再谈档案信息资源的开发利用

殷力志

摘 要：本文阐述了利用在档案管理工作中的地位及存在的几个问题，就存在的问题作了剖析并从七个方面给出了具体的解决办法。

关键词：档案利用；利用效果；利用效益

档案利用是档案工作的一个关键环节，也是档案工作的最终目的，收集并保管好档案只是为利用作准备，他的根本目的是利用。把档案用于国家管理、经济建设、政治教育工作，这才是档案工作的重要的任务。档案利用效果则是对档案利用工作及整个档案管理工作的评价和检验。

档案的提供利用工作是对文件信息进行搜集、保管、分析性综合加工，检索和组织利用的全过程。档案信息资源开发利用又呈现出许多新的特点：一是技术含量高，工作程序复杂，信息资源从感知、收集到加工处理和传输交换，需要复杂的技术手段；二是信息种类多，工作量浩大，随着知识的爆炸性增长，海量信息会造成工作量无限地扩大，无论是处理文书档案数据还是科技、专门档案数据，都是一项长期、复杂的系统工程。如何充分开发利用档案信息资源，将档案信息提供给用户，实现档案的价值，提高档案利用效果，这是新形势下档案工作者必须思考和解决的一个问题。根据这几年工作考察和实际工作中发现，在档案利用工作中，坐等上门的被动服务和不重视档案利用信息反馈的问题还很严重，下面就存在的问题和解决办法一一论述。

1 檔案信息资源开发利用存在的主要问题

1.信息的基础设施发展建设不平衡

档案信息基础设施主要包括档案信息网络管理系统、数据库、信息安全防护设备等等。这些方面发展的不平衡，直接导致档案信息资源开发利用受到了诸多限制。

2.标准体系尚未统

档案信息资源的开发必须在统一的技术标准下进行，这是实现资源共享和利用的基础。由于各地的实际情况，在档案信息资源开发利用存在着各自为政、规范不统一等问题，使人与人之间、人与机器之间以及机器与机器之间、系统与系统之间不能畅通地不失真地进行沟通和交换信息，档案信息资源在互连、互通、互操作方面存在明显问题，直接影响其发挥作用。

3.只统计档案利用数据，没有实际利用效益统计，

每到年终各级档案行政管理部门要求基层档案部门编制年报，了解档案利用情况时，只需统计利用人数、利用档案卷册数、页数、复印页数等，对于通过档案利用所获得的社会效益和经济效益不要求细化。收集统计档案利用数据这些表面现象，虽然也能反映一些档案的利用情况，但不能反映档案给社会和经济建设带来的价值和作用。这只是揭示利用的现，而不能揭示他的实际效益。这是档案部门普遍存在的一个问题。

4.提供利用时，简单的填写利用目的，不做深入了解，失去档案利用信息反馈的机会。利用者查借阅档案时，需填写一份登记表，登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如工作参考、提供凭据，依据等。不作深层了解，利用后也就了结了，失去了档案利用信息反馈的大好机会。档案被利用时，会产生不同程度的社会效益和经济效益，这需要通过信息反馈而求得。要取得这种信息，就的在利用时有目的地作些深层次了解，并作记录，以便日后跟踪调查。

2 提高档案信息资源开发利用的方法

1.更新观念，树立信息共享认识

在当今信息时代，没有信息资源的开发利用，信息化建设就如同无源之水、无本之木；只有把档案信息资源通过完善的信息系统和信息网络进行高效互通、有效交链，才能达成信息共享，从而提高档案利用水平。信息的最大优势就是便于共享，只有在充分共享中才能发挥最大效益。必须打破档案工作中传统观念的条块分割、自成体系的做法，树立“信息共享”的观念，才会以统一的标准格式开发信息，才能积极主动地建立信息交换协调机制，把不同档案部门档案信息资源开发利用统一起来，充分发挥整体优势，尽快提高档案信息资源开发利用的工作效益。

2.建立统一的规划和标准

档案信息资源开发利用是个庞大的系统工程，必须要在统一的规划和组织下，才能形成合力，加快发展。首先要搞好顶层设计，打牢发展基础，坚持自上而下的原则，上层要有信息资源的宏观规划， 要制定档案信息资源开发利用的法规和标准，协调共享机制，确定数据格式和接口规范，保证各部门的利用工作是在统一的规划和标准下进行的，各级档案部门要在统一规划下，确定自己框架。明确各自在信息资源开发利用中的责任，为信息系统的综合集成，打下坚实的基础。

3.加大资金投入和专业人员配置

我们必须加强力量，加大投入来促进档案信息资源开发利用的发展。要舍得投入。要增加经费保证档案信息资源开发利用工作的正常进行和顺利开展，保证数据工程建设能够尽快起步、顺利实施。其次增加档案专职人员，随着社会的发展档案管理人员已不再是简单的整理保管，要求懂现代科技的档案人才，且信息录入、整理、分析和处理工作量大，需要人员多，必须有档案专职人员从事这项工作，利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须要有高度的政治责任心，热爱档案和档案事业；还要具备一定的专业知识，熟悉所保管的档案内容；且有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

4 建立建全档案信息管理机制和制度

档案信息资源开发利用工作重点要建立相应的机制：一是数据更新机制，要不断更新数据库，确保提供给用户的是最新、最准确的数据；二是数据共享机制，不要只局限于自己的角度固步自封，要，建立日常的信息交换机制，公共信息资源必须全面共享，专用信息资源必须在一定范围内共享，用严格的制度来避免各单位信息封锁、难以互通的现象发生；三是日常应用机制，开发的档案信息资源只有在应用中才能发挥作用，要推广网上作业、无纸化办公、智能化管理等工作方式，使档案信息资源开发利用工作在实际应用中，不断完善，良性发展。

建立档案利用制度，根据实际情况，对不同层次的利用者确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。并在实践中认真加以总结，不断充实和完善

5 加大档案利用宣传力度，

可以编发档案利用实例，加大档案宣传工作力度。通过调查和了解收集档案利用的实际效益，把一个又一个的利用实例，筛选、整理，编印成小册子，下发至基层和领导，使他们通过例证，了解档案，支持档案工作。档案业务工作的内容很多，而开发利用档案信息资源应该是业务工作的 主体工程，因为，收集和管理档案的根本目的，是为了利用，否则就失去保存档案的意义。简化利用手续，挖掘便利社会各界的档案利用形式，为利用者提供更丰富的、更便捷、更人性化、更高效的档案信息服务方式，不断推出社会关心、人民群众需要的档案信息，真正做到让利用者方便，让人民群众满意。

6 在档案利用实际效益上下功夫。

综观各地各级档案管理部门，都能够把档案资料查阅利用情况反映出来，每年查阅多少人次、多少卷（册）档案，但该年数百人次、数千卷（册）档案，有什么社会效益和经济效益呢？却知之甚少。档案馆查阅利用情况需要了解和统计，但更重要的是在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫，即利用目的和所产生的社会效益和经济效益。这不仅要求利用者主动反馈信息还要提供利用者进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益，了解档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的價值。通过实际效益的调查和收集，可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进我们的服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟档案，利用档案，为社会主义现代化建设服务。如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益，档案利用渠道就无法拓宽，亦影响档案价值作用的充分发挥。

而要衡量档案管理工作与实绩，开发利用档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的档案，获取了社会效益和经济效益，这就是你工作的实绩。如果既统计利用数据，又注意了解档案的实际效益，那你的实绩就有血有肉。

获得档案实际效益的基本做法：（1）做好借阅登记工作。在登记时，按项目一项一项填写清楚，不要漏填；尤其是利用目的不可填写得太简单，如工作参考等，而应填明作那一项工作参考，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。（2）建立用户联系制度。档案在查（借）阅时，一般不会产生效益，而要通过实践，才能反映出档案的实际价值，产生一定的社会效益和经济效益。因此，为了及时取利用信息，可以建立用户联系制度，即把用户的姓名、单位地址、联系电话登记在册，以便日后与用户联系。用户有时没有时间来编报利用实例，档案人员应主动上门服务，把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚，便于编写。

（3）还可建立利用建议反馈薄，让利用者提出意见和建议以改进工作和服务方法，更好地为社会和用户服务。

7 做好档案利用监督

监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。档案利用监督措施，在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案，勤督促利用登记制度的落实。

总之，提高档案利用效果是新时期档案管理工作的系统工程，我们不但要从档案部门的角度出发探讨如何提高档案利用效果，也要从利用者的角度出发进行研究，寻找对策，找出方法，最大限度地满足利用者的档案利用需求，从而促整个档案工作的发展与进步。