不动产档案数字化技术及建设问题管窥

杨仁锦

摘 要：档案管理数字化，是档案管理发展的必然选择，科技的发展也为档案数字化管理提供了支撑。本文结合南平市不动产登记中心档案数字化管理的实践，总结了不动产档案管理的特点，阐释了不动产档案数字化中的技术应用以及当前数字化进程中存在的问题。

关键词：不动产档案；数字化；特点；问题

中图分类号：G279.2 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）15-0014-02

计算机技术的高速发展，云计算的日臻成熟，为档案管理数字化提供了可能。档案管理的数字化，就是将以纸质形式、胶片形式存在的各种文字、图像等档案信息，通过数字化处理，存储到计算机数据库中。“房产档案数字化管理是将纸质房产档案以数字影像形式存入计算机，实现档案的收集、整理、保管、编研、调阅、统计、异动等全部工作计算机管理。”[1]不动产档案数字化不仅是社会发展的必然选择，也是不动产档案管理历程中一次划时代的转折，其意义非凡。首先，档案的数字化管理提高了档案管理的效率，降低档案管理的成本，不再经过实体档案管理工作中对档案的多次辗转；其次，档案管理数字化极大的方便了档案地查阅和检索，用户可以在同一时间共享同一档案资源；最后，档案管理数字化彻底解决了档案损坏老化，这一目录档案管理史上的难题，珍贵档案不会因反复调阅和复印而受损，有效保护原始档案的完整和安全。诚然，档案数字化管理的意义还远不止这些，本文不再详细赘述，笔者根据自身多年从事不动产档案管理工作经验，拟对档案管理数字化技术以及数字化进程中存在的问题，阐释自己的观点。

1 不动产档案管理的特点

（1）易动性：不动产可以交易、继承、赠与、拆迁，因此不动产的档案不是固定不变的，而且随着房产市场的活跃以及城市的开发建设，不动产的权属问题变化更加频繁。不动产档案作为不动产登记的原始记录和凭据，必须随着不动产权属的变更，随时变化所有权人的信息，这样不动产的档案登记才能真是反应房屋所属变化全貌，具备使用价值。

（2）有机性：房产档案不同于其他档案，它不能离开土地单一存在，必须与土地粘合在一起。不动产一定建立在国家所有的土地之上，不动产具有所有权，但建设不动产的土地只具有一定时限的使用权。不动产档案的登记管理必须与土地使用权有机结合，遵循不动产的所有权属与该不动产占用土地的使用权一致，这样才能确保土地与不动产档案的完整，在不动产的档案管理中，不能破坏这种所有权与使用权的有机结合。

（3）多元性：不动产档案是实体建筑的档案，必须有图、文、簿三部分内容。图是形象直观反应不动产权属的最有效方法，有房屋平面图、分层分户图；文是房产文字档案，相近细致的解释房产的来龙去脉以及使用年限，产权归属；簿是房产证的收发领取登记，是产权和房屋现状的缩影。

2 不动产档案数字化技术应用

2.1 扫描技术

扫描是数字化的开始，对目录档案管理中馆藏的纸质、图像、微缩片等档案信息转化为数字信息储存的主要方法。首先是设备的选用，目前应用最广的是平台式扫描仪、高速扫描仪、零边距扫描仪、工程图纸专用扫描仪等四种，其中高速扫描仪对纸张的要求较高，零边距扫描仪针对古籍善本。除此之外，还要根据档案数字化的具体需求，选择扫描设备，其分辨率、精度、色彩位数、灰度级、扫描幅面、扫描速度、兼容性、接口形式等都是选择和使用扫描仪时应重点考虑的技术指标。这些指标不是固定不变的，要针对不同的档案调整不同的指标，这样才能在清晰度和文档大小之间找到合适的平衡点，既高质量的保存，又节省储存空间。“为了满足网络化查询利用，黑白图像采用200dpi就可以满足要求，彩色图像的扫描分辨率还可以低一些，具体参数可以根据扫描清晰度和质量因素进行综合选择。”[2]其次是对扫描件的制作。遇到大尺度原始文档，需要分块扫描，然后利用软件合并，在这一过程中，扫描要保证文件类型的属性相同，有相同的像素和分辨率，合成时每一个扫描块要有一定的重合，才能确保图像的完整。最后是扫描图像与原文档的校对，这是档案数字化管理中一项不可或缺的工作，根据笔者多年的经验，校对一定要根据扫描进度分阶段进行，切忌所有扫描工作完成后一次性校對。此外，不动产档案的扫描要考虑档案的保存期限以及使用率等因素，对于抵押权档案、预告登记、预抵押登记档案，可以选择扫描，对于需长期保存档案，应逐项全部扫描。根据使用情况，调整扫面精度和清晰度等。

2.2 储存技术

不动产档案数字化后，产生大量的数据，这些数据需要海量的存储设备储存，更需要数字化信息的网络化利用。可供储存数据的方法很多，譬如磁盘、硬盘、磁带库、光盘库，还有云计算延伸的云储存，可根据自身需求，选择不同的储存介质。笔者使用的储存介质是光盘，自2005年至今，南平市不动产登记中心产生房地产产权产籍档案26万多宗，已有19多万卷宗地产档案经扫描，刻录成光盘保存。光盘储存技术相对完备，保存寿命长、成本低、使用便利等优点，已成为不动产档案数字化后的主要储存介质。文档和图像档案的数字化储存格式很多，依据自身情况而定。档案数字化的目的是实现资源共享，方面检索利用，降低使用成本，因此，将储存的数字信息进行网络化的联结，是实现档案数字化的终极目标。“与因特网、宽带数据网互联，用户可以在一定的权限内随时随地的快速查到需要的档案信息，从根本上解决长期以来档案工作中的主要矛盾。”[3]与网络联结的方式有很多，有磁盘阵列、光盘库和局域网等，根据检索利用需求，可自行设定。

3 不动产档案数字化建设面临的问题

不动产档案数字化建设，是一项系统而复杂的工程，经常会遇到诸如数字信息压缩储存、信息安全及保密等技术问题，和涉及知识产权、法律地位等相关的政策问题。这就需要档案数字化的专门人才合适规划，也需要硬软件的加大投入，创造不动产档案数字化条件，逐步实施不动产档案管理的数字化。endprint

3.1 提升档案管理工作者的个人素养

不动产档案管理数字化工作进程中，专业人才的培养和建设是亟待解决的问题。首先是档案管理人员的信息技术能力培训。“档案管理人员只有掌握计算机相关知识，如数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体技术等，对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，才能将丰富的档案信息数字化，通过专用网络向社会传播，使档案成为重要的信息资源。”[4]提高档案工作者对以计算机为基础的现代技术手段的掌握，是实现不动产档案数字化的前提和基础。其次是改变档案管理人员对档案“重藏轻用”的观念，让档案更便捷地服务于社会，这是加速不动产档案数字化的关键。最后，对档案管理人员进行电子档案法律知识、档案管理高级理论和业务素质的培训，也至关重要，不动产档案数字化工作中，不仅需要专业素质过硬的技术人员，也需要有创新和开拓精神的专业工作者。

3.2 加强不动产档案数字化的规范管理

如前所述，房产档案具有易动性、有机性和多元性，这些不动产档案的特性，使得不动产档案不像馆藏档案一样的单一存在，需要对房产档案的数字化工作有严格的管理规范和体系，才能更好地利用。首先是确保档案的完整和真实。完整和真实是任何档案管理的基础，房产档案更需要如此，确保房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件，房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，反映和记载房地产权属状况的信息资料，其他有关房地产权属的文件资料等房地产权属档案的完整，以及相关扫描件的完整，档案资料的真实有效。其次针对房产档案地特殊性，实行“双套”管理制度。因为档案数字化后载体发生改变，在读取过程中可能发生档案信息的丢失、甚至可能被人为篡改，因此不动产档案的管理，最好实行数字档案和纸质档案双套制度。最后是档案数字化后的法律地位。纸质档案的信息在纸质载体，其法律地位和凭证意义毋庸置疑，数字化后档案的载体发生变化，与纸质原始载体分离，在形成和传输的过程中都有可能发生改动，所以无法与纸质档案一样的标准衡量数字档案。在档案数字化的今天，数字档案的法律地位亟待解决。“如果数字化档案得不到法律认可，不具备档案应该具备的凭证和参考作用，那么数字化档案就将逐渐丧失应有的存在价值，电子文件档案化和档案数字化工作进程也会受到影响和制约。”[5]我国数字档案的法律法规不够完善，且可操作性不强，是制约不动产档案数字化进程中的又一难题。

3.3 加大不动产档案数字化工作的投入

不动产档案管理数字化，势在必行，也是新时期档案管理工作的需要，但档案数字化进程中面临很多问题，诸如数字化人才、设备、环境等方面，需要加大投入力度，加速不动产档案数字化进程。不动产档案数字化改变档案的载体和服务形式，实体档案入库保存，而数字化的多媒体信息服务于档案管理的环节，这就要求至少从人员、硬件、软件三方面投入。首先，不动产档案数字化需要投入专业的人才队伍，既要具备不动产专业知识，又要精通档案数字化管理，还要驾驭数字化过程中的硬软件设备。其次，硬件设施是不动产档案数字化的基本条件，譬如档案扫描设施，笔者所使用的扫描仪适合A3、A4纸张，而房屋平面图等是较大的档案文件，扫描会造成扫描图残缺不全；还有數字信息的存储设备，笔者采用光盘储存，虽存量不受限，但不便网络化，如果存储设备没有相应的容量，数字化信息将会收到限制。第三是软件方面，就先阶段的软件环境而言，其规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。以上三方面的投入，是不动产档案数字化管理中不可或缺的因素。

档案数字化是不动产档案管理的方向，是城市建设发展和国家住房制度改革的需要，只有进行数字化管理，才能高效发挥不动产档案的社会功用和价值，实现不动产信息的快速传输和共享。笔者建议加快档案存量数字化的同时，从房屋权属登记开始就对档案资料进行扫描录入，使新增档案在归档的同时，完成数字化录入工作。

参考文献

[1]李群英.战恺.房产档案的数字化管理[J].中国档案，2007年第03期.

[2]傅荣校，翁敏曦.档案数字化扫描与存储格式比较研究[J].档案学通讯，2007年第02期.

[3]任柏同.对房产档案数字化的几点思考[J].兰台内外，2012年第04期.

[4]王跃琛.信息化时代背景下提高档案管理人员综合素质之我见[J].科技与企业，2013年第04期.

[5]张欣.李哲.对数字化档案法律地位的认识[J].兰台世界，2010年第04期.endprint