社会化媒体在档案管理中的作用分析

王淼

摘要：本文扥洗了档案管理工作限制，在此基础上研究了社会化媒体在档案管理之中的应用。

关键字：社会化媒体；档案管理

一、档案管理工作现状分析

第一，缺乏对档案管理工作的重视。企业管理人员大多将精力放在经济利益的获取上，档案管理不能带来直接的利润和收益，因此敷衍档案管理工作的情况在日常管理中是极为普遍的。档案管理部门仅仅将收集、分类和保管资料作为自身工作职责，同时管理者也没有意识到社会媒体在档案管理工作中的强大功能，仅仅将其看作是档案管理工作的辅助工具，认为二者之间并无关联。

第二，缺乏档案管理专业能力。受到政府、学校和企业部门边缘化档案管理工作等因素的影响，档案管理工作呈现出严重的人才不足和专业能欠缺情况，导致档案管理工作呈现出归档不及时、管理部完善的局面。

第三，档案储藏条件恶劣。因为档案管理工作不受重视的原因，企业很少投入资源进行馆藏条件改善，档案管理的环境一直以来都差强人意。部分单位档案室仅仅是一个仓库，储藏条件极其简陋，档案受潮、受咬、受腐蚀的风险非常高。部分档案管理部门虽然引入了信息技术，但是应用层面也仅限于简单的处理和操作层面，社会媒体显然没有发挥出应有的作用和功能。

第四，档案管理方式陈旧。我国档案管理方式普遍存在着陈旧和落后的弊端。档案管理系统存在效率低下、权责划分不清、管理体系混乱等等漏洞。在新媒体快速普及的时代，档案管理应该尽快地从纸质管理转移到电子管理之中。

二、社会化媒体在档案管理工作中的应用分析

（一）微博

作为一种近年来新兴的自媒体，微博具有使用便捷、内容庞杂、功能健全的特点，用户在微博上可以高度地展现自己的个性和特征。根据中国互联网信息中心的调查研究结果显示，截止到2016年底我国微博用户人数已经高达6亿人次，用户基数可谓空前之大。微博的信息即时沟通功能和强大的信息处理能力使得档案管理部门之间能够实现工作透明化、信息共享化，促进工作方式创新和管理模式变革，引导档案管理部门与时俱进，随时关注到最新话题，为各部门的良性互动奠定良好的基础和前提。作为一个高度个性和开放的平台，微博一方面囊括新闻热点，一方面关注民生与社会，使得相关部门能够积累极其丰富的社会化档案资源。

第一，重大事件的微博热度。以2015年为例，公务员薪金制度改革、权力清单的推进、反腐倡廉建设、抗日战争胜利日庆祝活动、清明家书活动、上海踩踏事件、东方之星沉船事件等等仿佛都历历在目，微博无一例外地在这些事件中扮演着至关重要的角色。这些与我们日常生活息息相关的热点问题毫无疑问也是档案管理的第一手资料，可以说微博是档案部门理念更新和社会化改革的重要手段和途径。新浪、腾讯等热门微博门户为公共档案资料的收集提供了更加便利、广阔和顺畅的渠道，使得信息发布平台变得更加具有开阔性和兼容性。档案部门的官方微博集成了微博门户的所有优势，在收集全面档案资料上变得更加省时省力。在官方微博中，档案部门可以和广大粉丝进行即时交流和互动，做到集思广益、群策群力，在无形之中引导档案管理工作走上科学化的道路。

第二，微博为政民沟通搭建了新的渠道。举例来说，在2016年两会期间，各个省会城市都通过官方大V账号为切入点，联动当地的市级部门、县级部门和基层政务部门微博进行两会风采展现，全面展示地方特色，彰显本地经济发展和社会发展成就。调查研究显示各地地方微博和市县部门都积极地参与了讨论，网友可以通过手机客户端直接观看内容并参与评论，网友在微博下可以畅所欲言、各抒己见。可以说政务微博成为体现党和国家政府执政情况的主要载体。但是目前这些微博原创内容如何保存、如何归档问题还没有得到足够的重视。

（二）微信

1.微信应用于档案管理工作的可行性

近年来档案管理工作转型趋势明显，传統档案管理模式重管理轻使用，新型档案管理模式更加重视信息资源的开发和利用。档案管理部门因此也要顺应形势，转变工作方式，积极引用新的工具开展档案管理工作。微信用户在2016年已经突破了6亿人次，用户群已经相当稳定，具有较高的社交粘性，档案部门可以以此为契机服务社会，更加关注信息服务的重要性。微信的信息服务成本是比较低的，目前已经实现了对绝大多数城市的覆盖和普及，档案部门利用其开展档案工作的信息成本基本可以忽略不计。档案部门具有服务社会的性质，微信显然是一个经济可行的选择。档案部门是一个公益服务单位，工作经费相当有限，利用微信进行大众信息传播显然是明智之举。档案部门多年来给外界的印象都是神秘的和沉闷的，信息发布也局限在图片和文字形式上，微信作为一个形式多样、交流快捷的交流形式，能够为档案部门提供视频、音乐、文字和图片等多媒体形式的传播形式，使得档案部门的信息发布变得生活、活泼。

2.档案管理应用微信的方法和策略

档案部门应用微信目前最为重要的任务就是加大微信档案服务宣传力度，让微信用户能够感受到电子档案馆的信息服务模式。从档案使用者的视角来看，如果微信档案能够更加便捷并且具有较高的隐私安全系数，那么安装方便、使用简单和精准表达的微信APP必然能够赢得更加广阔的市场。对于高学历群体和新媒体受众来说，微信的便利性具有更高的吸引力。

其次，当前实体档案馆的服务局限在档案提取、档案查询、文件阅读和影印层面，高校、政府部门和科研机构等部门档案业务频繁，可以考虑通过微信拓展业务范围，比如为在校生提供学籍档案查询服务、硕博士论文成果查询、科研人员科研成果查阅等。除此之外，档案管理微信公众号可以发布相关视频展示档案资源，设立互动咨询功能，成立在线交流、咨询、讨论的社交群，发布讲座信息，增强互动性，提高用户忠实度，拉近档案管理与民众的距离。

参考文献

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