪费人力资源和财力资源，影响公司正常运作，故此有意识弱化或漠视档案工作。健全制度的缺失，领导者的漠视，一定程度上影响档案人员主人翁精神，对档案工作得过且过，档案丢失、损坏屡见不爽，严重影响了档案归档的真实性和说服力，使档案管理工作流于表面。

2、对档案保护力度过大。档案的适时利用，才是档案管理环节的关键，体现档案管理的意义。现今公交企业在不断追逐利润最大化的同时，往往轻视了档案管理工作。档案虽然按要求收集、整理、归档了，但利用率甚低，但档案的调出调入手续相当繁琐，保密规格极高，档案更多地变成是一种摆设，一种应付检查的工具，一种企业对外宣传的工具，失去档案管理的实际意义，必须简化流程，提升档案的利用率。

3、档案从业人员素质良莠不齐。企业要发展，人员的素质建设和能力培养是必不可少的。在办公室自动化越来越完善的今天，许多东西已经由人脑处理过度到电脑处理，但只有强大的人才队伍建设，才能更高效发挥出办公室自动化的威力。

4、信息化程度偏低，影响档案管理服务水平。随着“互联网+”年代的悄然来临，档案管理也向信息化和网络化方向迈进。档案载体不再局限于纸质文档，包括光盘、USB，电子文件等许多高科技档案载体随着科技的发展而应运而生并冲击着传统档案管理模式。但由于纸质档案在档案管理中的构成还占相当重的比例，所以每每在查阅档案时，还需要员工手工翻阅资料，不仅占用了员工的办公时间，而且还会处于人为的疏忽，导致档案的错查和漏查，没有形成纸质档案与电子档案共存的管理机制；而且由于人手翻阅，少不免会导致纸质档案的粘污，页面泛黄，破损等现象发生，加速了档案的老化和损坏不利于保存，故此，信息化程度的偏低，影响档案管理服务水平。

三、公交行业档案管理具体优化措施

以上问题都属于公交行业普遍存在，企业在追求利润最大化的同时，也不能忽视档案管理的建设，要积极采取行之有效的措施与之解决，两手抓，两手都要硬。

1、加强档案管理工作的重视力度。公交企业的档案工作室一项基础性工作，必须积极主动争取领导支持和重视。档案是企业的无形资产，正确利用好档案信息，可以有效为企业运营、发展服务。同时档案信息可以起到宣传企业，提高企业的知名度的作用，也是企业新的经济增长点的依据，故此，只有得到决策者支持和重视，才能保证制度的落实和执行，才真正让档案管理工作不留于形式。

2、降低条用门槛，提高档案利用率。摆放是档案的存在形式，利用才是档案的存在价值，降低档案的“保密”程度，提高其利用率，是档案管理工作一个核心。虽然企业档案利用一般是针对该企业的内部人员，但对于不涉及商业机密的内容也是可以对公众开放，实现资源共享。档案人员需多渠道全方位开发档案信息，及时补充和反馈对企业有良好评价的信用信息，让员工了解其企业，认同其服务的企业，进一步发扬企业的文化精髓，促进企业发展壮大。

3、建立健全的信息化管理体系。鉴于公交企业的行业特点，档案管理信息应该由传统运作模式向采集自动化、存储数字化、管理网络化和服务人性化转变，逐步建立和完善档案检索整理工作的办公自动化，办公自动化环境下的文书档案检索和整理工作主要通过长期工作建立起的数据库来完成，实现档案管理网络化，在档案管理信息系统内实现档案管理电子化，进入系统内进行整理归档工作，实现高效、精准的档案信息交流传送。

4、事业兴衰，关键在人。企业档案工作者的业务素质直接影响档案管理水平的发展和提升。作为企业，应优先吸纳政治素质过硬，爱岗敬业，忠于职守的高素质，复合型优秀人才进入档案管理人才队伍中。在档案工作的信息化和网络化的大趋势下，加大档案管理人才的培训和学习力度，增强档案管理人才的档案理论水平和档案业务水平，实现工作人员与现代化的办公技术、办公设备的无缝对接以及现代信息化的良好融合，有人手搜索转向计算机信息管理，只有通过计算机信息管理，提高了档案管理工作的时效性和实效性，真正做到办公自动化，大大提升了整体的办公效益，让人才更好地為实现利润的最大化而获益。

四、结语

档案管理工作对现代企业制度的健康发展起着致关重要的作用。做好档案管理工作，必须立足于企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，立足于服务，使档案管理工作更好为企业发展服务。endprint