档案信息化建设与档案管理的几点思路

王敏

[摘 要]档案信息化建设已逐渐成为现阶段档案管理部门的主要工作内容，能够有效提高档案建设的效率。档案工作旨在服务大众，为大众提供方便，因此，为有效提升工作人员服务意识，档案管理部门改良档案建设方式是一种有效的手段。本文重点分析档案信息化建设的主要含义及特点，探讨档案信息化建设的实质内容，阐明档案管理及信息化建设的建议及方法。

[关键词]档案；信息化建设；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.16.114

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）16-0-01

随着档案信息化建设进入新时期，完备信息化建设的相关工作内容是下一阶段工作的重点，其目的是促进数字化档案发展，其核心建设内容为“资源”，整体建设方向均围绕这一内容开展。因此，在全新建设方向引导下，档案管理部门应转换思维方式，通过应用现代信息技术，对现有模式进行创新，对传统管理模式进行彻底改善。在改革进程中，档案管理部门要提高资源回收效率，提升整体服务水平，并完善管理机制，对现在的档案管理内容进行重新思考，并对传统理论及准则进行适当创新。

1 档案信息化建设的主要特点

1.1 档案信息化建设的革新性

档案管理信息化建设是以改变传统档案管理模式，弥补以往管理工作中的不足为目的，优化与改进不合理的管理行为，这就是档案信息化建设中最为明显的优势之一。现代信息化档案管理模式与传统管理模式相比具有革新性，体现在以下几个方面：首先，档案管理部门利用电子信息技术能够及时收集信息资源收集，能够减少以往人工信息收集过程中的很多麻烦；其次，档案管理信息化建设实现信息自动处理，能够对收集的信息进行真假分辨，并且结合信息的使用范围进行分类，提高内容的可靠性，实现快速处理；最后，档案管理信息化建设为信息资源的存储提供无限空间，信息处理完毕后，自动归档，并存储在虚拟的库房中，省去实际空间占用的问题，提高存储安全性。在信息化的建设下，档案管理要实现全面革新，迎来更好的管理模式。

1.2 档案信息化建设的时效性

档案信息化建设内容十分繁杂，所以档案完善建设阶段需要较长时效。在新时期，档案管理部门在加强建设内容的同时，也要注重提高效率，只有提高效率，才能逐步将建设内容细化、分化、消化。档案信息化建设的时效性主要指，建设时期对时间观念的有效掌控，为避免建设时期过长，建设时间要以保障信息化建设档案的质量为前提。在档案信息化建设的过程中，档案管理部门要逐步更新旗下原有系统软件及设施。此外，信息化管理系统应具备实时性准则，建设途中至建设结束都应严格遵守时效性原则。

2 档案信息化建设的实质

2.1 档案信息化基础设施建设

檔案管理部门要实现档案信息化管理，首先要做好基础设施建设，如硬件设施、机房以及信息系统相关的软件设施等。档案信息化建设对基础设施建设要求非常高，无论是经费、建设工程、人员准备，还是建设方案、管理模式都要提前进行规划与设计，对每一项基础设施建设内容都要做到精细打算与安排，确保基础设施的完善。同时，档案管理部门还要加强档案管理方式的研究，保证在专业技术人员的操作下，能够顺利将传统的档案信息准确地录入到计算机中，并连接网络，实现信息资源实时分享、查找便捷、操作简单的管理模式。这些工作完场的前提就是要做好基础设施建设。

2.2 档案资源信息化管理

当下，档案录入方式逐渐演化，原有方式以纸张与笔墨为介质，形式虽单一，却充满正式感，但已经不能满足现代社会的需求。全新录入方法利用智能化设备开展工作，其优势在于可批量上传信息内容，能够提高工作效率，并且可同时对档案内容、类别进行详细操作及排版。

2.3 档案信息化应用系统建设

加强智能产品的创新研发是现代信息化发展的一种体现，在档案信息化建设中，档案管理部门需要根据实际工作需要进行适当改进，并结合档案工作原理，建设档案信息化应用系统，以提高档案管理质量。而在现实中，档案管理部门要高度重视档案信息化应用系统建设工作，系统中某一部分一旦出现问题，便会影响整个系统，从而出现一系列系统隐患问题。因此档案管理部门只有建立兼容性良好的档案管理系统，才能解决现有系统存在的问题。此外，档案管理系统一旦出现问题，档案管理部门应及时采取针对性的措施，对其进行封闭式处理，以避免信息遗漏、遗失。

2.4 档案信息化标准体系管理

档案管理部门需要有一套完整的规范和标准，并在工作中严格执行，确保档案管理工作的正常进行。工作人员的日常工作便是审计信息及储存数据，在工作的过程中，应严格遵守相关规范和标准，工作重点应避免单一提效，而是要透过档案基本工作内容，观察工作实质。

2.5 档案信息化下的人才管理

在档案管理工作中，为保障体系的正常运作，档案管理部门每年都会招聘人才，能够提高档案管理工作的效率。在招聘人才的过程中，人事部门要遵守相应的规章制度，并且在今后市场体系发展中，选拔人才的方式也要与时俱进，由原来的单人次选拔方式，转变为团队选拔方式。

3 档案信息化建设的建议及方法

首先，要逐步推进档案数字化建设进程。档案管理部门应在遵循科学合理原则的基础上，编制相应的工作计划，并强化监督检查，确保档案数字化工作顺利进行。其次，档案管理部门应在满足用户需求的基础上，构建完整的档案数字化目录，并加大人、财、物等方面的投入力度，进而形成各部门协同努力的良好工作格局。

4 结 语

在信息化建设的过程中，档案管理部门要通过运用实质建设、资源建设、系统应用建设、标准体系建设、人才建设来逐步实现自身建设目标。在未来的发展中，档案管理部门应积极引入创新性建设思路，促进档案信息化建设的全面发展，从而全面提升现阶段的档案管理水平。

主要参考文献

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