医用耗材网络管理平台的建设与应用

白玲

首都医科大学附属北京友谊医院 医学工程处，北京 100050

医用耗材网络管理平台的建设与应用

白玲

首都医科大学附属北京友谊医院 医学工程处，北京 100050

针对目前医用耗材及其供应商数量繁多，管理成本高等问题，本文利用互联网技术和客户端开发工具设计了一套医用耗材网络管理平台。该系统在医院内网与外部互联网之间建立缓冲空间，将基础信息录入工作前移至供应商端，各科耗材订单自动发送至对应供应商操作端，严格控制了耗材物流的各个环节，极大地节约人力资源，提高管理效益，为精细化的医疗耗材管理提供了基础。

医用耗材；供应商管理；网络平台；虚拟专用网络技术；精细化管理

引言

医用耗材、供应商及其账务管理一直是困扰大、中型医疗机构的难题。国务院《医疗器械监督管理条例》及国家食品药品监督管理总局《医疗器械使用质量监督管理办法》等法规、规章均明确要求医疗机构对购进的医疗器械执行严格的查验程序，对生产、经营单位的资质建立全面的信息档案。然而面对数以百计的耗材供应商、数以万计的耗材品规，医疗机构在进行上述工作时需投入巨大的人力物力[1]。目前，大多数医院耗材管理依托于内部网络，受其限制，往往出现耗材订货、审核、通知不及时，产品数量和供应商信息不准确，物流进度和状态难以掌握等问题[2-4]。这种依托医院内网建立的耗材信息化管理系统，虽然在一定程度上提升更了耗材管理质量，但是很多工作的开展仍然面临多重困难[5-7]。

为此，我们在原有医院耗材管理系统的基础上建设了医用耗材网络管理平台，该平台基于互联网，突破了医院内网的限制，在供应商和医院间搭建信息传递的桥梁，将基础信息录入工作前移至供应商端，在医院内网与外部互联网之间建立的缓冲空间用于存储供应商提交的信息，医院内部全程把控，保证耗材管理合规与使用安全。

1 医用耗材网络管理平台结构

医用耗材网络管理平台结构大致分为3个模块，即供应商操作端、内外网缓冲空间和医院对应的操作模块。在供应商连接互联网的计算机上安装平台操作端，利用虚拟专用网络技术（Virtual Private Network，VPN），供其上传资质信息、产品及票据信息、物流信息并可查询与自己有关的账务情况，接收消息、通知和订单等，供应商操作端界面截图见图1。

图1 供应商操作端界面

在医院内网与外部互联网之间建立的缓冲空间，用于存储供应商上传的各类信息，经医院管理人员核实后，信息经缓冲空间进入医院耗材管理系统，成为正式数据。而医院管理人员在耗材管理系统相应的操作模块向供应商发出的订单、通知和要求等信息直接传送至该供应商操作端。上述3个模块关系，见图2。

图2 医用耗材网络管理平台结构

2 医用耗材网络管理平台功能

2.1 资质管理功能

按照《北京市医疗器械使用质量监督检查指南（2016版）》要求，供应商在操作端依规定格式录入与医院业务有关的各类资质信息，这些信息均以医院审批通过的供应商及耗材字典库和采购合同为依据，允许供应商修改完善其中的信息，不允许增减条目、变更供应商或产品、修改价格，具体内容见表1。该功能支持上传包括PDF格式在内的电子文件。

上传的信息在缓冲空间存储，医院工作人员依照存档的纸质资质对比、审核和修改后进入医院系统数据库，并与医院耗材出入库及有关数据关联。

该功能将医院采购部门资质管理人员的精力从传统的收集资质转移到审核资质上[8-11]。同时，医院端和供应商操作端均设有报警功能，对过期或空缺项目可提前预警或报警，更加重要的一点，系统除预警、报警外，可设置资质过期数据自动延时封闭功能：对于一些资质过期而供应商或厂家长时间不能更新的情况，系统可通过提前设定的时间，封闭数据，供应商将不能再向医院供货，由此督促其尽早更新资质，打消其侥幸心理，更大程度上确保了耗材使用安全。

2.2 订单管理功能

我院科室通过院内耗材管理系统向采购部门申领耗材，在网络管理平台应用之前，采购员使用电话、邮件或微信的方式向供应商订货，工作量大、形式松散且供应商回复不及时，牵扯采购人员较大精力[12-13]。平台应用后，经采购人员确认的各科耗材订单自动发送至对应供应商操作端，系统可自动整合科室订单，依照时间及紧急程度排列订单次序，提醒供应商阅读订单及向医院采购人员反馈订单阅读、受理情况，大幅降低了医院采购部门的工作压力。

2.3 入库及物流管理

供应商接到订单为医院备货，在送货前供应商自行经网络平台录入货品信息，按照《北京市医疗器械使用质量监督检查指南（2016版）》规定，随货信息应包含产品基本信息（名称、规格、型号、注册证号、生产厂家）、批号（或编号）、生产日期（包括灭菌日期）、失效期（包括灭菌失效期）、储运条件（温度、湿度、光照等）、发票信息（开票日期、发票代码、发票号码、总金额、总税额）、是否具备出厂检验报告或有关合格证明和是否具备产品说明书（第三类医疗器械重点检查）信息。

随货单信息录入完成，由供应商在发货前传送至缓冲空间，并打印出随货单。医院耗材库房收到货品后，调取缓冲空间中该批货品的信息，查验无误后，将信息调入医院耗材管理系统，形成入库查验记录，从而基本取消了库房管理人员的手工录入操作，提高了验收的准确性和工作效率。

同时，系统在录入货品信息时，供应商可选择录入发货时间，预计到货时间，送货车辆或物流信息等，在现有条件下一定程度上实现了货品的院外物流管理[4]。

2.4 账务查询

接待供应商的账务查询一直是牵扯医院采购、库房及财务部门较大精力的工作，实现医用耗材网络管理平台后，各供应商有关的入/退库信息、发票信息及付款信息会及时被推送至供应商端，供其查阅，从而减轻医院有关部门和人员的工作量。

2.5 统计分析功能

通过网络平台的上述功能，经过一段时间的数据积累，我们可得到以下这些以往通过一般信息手段难以获得的统计结果：供应商订单处理速度、发货周期、缺货率、资质更新频率、货品贮运条件等，为医院耗材更进一步的精细化管理提供基础[14-16]。

表1 资质目录

3 医用耗材网络管理平台的安全保证

3.1 网络安全

在建设医用耗材网络管理平台时，首先要保证的是医院内部网络的安全运行。如果医院内网与外部互联网直接传输数据，特别是外网直接向内网传输数据，医院的网络安全难以保证，因此如前文所述，我们在内网（医院耗材系统）和外网（供应商端）之间建立了内外网缓冲空间，外网数据首先进入缓冲空间，经过滤和安全检查后，再按需调入内网，确保内网安全。

3.2 信息安全

医用耗材网络管理平台涉及大量财务信息和供应商商业秘密，同时它又是一个相对开放的平台，因此系统设计必须保证信息安全，最基本的要求是数据的准确性、保密性并应及时进行数据备份。同时要明确确立网络管理平台用户类型和用户权限，加强用户管理，平台供应商操作端用户类型和权限划分见表2。

4 讨论

该医用耗材网络管理平台目前已完成试运行，在供应商管理、订单管理和入库物流管理方面都大大降低了工作人员人力和时间的投入，做到全程安全严格把控，提高了工作的精细程度。

因平台设计了资质过期数据延时自动封闭功能，产品资质特别是医疗器械注册证有效率大幅提升，经初步测算，系统试运行期间注册证有效率在90%以上，且证件基本为代理商主动申请更新。我部门库房目前每月入库、出库记录在11000笔以上，其中入库操作不少于5000笔，以每月22个工作日计算，平均每日入库不少于227次，因新系统采用了供应商自行经网络平台录入货品信息的模式，我部门库房管理员入库工作量减少50%以上，因此在人员不增加的情况下将节约的人力成本用于加强入库验收，将“数量验收”和“质量验收”双岗分开，提高了验收质量。另外，通过初步估算，经网络平台将订单发送至供应商操作端功能的使用，节省采购员日常工作20%的时间。账务查询功能的初步使用，也使供应商对账频次有所下降。

总体看，医用耗材网络管理平台的使用效果与我们预期的效果基本一致，而在平台使用初期，对供应商的系统使用培训及VPN运行维护是占用资源较大的两块内容，需要进行合理和周密的计划。

5 总结与展望

医用耗材网络管理平台的逐步推广使用，使得医用耗材及其供应商的资质、信息及账务管理等方面的工作质量有了显著的提升，医院采购员、库房管理员、档案资质管理员及相应财务人员的手工录入、查询工作大幅减少，核对、查验等工作时间得到了保障，提升了管理品质、工作效率和医用耗材安全使用系数。

随着移动互联网、大数据和云服务的普及和发展，医用耗材网络管理平台可继续向纵深发展，如建立冷链实时追踪、手机APP服务、货品物流准确定位等功能，为医院医用耗材科学、高效管理提供动力。

[1] 沈海芹.供应商管理平台在高值耗材管理中的应用[J].世界最新医学信息文摘,2015,15(8):169-170.

[2] 沈蓓丽,章浩伟.上海市某三甲医院医用耗材管理现况[J].解放军医院管理杂志,2016,23(3):276-277.

[3] 朱永佳.我院加强对医用耗材供应商管理的探索[J].中国医疗设备,2016,31(8):116-117.

[4] 张魏,李潮波.对医疗器械耗材管理的浅析[J].中国疗养医学,2011,20(3):280-281.

[5] 姜玲莉,龚纯贵.医用耗材信息化管理现状与对策[J].解放军医院管理杂志,2012,19(4):365-366.

[6] 祁宇星.物资设备采购进度管理信息系统研究[J].中国高新技术企业,2016,(27):9-10.

[7] 汤国平,胡亮.医疗耗材管理信息系统的设计[J].中国医疗器械杂志,2014,38(3):229-234.

[8] 赵弈华,李鑫,王水,等.公立医院改革背景下医用耗材管理的困难与对策[J].中国医疗设备,2012,27(11):100-102.

[9] 杨琼.介入耗材网络管理模块的构建与应用[J].中国医疗设备,2016,31(7):151-152.

[10] 朱红秀.我院对医用耗材供应商规范管理探讨[J].中国医疗设备,2016,31(7):155-157.

[11] 高文莉.医用耗材资质证件管理的探讨[J].生物医学工程学进展,2013,34(4):260-262.

[12] 谭单华.医用耗材的管理制度和建议[J].中国医疗器械信息,2008,14(6):51-54.

[13] 朱红秀.医疗器械资质审核与效期控制[J].中国医疗设备,2014,29(4):96-98.

[14] 马颖,田利,邹健,等.供应商选择与评估工作探讨[J].中国医疗设备,2015,30(5):150-151.

[15] 闰进军,葛承红.医院医用耗材管理工作存在的问题及应对措施[J].经营管理者,2016,(23):168.

[16] 张清芝,曲松涛,王琨,等.医用卫生材料存货管理模式的构建研究[J].中国医院管理,2012,(11):61-63.

本文编辑 王博洁

Development and Application of Medical Consumables Management System in Hospital

BAI Ling

Department of Medical Engineering, Beijing Friendship Hospital, Capital Medical University, Beijing 100050, China

In view of high management cost and the diversity of medical consumables and its suppliers, we developed a medical consumables management network platform, based on the internet technology and client development tools. We established a buffer between intranet and the network. The basic information entry was securely forwarded to supplier side, where consumable orders automatically was sent to as well. And this platform can strictly control each step of the consumables logistic, greatly save human resources, improve management efficiency, and provide a basement for the fine management of medical consumables.

medical consumables; suppliers management; network platform; virtual private network; fine management

表2 供应商操作端用户类型目录

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.08.044

1674-1633(2017)08-0166-03

2016-11-08

2016-11-28

作者邮箱：ohelaine@126.com