事业单位档案管理信息化建设的探讨

孙桂银

摘 要：伴随着社会经济的不断发展，在生活和工作领域，计算机网络信息化已经具有普遍的应用，而且对于当下的企业而言，已经处在信息化管理的时代下。在事业单位的档案管理工作中，也发生重大的变革，即从传统管理模式转变为网络信息化管理模式，提供给了事业单位管理的发展更多的的机会。鉴于此，本文对于事业单位档案管理信息化建设的相关内容进行探究。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；探讨

在社会经济和科技技术不断向前发展的同时，事业单位现代化管理模式相继获得健全和完善。对于事业单位的档案管理工作来说，一方面对于单位领导的相关决策产生一定的影响，另一方面也涉及到内部人才的考核、培养的影响。在信息化时代，事业单位的档案管理信息化建设是社会发展必然趋势，应该大力提倡并科学实践。

1 档案管理信息化对于事业单位产生的积极影响

首先，事业单位档案管理信息化提供给单位信息化发展明确的方向。在事业单位内部管理工作中，档案管理属于不可或缺的一部分。在现代化计算机电子设备广泛地应用于现代化计算机电子设备中时，出现了诸多的电子信息文件。怎样将有价值的资源信息进行高效共享，实现资源的有效管理以及储存、应用，已经是事业单位档案管理工作应积极应对的关键问题。通过实现档案管理信息化，能够有序的分类管理好档案资源，一方面可以有效的维护单位内部资源的安全，另一方面可以推动事业单位全面实现现代信息化的管理。

其次，事业单位档案管理信息化建设将传统信息化管理模式进行成功转变。传统的档案管理是将纸质作为主要的媒介，将人工录入作为主要的方式。而信息化管理将电子以及网络作为主要的平台，展开计算机录入的方式。而且信息化的档案管理能够有效的拓展档案管理职能，从传统的档案管理保存和应用职能，发展为采集、存储以及管理档案管理信息资源等服务。而且信息化的档案管理，能够解决掉传统档案管理于时空方面的冲突，实现在任何网络位置和时间上对于所需档案信息资源进行查询获取，因而突破时间和地点因素的限制，将利用单位档案资源效率有效的提升。

2 当前事业单位档案信息化管理期间存在的问题

2.1 缺少科学系统性的管理体制

档案管理信息化为传统档案管理体质的变革，因此应该做到整个管理体制方面产生良好的系统调整，进而将档案管理的效率进行提升。但是，当前信息化的档案管理工作依然没有完全做到拥有科学性的、系统性的体制管理作为基础保障，例如，于登记和归纳等方面未建立系统的人事安排以及电子信息的预留。因事业单位工作性质的影响，导致档案管理工作不重视现象普遍，所以总体的档案质量并不高。

2.2 档案软件的差异性较大

尽管信息化的档案管理工作并不仅仅限制于采取电脑操作方式，但是依然不可以完全脱离开电脑。当前，各档案部门所应用的计算机型号不尽统一以及规格各异、开发出的软件不可以互用等情况诸多，即未形成统一的、良好适应于检索文件的档案信息管理的计算机管理软件系统。而且不同的事业单位应用的档案软件系统各有不同，这种情况下便阻碍实现事业单位全面化的信息化管理。

2.3 档案信息化管理者的素质较低

若想将档案管理信息化良好的落实，就必须依赖高技术水平、具备较高知识层次的管理人员，并不可将此项工作作为一项简单的计算机操作而已。但是纵观当前的多数事业单位的档案部门人员实际情况，缺少高素质、高技术人才依然是多数事业单位的档案部门需要解决的问题。大部分管理者不能够对于现代化电子设备熟练的应用，特别是不能掌握相对复杂的电子设备。如果具备了现代化设备但是不能充分将其作用进行发挥，也会严重的影响档案的信息化管理。

2.4 档案管理技术缺少创新

唯有创新，才能够实现新的发展。但是，当前事业单位的档案管理工作中，缺少创新性也属于重点要解决的问题之一。主要的表现是档案管理技术标准以及组织工作程序没有完全以计算机信息处理技术特点、发展作为基础进行考虑，很多的归档文件资料是在光盘、软硬盘等实施，所以导致现行的档案管理、分类方法、有关规定不能具有良好的适应。

3 加强事业单位档案管理信息化建设的科学策略

3.1 提高事业单位管理层的重视度

若想实现事业单位档案管理信息化建设的有序展开，需要领导层加强重视度，深刻的认识到实现这一目标的重要性。首先，要具有足够的资金支持，购进先进化的电子设施设备，并展开正确应用的培训工作，提供给管理档案工作必要的物质基础；其次，全面增强事业单位信息化的理念。作为领导人员，必须要拥有现代化信息理念，才可以对员工产生积极的影响，在整体上将发展目光放远，推动档案信息化管理的建设。

3.2 转变档案管理方式

第一，在处理数据方面，应有机的结合起公文处理和档案管理，让文档一体化的发展，实现各类档案资料的统计工作自动化的完成，并能够绘制出统计报表；第二，实现记录和检索的方式转变为电子版，即以电脑为基础的环形工作区域。实现档案指导、编研下作从有形实体向虚拟网络转变。第三，根据现实所需，积极革新信息技术重建档案管理的运行环境、作业环境，使其能够适应电子化信息管理。

3.3 提升档案管理工作人员的综合素质

事业单位应该积极的展开培训工作，让档案管理人员可以对于现代信息化的档案管理方法与技能详尽的掌握并应用，经讲座、课程培训等途径，培养员工更多的档案管理信息化知识，提升其综合素质和技能。而且档案管理工作的主要内容为服务事业单位的工作人员，因此应该重视加强事业单位档案管理人员队伍的综合能力。

3.4 明确事业单位档案管理的最终目标

事业单位管理人员应该在单位档案管理的目标中对于信息化管理的发展方向这一层面加强明确，并经网络技术的信息化，科学的改造事业单位的档案管理工作，切实的在事业单位的档案管理工作体系内加入信息化技术，进而实现明确的引领事业单位的档案管理目标，让档案管理工作更具有准确性、便捷性，提供更全面的服务。

3.5 建设事业单位档案信息化管理平台

事业单位的档案管理中，若要实现信息化的管理，可应用信息化的平台实现资源的内部共享。并且通过网络信息平台，辅助内部工作人员将工作期间各种问题及时的解决，有助于单位内部工作者及时的检查和调整档案信息，推动档案管理工作更加规范和系统。因此，应该大力的建设档案信息化管理交流平台，把网络信息化在事业单位实际工作中切实的加大利用，并引入先进的计算机技术保管好档案信息，提升安全性。

4 结语

事业单位档案管理信息化，在单位现代化建设期间发挥出的作用巨大。档案管理信息化能够对于事业单位相关的档案信息资源进行深入的开发，获得信息资源共享，进而推动单位人员更迅速的检索以及查阅档案信息，将事业单位工作效率有效的提升。因此，事业单位必须高度重视事业单位档案管理信息化建设，采取科学手段，切实的将档案管理现代化管理水平提升。

参考文献

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[2]刘素云.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2016，（07）：31+66.

[3]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子（上中旬），2015，（07）：144.

作者简介

孫桂银（1982-），女，汉族，山东鄄城，山东省菏泽市定陶区人力资源和社会保障局，研究方向：档案信息化管理。