加强档案管理漫谈

马桃菊

摘 要：随着社会事业飞速发展，档案管理工作已经成为各企事业单位的重要构成部分，尤其是工程建设领域的核心部分，如何加强档案管理工作的进步在一定程度上将推动并维护着各企事业单位的发展。笔者从事档案工作多年，结合自己的工作实际，阐述了加强基层档案管理工作的具体措施和方法。

关键词：档案管理；档案管理队伍；重要性；规范化

一、档案管理的重要性

知识经济时代，档案管理作为一种知识管理，在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，为了使档案工作规范化、标准化，必须建立健全切合实际的档案管理制度，实施“以我为主”的立卷归档原则，严格公文的制发；提高纸质档案立卷的质量，做好文书以及电子文件的处理工作。做好档案管理工作一个国家机关健康发展的需要，档案管理工作是机关管理工作的一部分，是提高机关工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位部门工作业绩与管理水平的重要尺度。机关档案记载着这个单位或部门发展史上的优秀成果，对进一步促进本单位或部门科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为领导及时了解本单位工作开展情况，适时调整工作思路提供准确依据，为领导决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定单位取得的成果，为本单位或部门科学发展奠定坚实的基础。在我國经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映本单位或部门工作状况和工作成果。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位部门在经济社会发展中的影响力具有重要意义。

二、档案管理现状

档案管理工作是由档案、必要的物质条件、档案专业人员三个基本要素构成的。

（一）档案管理干部队伍水平不高

近几年尽管档案干部人员文化知识结构上有了很大变化，但专业技术人员偏少，档案专业人员贫乏。各基层单位认为档案工作有人就能干好，对其重视程度不够，往往是没有稳定的档案人员，且更换频繁。但是许多档案工作，特别是基础业务和规章制度的建设，要求档案人员要有较长的学习时间积累经验，才能逐渐适应并逐步完善。这种频繁调动，无疑造成专业技术人员偏少，专业档案人员贫乏，必然影响到档案工作的连续性、完整性。

（二）档案管理工作不规范。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。

1.档案管理手段落后

主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求，给档案管理工作带来很大的消极影响。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，人力、物力、财力投入少；虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。

2.档案工作缺乏制度化的管理程序

当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。由于工作的调动，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

三、提升档案管理水平措施

在企业各项活动中，如果忽视了档案工作，则会影响到企业的生产、经营和管理，影响企业的经济效益的提高，影响企业在市场经济中的竞争力。怎样做好新形势下企业档案管理工作呢？

（一）加强业务建设

首先要加强档案工作者政治素质的提高，认真学习档案法规文件，增强法制意识，确保档案的安全与保密。其次是加强档案工作者业务素质的提高。档案管理要求达到“五率”即归档案率为100%，完事率为100%，准确率为100%，查全率为100%，查准率100%，这就要求档案工作者研究和熟悉档案内容，认真钻研专业知识，掌握业务技能，以确保其档案的齐全性、完事性和准确性，档案部门和档案工作者要按照档案工作六个环节进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用，其中收集、保管和利用是档案工作的主要环节，收集是基础、管理是手段、利用是目的，收集和管理是利用的前提，收集如收的不好，就会成为“无米之炊”，档案为经济建设服务就是一句空话。为此，在收集过程中，做到“三勤”即嘴勤、手勤、腿勤，要注重文件材料的平时收集，把收集到材料随时归入归卷类目。

（二）加强档案库房建设

档案是最珍贵的历史记录，为维护它的真实面貌，延长其寿命，减少污染和磨损，档案库房应按照防光、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防热、防震、防盗的“九防”要求，购置必需的档案装具和设备来改善库房的保管条件，最低限度地满足档案材料保管的耐久性。

（三）实行公文

档案管理一体化，即办公自动化，实行办公自动化管理，对企业的生产、经营管理起着积极推动作用。一是单位领导要在微机上进行批阅，担调和查询文件，缩短了文件处理速度；二是文件的收发登记用微机登录，使登录的文件清晰、美观，避免了文件受污和出现收、发的重要漏号现象；三是加速公文处理的周转时间，杜绝文件横传的现象，并对逾期承办的文件及时给予催办、督办；四是从公文的登记、分发、办理、归档等处理程度都留下了记录，便于查询和利用；五是方便了档案工作者进行档案的科学管理，对已经登录并有保存价值的收发文可采取自动转储的方法形成档案数据，无需再进行重复登录；六是文件材料整理完毕形成档案后，把档案数据输入微机，即形成全引目录，案卷目录，分类目录，卷内目录及档案统计报表，无需再用手工抄写的方法去完成。

综合几点，做好基层档案管理工作对企事业单位将起到推动和维护工作。档案管理作用，只有在领导重视与支持的前提下，在业务部门的指导下，通过档案工作者的不懈努力，一定能时时有进步，年年迈上新台阶。

参考文献

[1]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力.企业家天地（下半月版）2008，（5）：145

[2]鞠传信.浅谈档案工作人员的基本素质.山东档案2007，（6）：46

（作者单位：东明县教育局）