信息化时代背景下企业档案管理的地位及作用探讨

文/东莞电力设计院 古春华

信息化时代背景下企业档案管理的地位及作用探讨

文/东莞电力设计院 古春华

随着社会的不断发展，信息技术水平的不断提高，在这样一个信息技术遍布人们生活方方面面的环境下，企业的档案管理也出现了很多的困难。本文通过对企业档案管理现状和作用进行了分析，并对如何提高企业档案管理的地位提出了相应的对策。

信息化时代；企业档案；管理；作用

社会在不断地发展变化之中，为了适应社会发展的实际需要，任何企业都要更新发展模式，而在企业的发展过程中，档案管理发挥着十分重要的作用。因此，企业应该重视对档案的管理，只有这样才能减少企业在发展的过程中遇到的风险，让企业不断地发展壮大。

一、企业档案管理存在的现状

（一）管理思想陈旧。企业在对档案管理工作进行审查的时候，对档案部门工作有一个全面的认识，一些管理人员思想陈旧，缺乏创新思想，把对档案的管理工作仅仅当成是对相关的资料进行整理，不需要花费太多的时间和精力，不能有效地推动企业的发展，使企业的档案不能得到很好的管理。

（二）硬件管理能力不足。站在企业整体的角度，由于信息技术的不断发展和电子文件的出现，对档案管理部门也提出了更高的要求，而目前很多的电子文档在整理过程中出现丢失的现象，阻碍了企业内部文件的沟通，使企业内部关系出现矛盾。在对档案的管理过程中，相应的管理部门大都将时间花费在对档案进行收集、核对、整理、保存等这些环节上，把对档案的保存记录放在了重要的位置上，却没有重视企业的实际工作情况。

二、信息化时代背景下企业档案管理作用

（一）增加档案的使用效率。在信息化时代背景下，加强对档案的管理，可提升档案的使用效率。档案具有真实性、准确性的特点，且具有很高的参考价值。而运用信息技术对档案进行管理，相关的管理人员有了更加充足的时间对档案的准确性和有效性进行查证和整理，不仅能够优化档案，也可以提升档案管理效率，为阅读者及时了解相关信息提供了便利。在档案的调离和迁移的过程中，运用信息技术可以准确地判断出调阅人以及对相应档案的浏览次数等，为人们的档案调离、阅读提高了方便。

（二）能够更好地保存档案。传统的档案都是以纸质的形式保存下来的，使用寿命十分有限，这样就给档案保存的准确性和完整性带来了一定的阻碍。而在信息技术普及的环境下，运用信息技术对档案进行管理，不仅能够延长档案的使用寿命，还可以为人们进行相应档案的阅读和查询提供便利，可以降低传统的纸质档案被人们翻阅后产生的受损率，为档案管理提供了更加有利的条件。

三、信息化时代背景下怎样提高档案管理的地位

（一）得到企业的认可与鼓励，为做好档案的管理提高了条件。得到企业的认可与鼓励，有助于更好地进行档案的管理工作。在企业各个部门中，档案的管理部门容易被相应的管理层所忽视，由于不被企业所关注，让相应的管理人员逐渐失去了工作的热情和积极性。因此，在进行档案的管理工作的时候就出现管理者工作散漫、管理效率低下，对相应的一些档案资料进行记录的时候出现漏记和记录缺乏准确科学性等情况。所以，要让档案的管理工作得到真正的落实，需要提高企业及企业领导对档案管理的认可和重视，它是激发管理者工作积极性的关键，也是做好企业档案管理工作的必要手段，同时能够提高档案管理的地位。

（二）对档案管理人员进行培训，提升管理综合能力。长期以来，档案管理工作人员的管理能力都普遍不高。但是随着科学技术水平的不断发展，对档案管理者的管理综合能力水平提出了更高的要求，档案管理人员只有自身具备一定的管理能力，才能符合社会发展对档案管理的要求。因此，要对相应的档案管理者进行定期培训，提升管理的综合能力。总而言之，只有当管理者的综合能力提高之后，才能够做好档案的管理工作，进而增加资料的使用效率。

（三）与时俱进，创新档案管理。社会的不断发展，科学技术水平的不断提高，使得企业的管理方法和体制也在发生着改变。实际上，企业重视和加强对档案的保存和管理，不单单只是为了让一些数据信息能够更好地保留下来，最主要的是为了将企业的具有价值的资源信息保留下来，为今后企业更好地发展提供准确的依据。换一句话说，在企业的发展过程中，加强对档案的管理是一个非常重要的内容，它关系到企业能否更好地发展。因此，在不断地创新企业的发展模式的时候，也要加强对企业档案管理的创新发展。总之，要做好档案的管理工作，相关的档案管理工作者就要跟上时代发展的步伐，改变传统的发展体制，运用现代科学技术水平，创新档案管理的体制，为促进企业更好地发展创造条件。

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