浅谈网络环境下档案信息化管理与服务机制的创新

张立志

摘 要：档案管理是管理工作中重要的一个分支，科学化、信息化的管理档案，更是衡量一个单位或是机关管理工作水平的重要标准。随着我国信息技术的不断发展和成熟，信息化在档案管理中的应用已经变得更加完善。但是，网络环境下的档案信息化管理还有更多的需求，档案管理人员在工作中还需要充分发挥积极性与主动性。档案服务是档案管理工作中的一项具体内容，创新档案服务机制不仅是档案工作发展的需要，同时也能为档案管理工作的创新开辟一条新的道路。

关键词：网络；信息管理；服务机制；创新

1 网络环境下档案信息化管理的发展趋势

1.1 网络环境下档案信息化发展需求

信息化时代的到来，不仅给档案工作的发展带来了可能，同时也使得档案工作人员面临着更多的挑战。这其中最主要的表现就是，由于档案工作人员对网络新环境的准备不够充足，导致档案信息很难满足用户的需求。传统的档案管理模式不能够适应网络环境的发展，但是电子信息档案中检索技术的应用，能够给客户提供一个快速全面的查找档案信息的渠道。因此，档案部门还需要将纸质的档案信息数字化，让公众能够在网上便捷的查找其所需的档案信息。

就我国档案管理的现状来看，还是有较多的档案馆的资料形式停留在原始的纸质档案上。但是，人们的时间观念越来越强，更迫切的想要及时的了解信息，有时还需要共享。除此之外，一些投资者还需要了解更新、更准确的信息。在这样的情形之下，就要为投资者提供一个让他们能够直观的了解相关信息的平台。因此，档案信息化就要求改变原始的管理、检索方式，以更现代化、多功能的服务措施，让档案管理工作可以给各方面的需求者提供及时、准确的信息。

1.2 信息化管理对档案工作人员水平的要求

新兴的管理模式和公示信息的平台，需要新兴的人才去经营管理。因此，各档案部门应该将培养的重点放在中青年档案工作人员身上，打造一批具有时代理念，能够应对档案信息化管理需求的人才队伍。基于此种情形，中青年档案人才应当承担更多的工作任务，在工作中向老一辈档案工作者学习，以在继承传统的基础之上，还能有更多的创新，解决档案工作中存在的诸多问题，带动档案管理的发展。

加强中青年档案人才队伍的建设，就要增强其素质能力，最主要的是档案部门要提供培训的机会以及鼓励自我学习。一方面，档案部门要为中青年档案人才提供一个更加广阔的学习平台，创新培训的方式，在原有的基礎之上提高培训的质量；另一方面，中青年人才自身也要树立新的学习观念，注重自我学习，以提高自身的各方面能力。档案的信息化建设需要更多的专业人才，去推动档案信息化的发展。但是，在这个飞速发展的信息化时代，档案工作的范围越来越大，工作的内容也变得更复杂。导致档案的工作量大大增加，从事该行业的人才严重不足，特别是在既熟悉信息技术，也了解档案管理方面的人才。因此，档案工作者还需要不断的学习和掌握新的技术，提高技术素质，以便于应对网络环境给档案工作带来的挑战。

2 创新档案服务机制

2.1 档案服务机制创新途径

档案工作是一项辅助性的工作，服务是首位，工作重点一般体现在为各级领导决策服务、为部门工作服务以及为社会各界以及人民群众服务三个层面上。为各级领导决策服务是档案工作服务的一个重要方面。为了满足领导对于决策信息的要求，档案部门的工作人员还需要加强服务的敏锐度以及主动性，根据不同时期不同要求的重要任务，积极的与各部门取得联系，了解各部门对档案工作以及档案信息的需求，通过与不同部门的沟通交流，不仅能够满足各级领导对档案信息的需求，还能为部门工作服务。

档案工作要为社会各界人民群众服务，就要拓展档案管理的社会服务功能。加大档案工作对于社会的服务力度，更新服务理念。除此之外，档案管理部门的人员还需要增强搜集以及规整信息的能力，档案信息不仅要准确，还要能够满足不同人的需求。服务机制的变革，不止是挑战，更多的是机遇。

2.2 创新服务手段开展网络管理

伴随着网络技术的发展，很多企事业单位的档案部门都建立了内部的局域网，通过单位内部的网站制作自己的网页，这就是开展网络管理的第一步。在网上收集数据和信息，将网上的档案管理服务系统与单位内部的网站相连接，能够实现档案信息的网上检索，为用户提供更加便利的服务。现如今，我国很多单位已经建立了互联网的档案管理模式。但是，档案工作人员还需要与时俱进，加快档案信息资源数据库的建设。在云服务发展迅速的今天，档案信息的服务也应当做到数字化，尤其是数据库化，让用户能够实时的进行查询，档案信息服务渐趋网络化。

要想促进档案信息的网络管理，让用户更好的体验实时共享。档案管理还需要做到电子文件的自动上传和收集。与传统的档案信息收集不同的是，电子档案信息通过上传和下砸就能够形成。不仅减少了档案工作人员的工作量，而且还高效便利。因此，档案部门应当改变传统的工作模式，在各单位的自有网页上建立电子档案能够自动上传的工作窗口，以便在最快的时间内收集到信息，并且能够在服务器上归档。

2.3 扩宽服务领域

实施档案信息的网络管理，扩宽服务领域，表现在很多方面。首先，要做到档案信息服务的社会化、多主体。将各单位内部的档案信息服务，转变为向社会全方位服务已经成为档案管理者的共识。目前，我国档案部门的服务范围不仅是党政机关、企事业单位内部需要使用档案信息的组织或个人，还包括社会上需要利用该档案信息的人民群众；其次，应当兴办服务实体，发展档案产业。从档案信息资源的利用来看，档案信息的管理者不仅仅是档案的保管员，还是档案信息资源的拥有着和提供者。在知识经济时代，档案管理工作要想创新，就应当在为社会各阶级提供档案信息的基础之上，创建档案信息的服务产业，也即创办以档案信息的搜集、加工、储存、检索等为主要内容的服务实体；最后，档案管理还可以加强横向联合，实现信息资源共享。可以说，世界就是一个巨大的信息数据库，在这个数据信息迅速增长的时代，任何档案管理部门都不可能将所有的信息全部纳入自有的系统。因此，需要改变各档案部门各自独立的状态，相互联合起来，形成一个完整的社会信息系统。

3 结束语

在这个数据信息大爆炸的社会，信息种类日益增多。而网络技术的不断发展，决定了档案信息管理应该数字化。实践证明，实现档案信息管理的网络化对我国社会各行业的发展有着极其重要的意义。科学化的档案信息网络管理只有与时俱进，才能适应新时代的发展。因此，为了改善档案管理工作的局面，还需要加强档案管理工作人员的能力，做好档案信息的开发利用和创新服务工作，以实现档案信息化管理的自身的价值，同时还能满足社会各阶级的需求，为社会的发展做出应有的贡献。

参考文献

[1]万素美.加强档案管理信息化建设（J）.科技资讯，2009（25）.

[2]张建新.加快档案信息化建设的思考[J].山西档案，2005（5）.

[3]葛珊.数字化档案参考咨询研究[D].华中师范大学出版社，2006.

[4]黄玮.数字化档案馆建设的实践与探索[J].长春工程学院学报（社会科学版），2006（1）

[5]艾建华.海淀区文档中心的职能及工作展望.北京档案，2002（10）