档案信息化管理的优势及安全问题

姜莉

摘 要：本文主要对档案采取的信息化管理的模式和传统管理的方式进行相比所具有的优势进行了简单的阐述，并且也对档案信息化管理中可能导致的安全问题进行了全方面的归纳，并且也分别从技术和管理方面提出了相应的解决策略以及合理的建议，仅供参考。

关键词：档案信息化 信息化管理 安全问题

随着我国信息技术不断发展和进步的同时，传统档案管理的模式已经逐渐的被打破，针对发展的各项需求，各个方面的企业或者是其他机构，都对档案管理的高效性以及合理性都有一定具体的要求，而且档案信息的管理也对档案管理工作当中各方面的需求进行了相应的满足，有利于对档案管理工作的进展进行不断的推进。另外，伴随着档案信息化管理工作当中带来的各方面的安全问题，也开始逐渐的受到了关注和重视，并且对于安全问题的存在的相关解决办法也已经逐渐的成为了相关工作人员工作的重心，并且对档案信息化管理的优势进行全方面的了解以及做好安全预防的工作，也逐渐的成为了我国现阶段对档案管理工作的新要求。

1 档案信息化管理模式的优势

1.1 加快检索的速度，对检索的准确性不断的提高

要依照我国传统方式，在对档案进行检索的时候，相关的工作人员必须要在案卷和目录当中进行手动查找，但是查找的效率也不是很高，就很容易出现各方面的差错。还可以通过对档案管理实施信息化的管理模式，不仅可以对档案信息查找的效率进行不断的提升，还能对出现差错的可能性进行降低。

1.2 对档案信息的利用率进行不断的提高

随着我国科技不断的进步以及环保理念不断的加强，也就对无纸化的办公受到了关注和重视，并且也在各个行业的部门逐渐的进行了实施，很大程度的对办公自动化进行了提高，但是也就逐渐的出现了办公数字化和纸质档案信息之间矛盾的问题。

1.3 方便信息远程的运输

依据传统的模式，使用档案信息主要有两种方式。一是到有关的档案管理部门进行查找，二是发传真或者邮寄。但是对于档案信息化管理模式进行应用，就可以借助信息网络。使用者可以通过自动检索，就可以将档案管理部门之间的信息进行传输，就在很大程度上对人力和物力以及财力进行了节省。

1.4 有利于实现资源的共享

办公的自动化可以和档案信息化管理进行结合，这样就可以逐渐的实现档案信息的收集、整理和管理以及使用过程当中的一体化。

1.5 对档案管理工作的效率进行不断的提升

在档案信息化进行管理的模式下，從对电子档案生成开始，之后对信息的收集、检验、归档和入库以及使用各个方面的相关工作，都可以依赖于自动化工作平台进行实现。这样就可以逐渐的实现档案信息管理的相关工作。可以从我国传统的方式不断的向自动化和智能化的方式转变。

2 档案信息化管理可能引发的安全问题

档案信息化管理逐渐的突出了高效和优质以及便捷等多个方面的优势，但是在这同时也引发了一系列的非常严重的安全问题，相关的部门就要采取有效的措施进行合理的解决。

2.1 电子档案的真实性以及合法性的问题

按照传统的方式，纸质的档案就需要单位的盖章以及相关的领导人员签字，并且也比较容易对其中的真实性和合法性进行鉴别。在利用档案信息化管理的模式之后，因为电子档案具有着非常容易进行复制和修复的优势，所以就没法确定该档案的真实性以及合法性。这也是档案信息化管理模式下的一个弊端。

2.2 保管过程当中的安全问题

长时间的对电子档案的信息进行保管，就会受到各个方面因素的制约和影响。例如计算机的硬件和软件的使用寿命与计算机硬件和软件的平台，都和电子档案信息之间具有一致性等等，这些相关的问题都需要进行妥善的处理，如果稍有不慎，就可能导致电子档案信息进行丢失。

2.3 计算机病毒对档案信息的威胁

在我国的信息时代，最难避免的就是计算机的病毒，在对电子档案信息进行传输的过程当中，会面临着计算机病毒感染的威胁，并且档案管理的系统也会有遭到攻击的可能，也会对电子档案信息的安全造成非常严重的威胁。

3 应对的策略

3.1 技术防范的对策

第一，加密的技术。加密技术主要可以分为两类，主要包括对称式和非对称式。其中对称式的加密就是要保证加密和解密的密钥是一致的。目前我国对这一加密技术的使用范围比较广。非对称式的加密主要是通过网络当中各个方面加密的通讯者，要同时拥有两个密钥，一个密钥可以进行公开，另一个密钥就必须要严格的保密。第二，签署的技术。电子文件的签署技术主要有两种，分别使证书式和手写式，其中主要的目的就是为了对文件的去数进行证实，并且还要确定文件当中的内容没有进行改动。其中手写式数字的签名，主要是在对文件处理的软件当中，安装特定的软件，作者就可以在计算机屏幕上进行手写签名。通过数字转换器来捕获签名，并且对电子文件的内容和结构进行打包处理。第三，权限的控制。一般在权限控制当中要使用频率比较高的方法来对合格的用户发放通行证，通行证主要是由数字和字母或者是专门的符号组成的。对于用户来说，要相对档案数据库进行访问，就必须要输入正确的通行证。第四，监控技术。监控的技术主要是访问控制技术当中的其中一种，通过档案馆内网进行监控的手段。

3.2 进一步的对管理的制度进行完善

要有效的对电子档案信息的安全问题进行应对，除了要在技术上采取预防的措施，还要建立科学合理的管理制度，从而通过对电子档案信息的全程管理，来对各个环节的安全进行有效的确保。第一，要对电子档案文件制作的责任进行明确；第二，要及时的对电子档案的文件进行积累；第三，要建立科学的归档制度，并且严格的进行执行和监督管理；第四，要对电子档案文件的管理制度进行全方面的完善。

4 结语

综合上文所述，随着我国信息技术不断迅速的发展，信息的技术在我国人类社会的各个方面当中都对其中特有的魅力和各个方面的优势进行了展现，在国家的建设和对档案事业进行发展的过程当中，对档案管理的信息化进行逐渐的实现是一项非常重要的内容，而对于相关的工作人员来说，就要对档案信息管理的优势以及客观存在的安全问题进行正确的认识，并且还要积极的采取相应合理的应对策略，从而能够促进档案信息化建设能够顺利的推进。

参考文献

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