浅析档案管理的信息化安全保密工作

陈东生

摘 要：档案管理工作是其他工作的开展基础，随着计算机网络技术快速发展，档案管理信息化建设不断完善和发展，自然安全保密工作就显得非常重要。只有确保档案管理的保密性和安全性，才能确保档案管理信息化建设进一步发展。本文阐述了档案管理信息化安全保密的重要性，并对加强安全保密工作提出强化对策建议。

关键词：档案管理；信息化；安全保密

随着电子信息化时代不断发展，信息更新速度在不断加快。因此在档案管理过程中，就要不断推进档案信息化建设。自从电子档案出现，打破了传统的纸质档案、档案利用和存档不便的僵局，促进档案建设的信息化发展。随着电子档案的应用越来越广泛，加强档案信息化建设是必然趋势。但是无论采用纸质还是电子，安全保密问题都是档案管理的关键因素。在这种形势下，探究档案管理信息化的安全保密工作具有时代意义。

1 加强档案管理安全保密工作的重要性

档案是记载信息的载体，对人们生产生活具有重要意义，档案应用具有悠久的历史。多少年来，人们都习惯采用记录归档形式，记载着各种重要事宜，但是随着互联网技术快速发展，传统档案通过纸质形式记录着各种信息的时代已经过去，快速发展的信息化技术成为储存电子档案的主要形式，逐渐被广泛应用。已经渗透到了人们生活以及工作各个方面，因此做好档案管理非常重要。因为信息化具有其独特特征，在档案管理中比较突出问题就是档案的安全保密，档案信息可以依据机密成都划分成机密登记，而机密登记越高，必然城二维档案的重点管理对象，这些档案对个人或集体而言非常重要，一旦信息泄露出去，或者被不法分子获取，不但会造成许多困扰，还可能会引发出无法估量的损失，后果不堪想象，因此加強档案管理信息化的安全保密工作具有重要意义。

2 加强档案管理信息化安全保密工作对策

事实上，怎样做好档案管理信息化安全保密工作，是衡量档案管理信息化的安全与否，管理是否完善的重要指标，因此依据实况制定信息化安全保密工作对策具有重要意义。

（一）建立良好的档案管理信息化保密制度

要建立信息化安全保密制度，首先要得到相关领导的高度重视，这也是实现信息化安全保密工作的基本保障。只有领导深刻认识到安全保密的重要性，在工作中要常抓不懈，只有这样才能真正将安全保密制度落到实处。建立完善的档案管理信息化安全保密制度，是确保档案信息不被泄露的基本保证，当然在制定安全保密制度上海必须要结合单位实况，要遵循国家相关档案保密，管理制度应该从政策法规指导下，构建相应机构，同时大力开展工作，还要制定出档案管理信息化安全保密的方针、措施及原则和策略。

（二）提高档案管理人员业务素质和职业素质

事实上，档案管理中信息化安全保密工作都是由工作人员完成，更是安全保密制度直接贯彻者，是确保安全保密的直接者，更是档案信息管理制度的直接责任者。在工作过程中，不仅要加强档案管理人员专业技术培训，还要加强相关人员职业意识教育，培养他们全心全意服务的精神和高度的责任心，热爱档案与档案事业；档案管理人员要有较高文化知识，要能够分析和总结工作中存在的问题，掌握工作中的规律。而且还要加强信息化的安全保密技术培训。档案管理信息化的安全保密工作涉及面广、需求高，而且还要做许多工作，不仅要在平台上设置身份识别、访问权限等等，还必须要解决机密档案中的安全保密问题。管理人员在日常工作中还要不断学习信息化安全保密技术及实际应用，例如数据保护技术、密码技术、信息流控制技术、鉴别技术、访问控制技术等等，实际工作中，管理人员只有掌握了这些技术，才能真正提高自身的职业素质，才能保证档案管理信息化畅通无阻，确保信息化的安全保密工作。

（三）加强档案信息的保管工作

要确保信息化的安全保密工作，还必须要做好保管工作，尤其要做好防损坏、消磁等各种工作，如果有必要还应该复制副本或者异地保存。通过备份与镜像技术，能够有效防止文件信息丢失。将电子档案制作一份或者几分拷贝，把拷贝的文件保留到安全的地方，有效防止原文件被破坏或者设备故障灯各种因素丢失信息；其中镜像技术是针对要求严格的动态文件采用的安全备份措施。事实上，就是为某种动态体系构建完全对等的体系，当两个体系同时采用相同的工作，假如其中某一个体系发生故障，而另一个体系依然能够继续工作，这样就能够防止丢失档案信息。当然还必须要注意运用杀毒软件、加密技术及补丁程序。例如通过网络设备认证、操作安全保证、数据安全保证等各种措施，当然就需要对档案信息化的安全和保密严格要求；采用杀毒软件，建立有效完善的防御体系；对计算机安装补丁程序，有效弥补程序的缺陷。保管档案电子信息时，档案保管不仅仅应该吻合纸质档案要求，还必须要满足其他条件：光盘、U盘应该防写处理；防止划、擦及触摸记录的涂层；而单片的光盘还要装盒，利于存放，同时防止挤压。存放场地要远离强热源、强磁场，同时还要和有害气体隔离，储存环境温度范围为：17℃-20℃；湿度的选定范围为：35℃-45℃。

（四）建立完善的查询电子信息方案

事实上，必须要建立完善的制度为档案信息化的安全保密工作保驾护航。档案管理中相关的制度有外借制度、阅览制度及复制制度等等。因此借阅时就必须要遵从几个方面：

1.借阅信息化档案必须要得到主管领导批准，同意后才能借阅；

2.依据使用者情况，不能无原则给所有应用者提供全面的利用方式；

3.在管理过程中，要按照信息化档案内容对应的秘密等级有效管理，秘密等级较为的，不能采用拷贝方式提供查看；

4.针对重要的信息化档案应该进行加密处理；在网络数据库中存储的信息化档案，必须要做好数据库安全保密工作。

首先就要加强信息化档案的保密管理，必须要做好内网和外网的分离工作，必须要将防火墙部署到内网和外方中，而涉密计算机是不能和外网链接在一起。其次为防止内部人员非法外传保密资料，就必须要对每一个人进行权限控制，只有具有权限者才能使用保密数据，并且还必须要对使用过程进行完整记录。

事实上，信息化档案的安全保密工作是档案管理中一项复杂的、系统性搞工程，同时还要动员各方面力量积极参与进去，从而形成一种良性保密模式，这样才能给真正确保信息化档案的安全保密工作，才能将管理工作推上一个新台阶。

参考文献

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