探究档案管理与办公自动化

文/山东唐口煤业有限公司 苏伟

探究档案管理与办公自动化

文/山东唐口煤业有限公司 苏伟

随着信息化时代的到来和社会科技水平的不断发展，自动化设备在办公中的应用越来越广泛。办公自动化就是指利用科技网络和现代化办公紧密联系在一起的一种办公模式。利用现代信息技术对档案进行管理和储备，能够有效地改善之前档案管理中存在的种种局限和不足。档案管理是指通过档案的收集、整理、保障等对档案进行管理。有效地利用办公自动化进行档案管理，已成为政府机关部门及企事业单位在发展中需加强实现的实际问题。

档案管理；办公自动化；探究

随着社会的不断发展，电子信息技术的逐渐完善，档案管理作为机关企事业单位在发展中所做的重要信息整合，具有极强的参考保存价值。现如今，网络时代的到来，计算机已经融入了我们的办公生活，利用计算机对办公室自动化进行办公事务的处理。办公自动化的实施和传统的纸质档案管理对比起来，办公自动化是发展的必然趋势，办公自动化在资源共享方面提供了很大的便利，简化了查询方法，在方便保存的前提下更确保了信息的可靠性。传统的档案管理方式已经不能满足如今多样的档案种类，采取办公自动化的管理方式可以对档案进行更好的管理。

一、办公自动化给传统档案管理带来的机遇

随着社会的不断发展，企事业单位文书、科技、技术档案管理门类也逐步地增多，如若利用传统的纸质文本进行管理显得尤为单薄，凸显了管理需求方面的不足。在档案管理过程中，办公自动化加强了对档案的利用率，传统纸质档案容易破损，费时费力，办公自动化实施以来，缩减了工作人员的工作量，有效提高了工作效率。对于档案的共享也有了很大的提升，对于传统的方式，办公自动化管理方便了对档案的查询和利用，传统方式的纸质文件避免不了人为性的破坏，此弊端体现了办公自动化的优势。采用办公自动化管理档案，不仅可以方便浏览所需的档案，更方便了对档案的管理，增强了办公效率。计算机中输入的文件我们称之为电子文件，电子文件在建立过程中，形成了文件主体、录入的信息、要素等等内容。如果进行改动或者阅读，都会留下凭据，提升了档案的可靠性。对比传统的纸质档案查询的记录，纸质档案在保存中很容易遗失和损坏，不能确保档案的可靠性。

二、对比传统档案管理，实施自动化管理的优势

（一）提高档案管理工作效率。纸质的档案管理工作主要是靠工作人员来完成，不仅造成了工作人员任务重的现象，更间接地降低了办公效率。办公自动化在档案管理中的实施，提高了工作效率，计算机软件对文件有自动分类的功能，减轻工作人员对文件分类的工作。在众多的文件里，可以按照档案的分类进行搜索，从而进行整理。

（二）延长文件保存寿命。传统纸质档案在保存方面是一大弊端，容易受环境破坏，更容易被人为损坏。办公自动化管理档案，档案不会像传统纸质档案那样不易保存，提升了文件的保质期。由于电子档案的自身特点，弥补了传统纸质档案保存方面的弊端，被更好地运用于档案的管理。

（三）资源的共享方便快捷。传统方式的异地档案分享是通过邮递的方式来实现的。而如今有了电子文档，可以通过网络快捷的快速传递，避免了传统方式造成文件的丢失和损坏，也避免了文件的外泄，增加了保密系统。

（四）促进档案更加标准规范化。自动化的档案管理系统是以网络信息化及现代化为目标而进行的新型技术运用，其发展的基础是为了促使系统的各个层面能够达到标准的管理性能，实现在管理工作中的先进性和合理性，促使档案管理工作更加规范全面。

三、利用办公化的特点更好地提高档案管理

（一）完善归档管理制度。随着信息时代的到来，很多单位在工作中开始实施自动化的档案管理，虽然已经实施，但在办公自动化管理方面还存在很多问题，想要更好地运用办公自动化，必须加强管理者职责意识，明确工作内容。管理者应该建立一套完善的档案管理制度。部门与部门之间分工不明确，推卸责任，为了避免这类事情发生，要建立一套完善的归档制度，明确分工，有效提高工作效率的同时，对档案管理实施更规范的管理模式。

（二）加强档案管理人员的培训。随着科技的发展，现如今计算机在工作中的应用越来越广泛，单位中员工的计算机技能还需要提高，有些工作人员文件备份，造成文件的丢失。现今工作人员还有很多的不足，需要专家对管理人员进行授课教育，提高整体的办事效率。

（三）做好文件编辑排序工作，确保文件目录完整性。档案管理的自动化对文件的属性进行了分类，方便了查询文件，我国规定，加密文件不能通过网络进行传播，所以造成了纸质文件和电子文件不能很好地结合，随之出现了对密级文件档案的内容省略归档的方法，保存其目录进行存档，保证了文件目录的完整性，也保证了文件内容的安全性。由于自动化系统的特点，在档案管理工作中应该采取个体文件的分散归档，这样有利于文件的排序工作，按照归档的时间顺序进行编辑，提高档案自动化管理效率。

四、结束语

随着信息时代的发展的到来，办公自动化已经是发展的必然趋势，想要在时代的发展中立于不败之地，必须对传统的管理模式进行突破。办公自动化环境下的档案管理是衡量一个单位对智力财产管理水平的重要标准之一，它能极大地提高工作效率，节省相关开支，提高资金的有效利用率。根据目前办公自动化在工作的实践应用，我们不难发现其中还存在一定弊端，只有通过不断结合实践进行创新，建立符合单位管理的办公自动化管理模式，才能促进相关工作的发展。

【文献参考】

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