档案馆图书资料管理之我见

◎黄剑啸

档案馆图书资料管理之我见

◎黄剑啸

图书资料工作做为档案馆工作的重要组成部分，在档案馆业务活动中具有重要的意义。针对目前档案馆轻图书资料管理的现状，要加大收集力度，简化整理分类，在提高利用率上下功夫。

档案是国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的历史记录。档案馆是党和国家设立的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究及各方面利用档案史料的中心。但是，档案馆要担当维护党和国家历史真实面貌的任务，仅仅依靠档案是不够的，保存和收集散存在社会上的图书资料具有非常重要的意义。《档案馆工作通则》明确规定：“档案馆要注意接收和收集与本馆馆藏档案有关的各种资料”，图书资料工作是档案馆工作必不可缺少的一项重要组成部分。作为档案工作的必要补充，档案馆收藏与档案有关的资料，应该是档案馆的一项基本任务。

图书资料的定义

图书资料是指以文字、目录、公式、声频、视频、代码等手段将信息知识记录或描述在一定的物质载体上，并能起到存贮和传播信息、知识的作用。图书资料和档案都是通过一定物质载体存贮和传递信息，其本质都是信息。

图书资料工作在档案馆工作中的意义

图书资料有助于人们了解档案。档案产生于人类社会的实践过程中，是人类社会活动的原始记录，是第一手材料，其根本目的是为了记录历史，以备日后查考，具有较强的依据和凭证作用。档案的内容不允许有半点加工的成分，因此档案的内容不专，可读性较差。档案通过编研等形式加工形成图书资料后，则具有专题性，可读性强的特点。通过阅读图书资料，人们更能有效地了解档案，了解历史。因此档案编研工作一直是档案管理八项工作中的一项重要内容。例如：司马迁利用档案编出了历史巨著《史记》，广大的社会大众正是通过阅读这篇巨著来了解历史的记载，还原历史的昨天；又如《毛泽东选集》就是毛泽东为中央起草的文件、重要讲话、书信等档案汇编而成。通过这些图书资料，我们见证了国家和领袖的发展成长历程，生动的了解历史的记录。

图书资料的编研过程有助于改进档案管理水平。被列为编写图书资料选题范围的档案，必须尽可能收集全面，并在此基础上进行“去粗取精”、“去伪存真”的考证过程。通过考证史实，核实史料，挑选出具有利用和参考价值的档案文件，并经过一系列的整理加工制作，才能产生图书资料。这整个过程本身就是档案的提供利用工作，是档案管理八项工作中的另一项重要内容。通过提供利用来考核档案管理工作成效，是档案工作的基本要求。档案管理的好坏，关键是看档案利用方不方便。图书资料的编研过程有利于暴露档案工作各环节的管理漏洞，能大大促进档案管理水平的改善和提高。

图书资料能丰富档案馆馆藏。图书资料的产生过程也是档案的形成过程。图书资料在其形成过程中，产生的手稿、修改稿及定稿等大量的文稿，在图书资料形成后，连同产生的图书资料就转化为该单位的档案。

图书资料是提高档案馆地位的有效措施。档案工作如果仅仅关注收集、整理、保管，那么，人们心目中只能留有“史料保管库”的印象。如果从档案部门源源不断地产生新的图书资料，使社会各界借此获得史料信息，则档案部门的影响必将扩大，地位将随之提高。提高社会大众的档案意识，宣传档案基础知识，图书资料是一项行之有效的必要手段。

档案馆图书资料工作现状

档案馆工作普遍存在重档案轻资料的现象，图书资料工作长期处于从属、附带的地位，大部分档案馆工作人员认为：档案馆就是管档案，用专门的人、财、物去搞资料工作，是不务“正业”。

图书资料收集方式单一，仅仅是在接收到期档案时附带收集图书资料，缺乏计划性和系统性。

馆藏图书资料良莠不分，普遍存在相近内容重复收藏，重要期刊残缺不齐的状况。片面追求数量，而忽略追求反映本地区特色、与档案相关内容的精品。

档案馆图书资料管理应采取的对策和措施

提高认识，加强领导，树立档案馆现代化管理的新理念。图书资料工作在档案馆的整体工作中具有不可或缺的地位，我们要把档案、图书资料统一管理，分门别类，各显特色。档案馆的领导要重视、支持图书资料工作，要把图书资料管理工作纳入档案馆目标管理，在人员配备、经费投入、库房建设、设备购置上给予重视和支持，促进图书资料工作走上正轨。

拓宽来源，丰富馆藏图书资料。

加强编研，以自供的方式丰富馆藏图书资料。及时掌握社会大众的利用需求，根据馆藏特点，依据已有的馆藏资源，编研出体现档案馆特色的参考资料、汇编档案文件等图书资料，打造档案馆独有品牌。

广泛收集，多渠道获取图书资料。一是档案馆在接收机关到期档案的同时，接收该单位编制的资料；二是利用政府信息公开平台，在接收公开现行文件的同时，接收《国务院公报》、《广西壮族自治区人民政府公报》等重要文件汇编材料；三是与业务往来单位交换编研成果，互通有无，共享资料；四是向社会机构购买期刊等必要的图书；五是向社会个人有价征集私人珍藏的名人手札，家谱族谱等材料；六是以寄存的方法获取个人珍藏资料的仿真、复印件。

突出重点，优化馆藏图书资料的资源建设。收集与本馆馆藏档案有关的各种资料，不必包罗万象，重点要放在与本馆馆藏档案有关的图书资料方面，包括与本地区风俗民情、名优特产、名胜古迹、重大事件有关的史料，如反映本地历史风貌、政治、经济、文化等各方面信息的各种史、志、指南、概览、大事记，历史沿革，专题文件汇编、名人回忆录等图书资料。它们是在对实际情况或档案进行深入研究的基础上编篡出来的，具有真实性、系统性、全面性、内容集中，可信度高的特点，起着档案无法替代的重要作用。另外，地方重要的综合性杂志、报纸、机构内部刊物、地图等出版物，私人家谱、回忆录、名人书稿、个人日记、笔记等也可作为征集重点。

简化分类，突显档案馆藏书的特点。档案馆馆藏图书资料重点放在与本馆馆藏档案有关的内容，图书资料分类应该突显档案馆的特点，不宜沿用中国图书分类法来分类整理。笔者建议按图书资料的来源、性质、内容设六个大类，大类下按需可分设二级类目，每一类目里流水编制顺序号，如A-1,D1-1。六个大类编号序列如下：

A编研类资料；B 档案业务资料；C图书； D 特种资料；E期刊杂志；F报纸。其中，特种资料、期刊、报纸下设二级类目，分别为：

D特种资料-D1地图；D2画册；D3光盘；D4

E期刊杂志-E1广西档案；E2新华文摘；E3

F报纸-F1中国档案报；F2南宁晚报；F3南宁日报；F4

优化服务，提高馆藏图书资料的利用率。

加大宣传力度，让档案馆走出去。通过举办陈列、展览等活动，让更多人来了解档案馆，了解到档案馆来能解决什么问题，能得到哪些信息等。从而逐步扩大档案馆的社会影响力，提高档案馆资源的社会认知度，进一步提高利用率。

提高素质，提升档案馆工作人员的服务质量。档案馆工作人员需要具备图书资料管理及相关专业知识，需要掌握一些心理学方面的知识，学会与不同的利用者打交道，进而提高服务的业务能力，为公众提供更加优质的利用服务工作。

加强管理，及时整理编目，确保信息内容准确无误。档案馆要有组织有计划地对征集到的图书资料进行鉴定整理，及时编目，及时为社会大众提供有效的检索工具，以便快捷方便地找到需要的资料。否则，日复一日、年复一年，征集到手的图书资料就说不清来龙去脉了，就等同于废纸一堆，对捐赠人来说也是一种不负责任。

建立完善的利用反馈体系。通过建立利用者联系反馈单、建立意见薄、设立投诉电话等方式来完善提升服务质量。例如：某一利用者到档案馆申请利用图书资料，若档案馆没有相关的图书资料，可以留下利用者的联系方式，再有目的地收集相关的图书资料进馆，之后与利用者联系，这种人性化的服务必然为档案馆赢得社会大众的“口碑”。

（作者单位：南宁市城市客运交通管理处）

整理沿用

分类整理。然而档案馆馆藏图书侧重于与档案相关的资料，因此造成某些类别的图书极少甚至空缺，如宗教，军事等；某些类别的图书繁多甚至爆棚，极不利库房的上架保管。又因为档案馆工作人员对中国图书分类法掌握不够精准，造成了两种问题局面：一是在同一个档案馆同一种期刊分别划归不同的类别；二是在综合档案馆成为政府信息公开场所后，把《国务院公报》等文件汇编划入图书资料以外的范畴，另起炉灶分类编号。