学校档案管理工作问题分析及完善建议

文/ 广东省中山市东升高级中学 杨玉秋

学校档案管理工作问题分析及完善建议

文/ 广东省中山市东升高级中学 杨玉秋

档案对于学生而言，是其若干年学习生活投下的剪影映象，而对于学校而言，不仅关系到学校对学生们的管理，而且档案记录学校的发展历程，记载世事变迁，是学校日常管理工作的重要组成部分。只有当档案管理工作落到实处，做到根本，才能科学合理地对教职工进行考核。本文将针对现大多高校存在的档案管理问题进行分析，并提出相关建议，完善档案管理制度。

学校；档案管理；学校档案管理

随着当今教育事业的飞速发展，学校的发展也面临越来越多的机遇与挑战，而随着办学年数的增加与教职人员的扩增，档案管理也成了一件必须引起重视的工作。档案记录了学校的发展轨迹，记载了学生们的日常生活，对于学校而言相当于官方而正式的行事历。是学校无法或缺的资源，因此在当前的社会中，加强对于学校档案的管理则显得尤为重要。

一、学校档案管理存在的问题

然而现如今大多数高校对于档案的管理工作却不尽如人意，问题有以下几点：

（一）轻视档案管理的存在。许多高校并没有将档案的管理工作提上日程，任其摆设在无关紧要的位置。对于档案的收集管理随意处之，且并没有派遣专业化的档案管理人员做相应的档案管理工作，管理制度模糊，工作人员工作目标不明而导致执行力低下等。使档案被扔在角落积灰，长时间无人问津。

（二）档案存放管理粗糙。一般的学校都设有档案管理室来存储档案资料，但规模不大，设备简陋。在恶劣天气的状态下，可能导致档案的流失。重要资料未能妥善保管，损失了学校的工作成果，也增加了未知风险的概率。

（三）档案管理人员素质有待提高。因学校未重视档案管理的存在，导致随意安排人员进行档案管理信息。管理人员素质一般，没有专业化基础知识上岗，业务能力低下且管理水平不高，没有进行管理工作的热情，从而无法开展有序高效的档案管理工作。档案管理工作无法适应时代信息的更替，停滞不前便导致了学校某些工作难以开展，阻滞了学校的发展进程。

（四）档案资源利用片面化。学校管理阶层仅仅单方面认为档案只记录过去已经发生过的事情，但最重要的事却是为未来发展谋求有利信息。理应通过分析档案数据，整理资料来为学校的进一步发展提供有效资源。但是学校的管理疏忽，没有科学合理地进行梳理整合，导致档案没有绽放它应有的光彩，湮没在厚厚的灰尘里，束之高阁，失去了自身的重要意义。

二、学校档案管理工作的完善措施

社会在不停地进步，教育前进的步伐也是不容滞缓。日新月异的发展趋势也让高校面临更多的挑战和机遇。此时更应该加强高校档案管理的工作，梳理学校发展轨迹，建立新的学业目标，承担起规划发展的重要责任，推动学校的发展，乃至推进社会的前进。

（一）提高对档案管理工作的认识。大多校方管理层对档案管理工作认识浅薄，不甚关注，久而久之学校发展停滞不前。为了学校的前景，为了较高的教学质量，校方管理层应该加深对档案管理工作的认识，重视学校的档案管理工作，将其提到会议日程上来，统筹安排相关工作人员，制定并完善档案管理的工作制度。细化工职人员的任务分配，将档案管理工作落到实处。精化每一个细节，做好监督审核措施，提炼档案的最大利用价值，共同做好学校档案的管理工作。

（二）完善学校的档案管理设施。管理设施的完善利于档案的存储与之后的审阅。校方应不吝资金，建立良好的建筑设施供以档案管理。并且完善分类分期工作，不应杂乱地堆砌一角造成日后消耗不必要的时间成本。完善基础设施的配套零件和基础设备，加强对恶劣天气的安全防范措施。同时应该更新工作人员对于档案保存的高效率及创新的工作方式，确保学校的档案管理工作顺利进行，提升校方档案管理工作能力。

（三）提高工作人员自身素质修养。当前工作人员素质普遍低下，办事能力不足，档案管理工作滞缓从而拖沓了学校的办学脚步。学校应调配专业专职的档案管理工作人员，他们应具有较高的专业知识，较强的操作能力。同时工作人员在上岗期间，应该不断加强自我的学习精神，多多利用现如今高科技信息化的手段更新工作方式，不断学习，不断开发利用有效资源，既完善自身，同时也提升了工作效率。校方也应对工作人员的素质引起高度重视，投入相应资金办理小型业务培训班，定期核查档案管理工作人员的业务能力。同时建立赏罚分明的奖惩制度，使员工更能全身心工作，有上进心的团队才能不断找出差距、不断深化管理理念、不断提升自我，做好工作的每一处细节，提升学校档案管理工作的水平。

（四）加强分析利用档案管理工作。历史的档案并不是可丢弃一旁，束之高阁，相反里面却有“黄金屋”。档案保存的真正意义是方便让档案工作者“温故而知新”，从历史档案里提取精华，创建更为先进的发展理念，提供更为创新的发展思路。学校档案管理应该踏上时代更迭的脚步，加强档案服务第一的工作理念，提高其使用效率，充分发挥它的功能，为学校开展教学活动、建设校园文化环境提供可行性的分析，使档案本身成为思路之源，将档案资源利用到最大化，充分体现它应有的价值。

三、结语

社会的不停进步，也提醒了社会里的每一个角色要与时俱进，否则将会被遗忘在时代的影子里。学校档案管理工作的完善可以使校方追寻历史的轨迹，提取精华、发散自我的创新思维，不断提升校方的办事能力、完善管理制度、明确办学目标。使学校工作能够以多种新兴方式鲜活有趣地开展下去，这样既利于学校的发展，也督促了社会的进步。

[1]胡政.浅谈高职院校档案管理[J].当代经济,2008(8).

[2]刘巧元.浅谈职业学校档案资料的保护与利用[J].科技咨询导报,2007(14).

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