现代企业档案管理工作的信息化建设探析

李畅

摘 要：信息化建设已成为企业发展的必然要求，档案管理工作也不例外。因此，企业应加强档案管理工作的信息化建设，提高档案管理和服务水平，使档案管理工作更高效、更快，为企业提供更顺畅、更准确的信息服务。

关键词：信息化；企业档案管理；对策

1现代企业档案管理信息化概述

现代企业档案管理信息化主要是指在企业日常档案管理过程中，利用信息化的媒体对企业档案管理进行智能化数字化，通过企业档案管理信息化对企业档案资源进行科学管理，为提高企业的竞争力水平提供必要的依据。

2企业档案管理信息化建设的问题

2.1企业基础设施薄弱，总体结构不科学

首先，将计算机设备引入企业档案管理信息化建设，利用和发展互联网技术，使其具有更多的资金和技术。目前，很多企业特别是中小企业技术水平不高，设备和资金不足，阻碍了企业档案管理信息化建设。其次，它受到资源的影响，大部分规模小、效益差的中小企业更难以将信息化融入到档案管理中，企业档案管理信息化建设更是无从涉及。大而有效的大企业可以完成档案管理的信息化建设，在资源有效利用的条件下不断扩大规模，提高效益。这种结构的不正确阻碍了企业的发展。

2.2观念薄弱、关注缺乏

在企业档案管理工作过程中，由于一些企业负责人并没有从思想层面认识到企业档案管理信息化建设的意义与价值，对企业档案管理信息化建设缺乏必要的重视。尤其是在一些中小企业中，不仅缺乏必要的档案管理部门，在相关的档案管理制度方面也存在着一定的不足。这在一定层面上影响了企业档案管理信息化水平的提升。

2.3企业档案管理信息化建设发展不平衡

目前，在企业档案管理信息化建设发展的过程中，由于企业发展水平的差异，企业档案管理信息化的硬件管理和软件管理存在一定的差异，这种信息化建设的发展不平衡。在一定程度上影响着企业档案管理信息化的实际效果。一些企业只关注相应的硬件建设档案管理信息化建设的过程中，对必要的档案管理软件缺乏与时俱进的意识，在一定层面上影响企业档案管理信息化建设的进展和效果。

2.4基础条件薄弱技术资金不足人才建设不到位

在企业进行档案管理工作信息化建设的过程当中，需要借助相关的专业人员以及必要的资金技术来实现综合发展，目前我国一些企业由于基础条件比较薄弱，在相关的人力资源储备、资金投入方面存在着一定的短板，这在现实上影响了现代企业档案管理信息化的建设水平。目前，从整体上来看，我国在档案管理人才的培养质量与数量层面还存在着一定的不足，在一定层面上也制约了企业档案管理信息化建设的发展

3现代企业档案管理信息化建设对策

3.1树立企业档案信息化观念

企业档案管理工作不仅有助于保存企业的重要文件和资料，而且对于完善企业知识资源的总体统筹和规划，提高企业的核心竞争力具有十分重要的现实意义。因此，在企业的日常经营和管理过程中，企业负责人应高度重视企业档案管理信息化建设在思想层面，树立企业档案信息化的观念，不断增加企业档案信息化建设所需的投入力度，营造良好的企业档案信息化建设氛围。例如烟台南山集团将企业档案信息管理纳入企业重要发展战略，通过档案信息管理组织建设和支撑体系的不断完善，改企业档案管理工作取得了丰硕成果，为企业发展战略的制定和整体经营水平的提高做出了许多贡献。

3.2建立健全企业档案信息化法律规章与标准

企业档案信息化管理是一个科学系统的过程，需要建立在相关的规章与标准基础上，一方面，企业应该从信息化时代的要求出发，不断地按照现代档案管理信息化的相关标准，提高企业档案管理的安全性完整性效果性，另一方面，企业应该完善相关的档案管理监管制度，明确岗位负责制度，对于档案管理中存在的问题第一时间进行解决，降低其在问题中造成的不良影响。例如，中石油集团在企业档案信息化规章与标准的制定方面取得了不错的成绩。该公司严格落实国家制定的相关档案保密制度，在此基础上，结合公司自身的档案管理需要，对档案的登记制度、查阅制度等方面都进行了更加明确的制定，除此之外，还对电子档案的相关系统进行升级与完善，最大限度的提升档案管理的安全性，该公司在档案信息化规章与标准层面的有益经验值得推广与借鉴。

3.3推进档案数字化和资源共享

要充分认识到资源建设是档案信息化建设中最重要的工作。在当前形势下，档案信息化建设的重点应放在以下两个方面：一是推进档案数字化。首先，我们必须尊重数字建设的规律，要制定合理的建设方案，做好监督工作，使数字化建设有序进行。同时，要建立完整的数字化目录，为数字建设提供充足的资金、技术和人员支持，促进各部门的团结，齐心协力；第二，实现资源共享。特别是在国家相关法律的指导下，建立综合档案信息系统，与办公系统相结合。各单位和部门可以通过互联网对内部产生的文件和信息进行处理和归档。以时间为排序标准，建立档案信息目录，以此促进档案信息化建设。

3.4重视企业档案信息化人才建设

目前，在我国企业档案管理信息化建设过程当中，影响其建设效果与水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企业应该从档案信息化建设的长远发展角度出发，不断地加大对企业档案管理信息化建设人才的引进力度，一方面，通过提供优良的条件来吸引档案管理信息化专业人才的加入。企业可以积极的与高校进行战略合作，根据企业档案管理信息化建设的需要实施“订单式”人才培养策略，为企业今后档案管理信息化水平的提升提供必要的人力资源支持。另一方面，通过搭建良好的信息化人才管理平台，引导广大企业档案信息化人才，发挥出自己的聪明才智，为企业档案管理信息化水平的提高贡献出更大的力量。

4结语

档案管理信息化建设是促进档案管理发展的主要趋势，是有效促进时代发展的客观要求，加强对档案信息化建设的研究具有非常重要的意义。在进行档案管理的过程当中应该跟随时代发展的步伐，积极探索新型的档案管理方式，并且将其应用到实际管理的过程当中，有效地实现档案管理信息化建设。在具体的实践过程当中，需要加强对工作经验的总结，有效地借鉴外国或者是其他地区的先进做法，使档案管理工作更加信息化，有效的促进我国社会的发展。

参考文献

[1]劉蓓，赵靖云.企业档案管理的信息化建设思考[J].企业改革与管理，2017（3）：45-45.

[2]王淑芬.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].兰台世界，2013（22）：134-136.

（作者单位：保定世元岩土工程有限公司）